Cómo hacer sus llamadas salientes más productivas y tomar menos tiempo
Pero, ¿y si pudiéramos simplemente llamar y hablar con la gente con la que queríamos hablar, decir lo que queríamos decir y seguir adelante?
Imagine cuánto más productivos podríamos ser y cuánto tiempo tendríamos que hacer otras cosas.
Bueno, podemos, y todo lo que se necesita es un poco de preparación de antemano.
Consejos telefónicos de gestión del tiempo para llamadas salientes
- Ya sean proveedores , clientes habituales o contratistas , muchos de nosotros llamamos repetidas veces a las mismas personas. Mantenga su información de contacto actualizada con detalles de ahorro de tiempo para que no pierda el tiempo tratando de llegar a personas que no están disponibles.
Por ejemplo, si sabe que una persona en particular a la que quiere llegar toma un almuerzo de 1 a 2 p. M. Todos los días, ¿por qué perder el tiempo tratando de llamarla durante este tiempo? - Programe los números para aquellos a quienes llama regularmente en su teléfono. Me sorprenden las personas que no hacen esto, ya que el tiempo que guardas cuando no estás buscando números y apuntándolos es igualmente sorprendente.
- Planifica tus llamadas salientes. Antes de llamar, anote el objetivo principal de la llamada y los puntos clave que desea cubrir. Esto te ayudará a mantenerte en el punto cuando estés hablando por teléfono y asegúrate de cubrir todo lo que quieras cubrir, ahorrando tiempo durante la llamada y evitando tener que volver a llamar porque has olvidado algo.
- Si llama a alguien que está ingresado en su base de datos de contactos, tenga toda la información sobre la persona a la que llama delante de usted cuando llame. Ya sea que esté usando una computadora de escritorio, un dispositivo móvil o un Rolodex, esta es una gran ayuda de memoria durante la llamada. Además, si no tiene que buscar algo como el nombre del esposo del cliente, tendrá la opción de tomar notas durante la llamada, ahorrando aún más tiempo.
- Por supuesto, si desea tomar notas durante una llamada (o hacer cualquier otra cosa mientras habla por teléfono), un buen altavoz o auriculares es esencial. Liberar sus manos puede liberar mucho tiempo.
- Si llega al contestador automático o al buzón de voz de alguien, deje un mensaje completo que indique dos veces su número de teléfono y explique el motivo por el que está llamando . Por ejemplo, "Esta es Susan Ward al (número de teléfono). Estoy llamando para hablar sobre el presupuesto de su proyecto. Puede ponerse en contacto conmigo (número de teléfono) esta tarde".
Al indicar dos veces su número, el destinatario del mensaje tiene muchas más posibilidades de hacerlo bien y de escribirlo sin reproducir el mensaje. - No cedas a la compulsión telefónica . Cuando intentas contactar a alguien y no lo has hecho, es tentador devolver la llamada, ¡tal vez cada media hora! Pero si ha dejado un mensaje apropiado, no hay necesidad de perder el tiempo dejando mensajes repetidos (y llenando el contestador automático o el buzón de voz de la persona). Bríndele a la persona a la que llama una cantidad de tiempo razonable para devolver la llamada, como hasta el siguiente día hábil.
- Programe sus llamadas telefónicas y júntelas en un solo bloque de tiempo, si es posible. La mayoría de nosotros no somos tan buenos en la multitarea y perdemos una gran productividad cuando pasamos de una tarea a otra. Entonces, si tiene que hacer una docena de llamadas en un día en particular, es más eficiente hacerlas todas en una hora que hacer una o dos, y luego hacer otras tres llamadas una hora más tarde, y otras dos 45 minutos después de eso.
- Reserve sus llamadas telefónicas salientes, si es posible. Si no va a ser una llamada rápida, cuando llame por primera vez a alguien, preséntese, dígale por qué está llamando y luego pregúntele si es un momento conveniente para hablar o si preferiría reservar un momento para hablar de ello. . Luego arregle que la llame en ese momento. Esto no solo puede ahorrarle tiempo en el lugar, sino que también le ahorrará tiempo cuando llame de nuevo a la persona, ya que ambos estarán preparados para hablar sobre el problema que originalmente llamaron.
- Si es posible, haga sus llamadas salientes en "horario de máxima audiencia". La investigación ha demostrado que hay más personas en sus oficinas temprano en la mañana y se puede llegar entre las 8 a. M. Y las 11 a. M.