Cómo proteger sus datos comerciales críticos
Pérdida de datos
Parafraseando a Paul Simon, hay 50 maneras de perder sus datos:
- Una falla del disco duro de la computadora de escritorio / portátil o daño a su dispositivo móvil puede hacer que sus datos sean irrecuperables
- Su computadora o su teléfono pueden ser robados. Los robos de negocios son comunes y, de acuerdo con las estadísticas del FBI, el 97% de los equipos portátiles / de escritorio robados nunca se recuperan.
- Los datos pueden borrarse accidentalmente (o ser borrados deliberadamente por un empleado descontento)
- Tu computadora puede ser secuestrada por un malware
- Sus cuentas de almacenamiento en línea pueden ser pirateadas
- Un ataque de ransomware podría hacer que sus archivos sean inaccesibles hasta que se pague una tarifa sustancial
Un régimen de copia de seguridad de datos es imprescindible
Para una protección de datos adecuada, debe establecer un sistema de copia de seguridad de datos que siga estos tres pasos:
- Copia de seguridad de datos comerciales regularmente
- Crea copias de seguridad en medios confiables o en la nube
- Si utiliza medios para realizar copias de seguridad, mantenga los dispositivos en una ubicación segura fuera del sitio
La regla básica para la protección de datos comerciales es que si perder los datos interferirá con la actividad comercial, respóngalos.
Los programas de software de escritorio se pueden reinstalar si es necesario, pero recuperar los detalles de las transacciones o la correspondencia comercial es imposible si esos archivos se pierden o se dañan irreparablemente.
Archivo de datos vs copia de seguridad de datos
Las copias de seguridad suelen ser imágenes periódicas de datos a corto plazo para fines de recuperación de desastres.
El archivado generalmente se refiere al almacenamiento a largo plazo de datos que ya no se usan regularmente, pero que se pueden restaurar si es necesario (por ejemplo, un proyecto terminado o datos de un cliente anterior).
Copia de seguridad de datos comerciales críticos
Hay dos pasos para una copia de seguridad de datos exitosa;
- Identificación de los datos críticos que deben respaldarse
- Implementando copias de seguridad de los datos en un horario regular
¿Qué necesita en una copia de seguridad de datos?
Todos los archivos que ha creado y / o modificado deben ser regularmente respaldados. Para muchas empresas, esto incluye todo, desde archivos de contabilidad hasta correo electrónico.
Cada vez más aplicaciones comerciales están disponibles a través de la nube. Sin embargo, si está utilizando aplicaciones de escritorio (que no son del navegador), estas se pueden reinstalar de los medios o descargar, por lo que no es necesario hacer una copia de seguridad.
Almacenamiento en la nube
El uso de servicios de respaldo en línea facilita la copia de seguridad de sus datos, que es solo una de las razones por las cuales la computación en la nube es ideal para las pequeñas empresas . Pero los servicios en la nube pueden ser vulnerables a la pérdida de datos por piratería o sabotaje de empleados (considere el caso reciente del American College of Education con sede en Indianápolis que, después de despedir a un empleado de tecnología de la información, descubrió que antes de irse había cambiado las contraseñas administrativas al cuentas, impidiendo que la universidad acceda a sus datos).
No es una mala idea realizar copias de seguridad locales ocasionales de datos en la nube.
Copias de seguridad de datos locales
Si guarda sus datos localmente (p. Ej., No está utilizando el almacenamiento en la nube) puede simplificar sus copias de seguridad manteniendo todos los archivos que deberá archivar en una sola unidad en su computadora. Por ejemplo, suponga que necesita hacer una copia de seguridad de los archivos de contabilidad, documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, fotos y correo electrónico. Al poner Simply Accounting, Microsoft Office (incluido Outlook) y Paintshop Pro todo en un disco separado o en una carpeta separada, facilita el archivo de todos los archivos que ha creado o modificado con esos programas. Todo lo que tiene que hacer es hacer una copia de seguridad de la unidad o carpeta.
