La buena gestión de registros comerciales significa menos estrés de tiempo de impuestos
Pero aunque la mayoría de nosotros definitivamente consideramos que la gestión de registros comerciales es un trabajo limitado y le damos una baja prioridad, una buena administración de registros no solo hace que nuestras vidas laborales sean más fáciles, sino que también puede brindarnos un alivio real del estrés en los impuestos.
Esto es lo que puede hacer para facilitar la administración de registros:
1. Mantenga su negocio y los gastos personales separados
Suena fácil, ¿no? Pero esta es la parte de la administración de registros que hace tropezar a la mayoría de las personas. Si lleva a un cliente potencial a una ronda de golf, por ejemplo, ¿es un gasto personal o un gasto comercial? (La respuesta es personal porque los green fees no son un gasto comercial deducible). Los vehículos que usa por razones personales y comerciales son otro problema perenne. Debe saber qué es lo que califica como gastos comerciales legítimos y qué no, y asegúrese de que los registros de su empresa reflejen esto con precisión.
2. Obtenga suficiente documentación para todos los gastos comerciales
Muchos empresarios cometen el error de pensar que las "listas" son lo suficientemente buenas para la gestión de registros. Por ejemplo, tienen una lista de compras en los estados de cuenta de su tarjeta de crédito y piensan que eso es lo suficientemente bueno en términos de reclamar esas compras como gastos comerciales.
Desafortunadamente, la CRA (Agencia de Ingresos de Canadá) es más exigente. No aceptan los estados de cuenta de la tarjeta de crédito o cheques cancelados como documentación suficiente para los gastos cuando normalmente se emitirá una factura o recibo . El IRS es más indulgente y, en ausencia de un recibo, generalmente aceptará estados de cuenta de tarjeta de crédito y cheques cancelados como prueba de reclamación de gastos.
En términos de mantener registros, hay dos puntos a tener en cuenta:
a) Siempre obtenga un recibo . Adquiera el hábito de solicitar un recibo cada vez que realice una compra, sin importar cuán pequeño sea. También se suman pequeños gastos y necesita la documentación de sus registros comerciales.
b) Etiquete sus recibos, si es necesario . Todavía hay empresas repartiendo recibos que no tienen nada, excepto la fecha en que se compró el artículo y cuánto costó, lo que no es muy útil cuando estás mirando un recibo tratando de descubrir qué el ítem en cuestión era y en qué categoría de gasto comercial encaja.
Cuando reciba un recibo , mire y escriba la información faltante / relevante en él, como para qué es el recibo y la categoría de gastos.
3. Obtenga una cuenta bancaria separada para su negocio
Si bien las tarifas de las cuentas bancarias comerciales son notoriamente altas en comparación con las cuentas personales, una cuenta bancaria comercial es absolutamente necesaria para una buena administración de registros comerciales. Una cuenta bancaria comercial le ayuda a mantener separados sus gastos comerciales y personales. Usted depositará todos los ingresos de su negocio en la cuenta comercial y retirará los gastos o pagos relacionados con el negocio solo de la cuenta comercial.
¿Qué tipo de cuenta bancaria comercial debería obtener? Una cuenta de cheques, preferiblemente una que entregue estados de cuenta mensuales y le devuelva sus cheques cancelados.
Las comprobaciones comerciales ayudan a facilitar la administración de registros porque puede usar la línea de notas en el frente de cada cheque para documentar el propósito comercial del gasto.
4. Tener y usar una tarjeta de crédito separada para gastos comerciales
Usar sus tarjetas de crédito personales para fines comerciales lo llevará rápidamente a un atolladero de gestión de registros. Una tarjeta de crédito comercial simplifica en gran medida la administración de su registro comercial al ayudar a mantener separados sus gastos personales y comerciales. (También ayuda a que su negocio se vea más profesional).
5. Mantenga un registro de millas de su viaje de negocios
Si utiliza alguno de sus vehículos con fines comerciales , un registro de kilometraje será de gran ayuda en la administración de registros.
Tenga en cuenta la lectura del kilometraje (o kilómetro) en el cuentakilómetros al principio del año y luego ingrese el millaje por fecha cada vez que use el vehículo para fines comerciales. Mantener su registro de kilometraje en la guantera de su vehículo lo hará más fácil. Si tiene más de un vehículo que utiliza para fines comerciales, mantenga un registro de kilometraje en cada uno.
6. Mantenga todos sus registros comerciales para un año fiscal particular juntos
Tener los registros de su negocio dispersos por todas partes es una pérdida de tiempo real cuando se trata de contabilizar o preparar sus impuestos , y organizar su sistema de administración de registros comerciales por año fiscal hará que sea mucho más fácil encontrar los registros comerciales que necesita cuando lo necesita ellos.
7. Mantenga sus registros comerciales para la duración correcta del tiempo
Por alguna razón, parece haber mucha confusión sobre cuánto tiempo debe mantener sus registros comerciales . Para fines impositivos, "si presenta su declaración a tiempo, conserve sus registros durante un mínimo de seis años después del final del año fiscal al que se refieren". Este período de seis años comienza desde la última vez que usó los registros comerciales, no desde el momento en que ocurrió la transacción.
Para las declaraciones de impuestos de EE. UU., "Conserve los registros durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o 2 años desde la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración". durante 7 años si presenta un reclamo por una pérdida de valores inútiles o una deducción de deuda incobrable ".
8. El software de contabilidad lo hace fácil
Con su facilidad de uso, accesibilidad desde dispositivos móviles y bajo costo, los actuales paquetes de software de contabilidad para pequeñas empresas basados en la nube pueden simplificar en gran medida la administración de registros . Por alrededor de $ 10 / mes, los proveedores de software como FreshBooks y Zoho ofrecen paquetes de inicio básicos adecuados para autónomos y propietarios únicos , incluida la facturación , el seguimiento de gastos y la generación de informes simples. Piense en las ventajas de poder, por ejemplo, enviar una factura directamente desde su teléfono inteligente, tomar una foto de un recibo de almuerzo con un cliente y registrarlo como un gasto, o rastrear el tiempo facturable con un temporizador incorporado.
Estas ocho cosas que puede hacer para facilitar su gestión de registros no son difíciles. Al igual que muchos negocios administrativos relacionados con la gestión de un negocio, solo requieren establecer buenos hábitos y persistencia. Pero si aplica estas reglas ahora y cumple, verá una gran diferencia en la próxima hora de impuestos y su contabilidad será más fácil durante todo el año.