Cómo mantener un registro de millas para reclamar los gastos de vehículos motorizados

by Susan Ward

Debe tener un libro de registro para justificar sus reclamos de gastos de automóviles

Si ha utilizado uno o más de sus vehículos para obtener ingresos comerciales durante el año pasado, puede reclamar los gastos relacionados como un gasto comercial en su impuesto sobre la renta en los EE. UU. Y Canadá utilizando un registro de millaje. ( ¿Qué gastos de vehículos motorizados puede reclamar sobre el impuesto a las ganancias?) Detalla qué gastos puede reclamar y cómo reclamarlos). Pero como siempre, si desea deducir estos gastos, debe poder justificar su reclamo con evidencia en el forma de un libro de registro de kilometraje del automóvil.

Cómo mantener un registro de millas

Tanto el Servicio de Rentas Internas (IRS) como la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) afirman que mantener un diario de viaje preciso durante un año entero es la mejor evidencia que puede tener para respaldar sus reclamos de gastos de vehículos automotores.

La siguiente información debe registrarse en el libro de registro cada vez que el vehículo se utilice con fines comerciales:

la fecha,
el punto de partida,
el destino,
el propósito de su viaje;
el vehículo comenzando el kilometraje,
el vehículo terminando el kilometraje,
el total de millas (o kilómetros en Canadá) conducidas.

Registro de kilometraje de muestra

Los libros de registro de kilometraje generalmente están disponibles en tiendas de suministros de oficina o puede usar la siguiente plantilla que puede copiarse en Word, Excel u otro documento de oficina al seleccionar el texto y usar copiar / pegar (usando Windows, delinee el texto para seleccionar con el mouse, y presiona CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar).

**Registro de millas / gastos del vehículo Año__________ Cuentakilómetros el 1 de enero _____________**
Fecha	Mileage Start	Mileage End	Kilometraje Total	Propósito de negocio	Park $	Peajes $	Otros $

Seguimiento automático de millas

Ingresar manualmente la información del viaje en un libro de registro es tedioso, especialmente si realiza muchos viajes de negocios. Afortunadamente, hay varias aplicaciones de seguimiento de kilometraje disponibles para teléfonos inteligentes Apple y Android que utilizan el GPS del teléfono para realizar un seguimiento de cada milla / kilómetro conducido con fines comerciales.

Por una pequeña tarifa mensual, la aplicación registrará la información de su viaje de negocios y le permitirá descargar un resumen de millaje de su declaración de impuestos. Algunas de las aplicaciones de seguimiento de kilometraje más populares incluyen:

MileIQ (IOS y Android)
Registro de gastos de millaje (solo IOS)
TripLog (IOS y Android)

Uso comercial versus personal

Tanto el IRS como la CRA están atentos a los reclamos excesivos por el uso comercial de vehículos personales: reclamar la mayor parte o la totalidad del millaje de su vehículo para uso comercial es una forma segura de atraer un escrutinio adicional de las autoridades tributarias y una posible auditoría . (Consulte 10 banderas rojas que harán auditar a su pequeña empresa canadiense ).

Por lo tanto, cuando llegue el momento de reclamar los gastos comerciales de su vehículo de motor, necesitará saber cuántas millas o kilómetros no relacionados con el negocio manejó, y la manera más fácil de hacerlo es calcular cuántas millas o kilómetros totales tiene conducido a lo largo del año comparando la lectura del odómetro de su vehículo al final del año fiscal con lo que era a principios de año.

Luego, una vez que tenga sus datos para el año, para calcular su reclamo de gastos de vehículos de motor necesita contar todas las millas / kilómetros que ha conducido para uso comercial en el transcurso del año.

Su uso personal es el millaje total del año menos el millaje comercial.

Buenas noticias para los contribuyentes canadienses: puede usar un registro de millas CRA simplificado como comprobante

La Agencia de Ingresos de Canadá ahora permite que las personas de negocios pequeños reduzcan sus registros de bitácora y utilicen un libro de registro de muestra de tres meses para extrapolar el uso comercial durante todo el año.

Para usar un libro de registro simplificado:

Debe haber mantenido previamente un registro de millas por un año completo para establecer el uso comercial de un vehículo durante un año base.
Debe haber guardado este libro de registro durante un año completo en 2009 o un año posterior.
El uso comercial de su vehículo para el año en que usa el libro de registro simplificado debe estar dentro del 10% de los resultados del uso comercial de su vehículo que registró para el año base.

La CRA también dice que las empresas deberán demostrar que el uso del vehículo en el año base sigue siendo representativo de su uso normal.

Si todo esto fuera cierto, entonces podría mantener un libro de registro por solo tres meses y luego calcular el uso comercial de su vehículo multiplicando el uso del negocio según lo determinado en el año base por la proporción del período de muestra y el período del año base. , al usar esta fórmula:

(Período del año de muestra% ÷ Período del año base%) × Año base anual% = Uso comercial anual calculado

Tenga en cuenta que para hacer esto, deberá saber cuál fue el porcentaje de uso de su negocio para el período de tres meses en particular en el año que está utilizando como año base para que pueda compararlo con el nuevo año de muestra.

Entonces, si, por ejemplo, he mantenido un registro simplificado de millas CRA para enero, febrero y marzo del último año fiscal, también necesito saber cuál fue mi porcentaje de uso comercial de mi vehículo en enero, febrero y marzo durante mi año base. cuando mantuve un registro de millas por todo el año.

Aquí hay un ejemplo:

Supongamos que mantuve un libro de registro simplificado durante los primeros tres meses del año y encuentro que el uso de mi negocio del porcentaje de vehículo es del 64%.

Regrese a mi registro completo de millas anuales completo para el año tributario 2015, que he elegido usar como mi año base, eche un vistazo a los registros de enero, febrero y marzo, y encuentre que mi uso comercial del porcentaje de vehículos durante ese tiempo fue del 68%. Mi porcentaje de uso de mi vehículo para fines comerciales durante todo ese año base fue del 70%.

Luego, aplicando la fórmula para extrapolar mis tres meses de datos en mi libro de registro simplificado para cubrir todo el año:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Entonces, el 65% es el uso comercial anual del porcentaje de vehículo que reclamo al usar mis datos simplificados del libro de registro, una cifra que será aceptable para la Agencia Tributaria de Canadá porque se encuentra dentro del rango de variación permisible del 10%.

Para obtener más detalles sobre cómo reclamar los gastos comerciales relacionados con el uso de su vehículo para obtener ingresos comerciales, consulte ¿Qué gastos de vehículos motorizados puede reclamar sobre el impuesto a la renta en Canadá?