Domine su sistema de archivo!
Tomarse el tiempo para organizar su sistema de archivo es crucial. Si bien a todos les gustaría tener una oficina sin papel , la realidad es que muchas pequeñas empresas todavía tienen la necesidad de almacenar documentos en papel, como facturas , recibos , etc. y poder recuperarlos fácilmente cuando sea necesario.
Presentar los recibos correctamente es especialmente importante; un sistema de presentación no existente o desordenado puede agregar días de esfuerzo extra en el momento del impuesto sobre la renta ya que no quiere perderse las deducciones fiscales debido a recibos faltantes.
Y si su negocio está siempre sujeto a una auditoría y no puede presentar los documentos requeridos para sus gastos, lo más probable es que sus reclamaciones sean rechazadas y su declaración de impuestos reevaluada .
Como propietario de una pequeña empresa , debe poder operar en su escritorio de manera rápida y fácil . Si bien la creación de un sistema de archivo en papel suena difícil, es una tarea relativamente fácil que se puede facilitar con algunos trucos y sugerencias sobre la presentación.
Cómo organizar su sistema de archivo
(1) Siéntese en su escritorio por unos minutos y descubra dónde buscará instintivamente las cosas.
Tengo un cajón a la derecha de mi estación de trabajo. Cuando configuré por primera vez mi sistema de archivo, no tenía nada en él. Cuando buscaba plumas, clips o mi engrapadora, era el primer lugar donde miraba, aunque sabía que estaba vacío. Así que, naturalmente, puse los bolígrafos, clips y grapadora en ese cajón. Para mí, era el hogar natural de esos artículos.
Todos se acercarán a esto de manera diferente y lo que funciona para una persona puede no funcionar para otra. Tómese unos minutos para sentarse en su área de trabajo principal y buscar equipos, suministros y archivos. Eso lo ayudará a establecer el lugar ideal para presentar esos artículos personalmente.
(2) Ahora que sabe dónde buscará la información de forma natural, debe determinar si un sistema de archivo alfabético, numérico o de tema funcionará mejor para usted.
¿Cómo organizará su documentación en categorías de presentación (es decir, gastos, finanzas, mercadotecnia )?
¿Cómo se puede encontrar la documentación relacionada con los gastos de negocios, tales como extractos bancarios, facturas de servicios públicos, recibos de gastos de oficina, registros de kilometraje del vehículo , etc.? ¿Qué pasa con la información del cliente ? ¿Busca cosas de acuerdo con el nombre del cliente? Por número de referencia? Este es un paso crítico, ya que determinará cómo va a diseñar su sistema de archivo. Una vez que haya determinado qué categorías usará, decida si necesita ir más allá y crear subcategorías. Haga esto antes de comprar cualquier cosa para su sistema de archivo.
(3) Luego, determine aproximadamente sus necesidades de almacenamiento.
¿Tiene una gran cantidad de archivos a los que accede a diario? ¿Solo accedes a tus archivos semanalmente? Las respuestas determinarán si necesita un archivador de escritorio, un archivador de dos gavetas cerca de su escritorio o un archivador lateral de cuatro gavetas en la habitación.
Elija cuidadosamente. Permita el crecimiento al mirar los archivadores: compre algo para acomodar dos veces los archivos que cree que tendrá ahora. Esto limitará el número de veces que tendrá que recurrir y reorganizar su sistema de archivo.
(4) Invierta en un buen sistema de etiquetado para mayor claridad y fácil acceso.
Poder leer las etiquetas de los archivos suena obvio, pero la claridad en el etiquetado le ahorrará más tiempo de presentación de lo que puede imaginar.
La mayoría de las compañías que hacen etiquetas proporcionan plantillas que se integran con el software de procesamiento de texto más popular. Es posible que desee considerar uno de los sistemas de etiquetado pequeño que ahora también puede imprimir etiquetas de correo individuales. Los artículos que realizan una doble tarea suelen ser una buena inversión.
(5) Ahora está listo para comprar carpetas de archivos.
La mejor inversión es comprar carpetas colgantes de colores (asegúrese de que las pestañas de plástico estén incluidas) y carpetas de archivos de manila. Las carpetas colgantes de colores son mejores por dos razones:
- están fácilmente disponibles
- hacen que sea fácil reconocer categorías
Por ejemplo, si coloca todos los archivos de sus clientes en carpetas colgantes amarillas, información financiera en carpetas azules y todo lo relacionado con la comercialización en carpetas rojas, puede ver fácilmente dónde debería buscar un archivo en particular.
Simple es mejor
El principio de KISS se aplica a la configuración de un sistema de archivo que es fácil de usar y fácil de cultivar. Keep It Simple Sweetheart! Las categorías de temas amplias le permitirán agregar fácilmente nuevos archivos a medida que crezca, y eliminarán la necesidad de actualizar o reorganizar su sistema de archivo periódicamente.
Manteniéndolo simple también facilitará la integración de su papel y archivos digitales como parte de su sistema general de administración de documentos .
Ir sin papel donde sea posible
Si está tratando de hacer más ecológica su empresa y hacer el cambio a una "Oficina sin papel", puede escanear los recibos de gastos y almacenarlos con su otra información contable digital. Algunas de las nuevas aplicaciones de software de contabilidad basadas en la nube facilitan esto al tener aplicaciones móviles que le permiten tomar un complemento del teléfono móvil de un recibo de gastos y registrarlo sobre la marcha (consulte El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas canadienses ).
Tenga en cuenta que las copias en papel o imágenes digitales de los recibos de gastos son generalmente aceptables para la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) siempre que sean claramente legibles. Si no es así, la CRA puede exigir ver los documentos en papel originales durante una auditoría o solicitud de documentación de rutina, por lo que los originales siempre deben guardarse durante el tiempo prescrito. (Consulte ¿Cuánto tiempo tengo para mantener mis registros comerciales? Para obtener más información).