Una vez que haya seleccionado los datos críticos que se archivarán, instalar y utilizar un programa de software de respaldo para archivar los datos de su negocio de forma regular es una tarea sencilla.
Se recomienda realizar copias de seguridad de sus datos todas las noches. Hay muchos programas de software de respaldo disponibles que le permiten establecer un cronograma que respaldará automáticamente sus datos. El software de copia de seguridad que también comprime y cifra archivos ahorra espacio en disco y aumenta la seguridad de los datos.
Solo mantenga sus copias de seguridad de datos en el sitio si están almacenadas en una caja de seguridad indestructible ya prueba de fuego. Invertir en una unidad de cinta o en un disco duro externo y adherirse meticulosamente a un calendario de copia de seguridad regular no ayudará si todas sus copias de seguridad de datos están en un solo lugar y ese lugar se ve afectado por un desastre. Para estar verdaderamente seguro, sus copias de seguridad deben almacenarse fuera del sitio. (La copia de seguridad en la nube no elimina por completo esta preocupación, pero es ciertamente mejor que muchas ubicaciones físicas).
Algunas empresas mantienen sus copias de seguridad de datos en cajas de seguridad en los bancos. (La tarifa de una caja de seguridad es deducible de impuestos, si necesita incentivos adicionales). Otros propietarios de pequeñas empresas conservan múltiples copias de seguridad de datos de sus registros en las casas de diferentes amigos o familiares. En realidad, no importa dónde elija conservarlos, siempre que el sitio que elija para la copia de seguridad de datos fuera del sitio sea seguro y tenga acceso regular a él.
Dispositivos de respaldo
Servicios de respaldo en línea
Para la máxima seguridad, asegúrese de utilizar contraseñas seguras, cámbielas regularmente y asegúrese de que los archivos respaldados estén encriptados (ya que el almacenamiento en la nube es compartido, los proveedores de la nube normalmente cifran los datos del usuario).
Unidades USB (pulgar)
Los dispositivos USB aumentan constantemente su capacidad y son ideales para respaldos de datos rápidos. Si bien no tienen la capacidad de discos duros externos, tienen tasas de transferencia de datos rápidas y son altamente portátiles. Puede hacer copias de seguridad de datos en una unidad USB y llevarlos fuera del sitio. Como no tienen partes móviles, las unidades USB son muy confiables.
Discos duros externos
Para las pequeñas empresas, la compra y el uso de un disco duro externo para copias de seguridad de datos es el método recomendado. Los discos duros externos son baratos en comparación con los sistemas de unidad de cinta. También son fáciles de usar; simplemente conecte el disco duro al puerto USB de su computadora. La mayoría de los discos duros externos vienen con software de respaldo.
Almacenamiento en la red de área local (LAN)
Si tiene una red de área local (LAN), también puede hacer una copia de seguridad de los archivos en otra computadora o servidor. Sin embargo, si la máquina de copia de seguridad reside en la misma ubicación, puede ser vulnerable al robo o dañarse por fuego o inundación. Para evitar robos, un servidor puede instalarse en una jaula cerrada, armario o armario.
Almacenamiento en cinta
Si tiene grandes cantidades de datos para realizar copias de seguridad (o desea crear y conservar archivos de datos completos y regulares para el almacenamiento a largo plazo), las copias de seguridad en cinta son la mejor opción. Son altamente confiables y pueden almacenar grandes cantidades de datos.
Respaldar o arriesgarse a perderlo
No corras el riesgo de perder tus datos comerciales. La mejor defensa contra un desastre de este tipo es la protección de datos adecuada. Al crear un sistema de copia de seguridad que incluye archivar y realizar copias de seguridad de los datos de su empresa de forma regular y adecuada, se asegurará de que su empresa pueda resistir cualquier tormenta y continuar. Recuerde: ¡nunca puede tener demasiadas copias de seguridad de datos!