Mantener los recibos de negocios organizados puede ayudar a los dueños de negocios a monitorear el progreso de su negocio junto con prepararlos para los estados financieros.
También ayuda a identificar las fuentes de ingresos, realiza un seguimiento de los gastos y prepara los artículos para las declaraciones de impuestos.
Un mejor sistema
Con los años, es importante desarrollar un buen sistema de presentación de recibos. Por ejemplo, esto puede incluir un sistema de archivo que facilita la entrada de datos y le permite recuperar un recibo en particular si necesita buscar uno específico por fecha o categoría.
Un ejemplo de cómo mantener los recibos de negocios organizados es mantener una serie de carpetas de archivos etiquetadas por mes y año, como "Recibos de noviembre de 2017". Las dos carpetas de archivos más recientes pueden colocarse encima de su escritorio para que cuando recopile recibos en sus diversas rondas, sea fácil ingresarlas en la carpeta mensual correcta.
Luego, cuando haga sus entradas de datos mensuales, puede tomar la carpeta de archivos mensual apropiada y clasificar los recibos de negocios en montones de acuerdo con sus clasificaciones de impuestos sobre la renta . Por ejemplo, puede agrupar todos los recibos de software juntos, todos los recibos de gastos de comida y entretenimiento, y todos los recibos de gastos relacionados con el automóvil juntos.
Cuando termine de ingresar los datos , puede colocar la carpeta de recibos del mes en el lugar apropiado en un cajón de uno de sus archivadores.
Si es una persona de negocios con muchos recibos de gastos, es fácil adaptar el mismo sistema descrito anteriormente junto con las entradas más frecuentes.
Haga copias o imágenes digitales
Si está intentando realizar el cambio a una "Oficina sin papel" como la mayoría del mundo moderno en estos días, puede escanear recibos de gastos y almacenarlos con otra información contable digital.
De hecho, algunas de las nuevas aplicaciones de software de contabilidad basadas en la nube tienen aplicaciones móviles que le permiten tomar un complemento del teléfono móvil de un recibo de gastos y registrarlo sobre la marcha.
Para aquellos que realizan negocios en Canadá, las copias en papel o imágenes digitales de los recibos de gastos son generalmente aceptables para la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) siempre que sean claramente legibles. Si no, la CRA puede exigir ver los documentos en papel originales durante una auditoría o solicitud de documentación de rutina. Por lo tanto, los originales siempre deben guardarse durante el tiempo prescrito, que es, en promedio, durante seis años sugeridos.
Facilite la carga del tiempo de impuestos
La recompensa por haberse tomado el tiempo de organizar sus recibos de gastos antes de presentarlos es al realizar la declaración del impuesto sobre la renta de su negocio. Por un lado, tendrá todos sus recibos que servirán como prueba de sus deducciones de impuestos sobre la renta relacionadas con la actividad comercial. Por otro lado, habiendo ordenado sus recibos por categorías de gastos comerciales significa que todos sus recibos relevantes para cada categoría están listos para contar, lo que hace que completar su declaración de impuestos sea rápido y fácil.
Nota: en Canadá, si usted opera una propiedad individual o una sociedad , sus gastos comerciales se ingresan en el formulario T2125 que forma parte de su declaración de impuestos sobre la renta personal T1.
Si está operando su negocio como una corporación en Canadá, reclamará los gastos de su negocio en su declaración de impuesto a las ganancias corporativas T2.
Cuando se presenta su impuesto a la renta
Debido a que ahora muchas declaraciones de impuestos están archivadas en línea, ya no es común ni necesario enviar sus recibos de gastos cuando presente su impuesto sobre la renta. En su lugar, coloque todos sus recibos relevantes para el año fiscal en una sola carpeta etiquetada por año, como "Recibos de impuestos 2017", y agregue la carpeta a su archivador, ya sea digital o física.
Si alguna vez tiene algún tipo de disputa con la Agencia Tributaria de Canadá, el IRS, o simplemente recibe una auditoría , sus recibos serán una evidencia crucial.