5 maneras de reducir el tiempo que pasas archivando
Pero desafortunadamente, lo odie o no, cuando maneja una pequeña empresa, la presentación tiene que hacerse, o pronto encontrará que su escritorio colapsa bajo el peso de todo el papel que se acumula continuamente. ¿Qué es un enemigo de la presentación de hacer?
Hay dos enfoques del problema que podrían ayudar.
Puede tratar de hacer que su registro de tiempo sea lo más breve posible (un método que casi he perfeccionado durante años de funcionamiento de una oficina) o hacer que su registro de tiempo sea lo más divertido posible (algo que sigo tratando de lograr). Veamos consejos para reducir la cantidad de tiempo que realmente gasta en presentar primero.
Triture y recicle cuando sea posible
La primera pregunta acerca de cualquier papel que esté mirándote esperando ser archivado es: "¿Es necesario presentar este documento?"
Muchos de los documentos que llegan por correo pueden ir directamente a la trituradora. ¿Cuál es el punto en la presentación de anuncios o cartas informativas de otras compañías, por ejemplo? Cuando se trata de correo, lea una pieza de correo una vez, decida si la necesitará dentro de un año y archívela o tritúrela en consecuencia.
Es probable que también esté archivando una gran cantidad de copias impresas de documentos que no necesita archivar, y ni siquiera debería estar imprimiendo desde el principio.
No es necesario presentar copias en papel de facturas o cartas, por ejemplo, si sus archivos electrónicos están organizados y usted está siguiendo los procedimientos de copia de seguridad adecuados .
Entonces, cuando abordes ese montón de archivos, destruye el "papel con el que puedes vivir sin".
Use un sistema de archivo que haga que otras tareas de oficina sean más fáciles, no más difíciles.
La mayor parte del papel que tengo que presentar está relacionado con el proceso de hacer negocios, y estos documentos deben ingresarse en el sistema de contabilidad antes de que se haga cualquier otra cosa con ellos.
Entonces, en lugar de tomar el recibo de un cartucho de tóner de la impresora y archivarlo en "P" en mi sistema de archivo principal, lo archive en mi "primer" sistema de archivo, una serie de carpetas etiquetadas por mes y año.
Por ejemplo, si compré el cartucho de tóner en septiembre de 2017, ese es el archivo al que va, junto con todas las otras facturas, recibos y otros documentos comerciales que ocurrieron dentro de ese mes. Luego, es una cuestión simple trabajar en la carpeta al final del mes y hacer todas las entradas de contabilidad que se deben realizar (o, si no lo hace, entregar la carpeta mensual a su contador o tenedor de libros) .
Tenga en cuenta que operamos un negocio de servicios , no un negocio minorista, por lo que sentarse y trabajar en las cuentas una vez al mes funciona para mí. Tendrá que modificar la idea de la carpeta mensual en consecuencia si necesita actualizar sus cuentas con mayor frecuencia.
Piensa antes de presentar
¿Qué sucede después de que he usado las carpetas mensuales para hacer la contabilidad? Los documentos deben trasladarse al sistema de archivo "principal". Pero en lugar de simplemente archivar cada documento individualmente, según su título, presento un archivo lógico de acuerdo con el grupo, un procedimiento de archivo que encuentro mucho más rápido.
Echemos otro vistazo al ejemplo del cartucho de tóner de la impresora.
En lugar de presentar este recibo en "P" para el cartucho de tóner de la impresora, lo archivaría en Suministros de oficina - Recibos, el mismo lugar donde archivaría documentos como un recibo de una colección de notas post-it o un recibo para la impresora papel. Esto no solo hace que la presentación sea más rápida, sino que hace que sea mucho más fácil encontrar documentos posteriormente.
Use palabras y frases completas en las etiquetas de su carpeta de archivos, no solo en las letras
No existe una regla que diga que solo está limitado a una sola letra al crear las divisiones de su sistema de archivo. Y si lo haces, estás haciendo tu presentación innecesariamente lenta y complicada. Personalice su sistema de archivo para que pueda beneficiarse de la presentación de un grupo y encontrar la ubicación correcta para colocar un documento más rápidamente.
Por ejemplo, en lugar de simplemente tener una sección de mi sistema de archivo con la etiqueta "C", también tengo una sección etiquetada como "Archivos del cliente".
Los archivos dentro de "Archivos de Cliente" están organizados alfabéticamente. La belleza de personalizar su sistema de archivo de esta manera es que siempre se puede subdividir y organizar si es necesario. Entonces, un cliente importante podría tener un divisor de sistema de archivos etiquetado con su nombre dentro de la sección "Archivos de clientes" para facilitar la búsqueda de documentos relacionados con ella.
En este ejemplo, entonces, las etiquetas en el sistema de archivo serían "B", "C", "Archivos del cliente", "D" ... ¿Ve cuánto más fácil es su archivo?
Otro consejo de presentación para acelerar su presentación: no olvide personalizar el alfabeto, también. En lugar de solo tener una sección "M", etiqueta una "Mc" también.
Mantenga su "primer" sistema de archivo cerca y conveniente
La otra gran ventaja del uso de un sistema de archivo en dos etapas, como el que describí anteriormente, es que es mucho más fácil mantener la primera etapa de su sistema de archivo (las carpetas mensuales) físicamente cerca de su espacio de trabajo . Estarás mucho más inclinado a presentar documentos de inmediato en lugar de dejar que se acumulen si tienes un lugar cercano y organizado para archivarlos.
Por lo tanto, coloque las carpetas mensuales de su última, actual y siguiente mes en una bandeja o use un archivo de acordeón y póngalo a distancia en su área de trabajo. La mayor parte de su sistema de archivo (el sistema de archivo "principal", como lo llamamos anteriormente, puede estar al otro lado de la sala o incluso en una sala diferente, pero para no tener que ahorrar tiempo , no debería tener que levantarse haz tu presentación en la primera etapa.
Cómo hacer la presentación de la información
Los consejos de presentación que le he dado hasta ahora pueden ayudarlo a reducir el tiempo que pasa archivando y evitar la congelación cerebral. ¿Pero qué hay de hacer que tu presentación de la hora sea más divertida?
En verdad, la única estrategia que he encontrado aquí es el soborno directo, recompensándome con una cookie si archivo durante un cierto período de tiempo. Esto funcionará, pero puede llevar a acumular muchos kilos si tiene que hacer muchas cosas.
O podría adoptar un enfoque más artístico, usar todos los colores diferentes para sus carpetas de archivos y usar fuentes o caligrafía inusual para las etiquetas. Ya sea que esto haga su presentación más divertida o no, ciertamente hará que sea más atractivo.
¿Y quien sabe? Tal vez el hecho de que su presentación sea mucho más rápida ahora que está tan organizado hará que sea mucho más divertido hacerlo.