¿Debe su pequeña empresa ir sin papel?

Una mirada a los pros y los contras de una oficina sin papeles

Cada vez más pequeñas empresas no usan papel. La tecnología nueva y cambiante nos ha brindado las herramientas que necesitamos para hacer la transición de los archivadores desbordados a un formato digital organizado. Pero eso no significa que ir sin papel sea fácil de hacer, o que sea la decisión correcta para cada pequeña empresa.

Aquí le presentamos los pros y los contras de una oficina sin papel para ayudarlo a decidir si la opción sin papel es una decisión inteligente para su pequeña empresa.

Los profesionales de una oficina sin papeles

1. Respetuoso con el medio ambiente : según The Daily Green , el papel representa el 25% de los residuos del vertedero, y si Estados Unidos eliminara el uso de papel de oficina en solo un 10%, evitaría la emisión de 1,6 millones de toneladas de gases de efecto invernadero. Y eso es solo para papel, sin tener en cuenta la producción y eliminación de los cartuchos de tinta y la energía utilizada por las impresoras. Ir sin papel es una decisión consciente del medio ambiente.

2. Rentable : así como existen beneficios de una oficina sin papel para el medio ambiente, también hay beneficios para el presupuesto de la pequeña empresa. Piense en cuánto gasta cada mes en papel, tinta, franqueo y otros suministros que respaldan una oficina con mucho papel. Luego, considere el espacio que se necesita para almacenar todos sus suministros físicos y documentos reales. Puede ser bastante costoso Con el tiempo, dejar de usar papel puede generar grandes ahorros para su pequeña empresa.

3. Fácil acceso : al ser sin papel, significa que todos sus documentos importantes están digitalizados. Puede realizar una copia de seguridad en la nube o acceder a ellos a través de una aplicación de escritorio remota, lo que le permite trabajar desde una oficina móvil , o en cualquier otro lugar, y mantenerse productivo.

4. Organización de archivos : si alguna vez ha perdido el tiempo buscando en un archivador desorganizado o montones de papel para encontrar lo que está buscando, sabrá lo engorroso que pueden ser los documentos en papel para administrar.

Cuando crea una oficina sin papel, crea un sistema de archivos digital que es más fácil de organizar, buscar y modificar con el tiempo. Esto hace que lo que alguna vez fue un proceso doloroso para encontrar un documento sea tan fácil como realizar una búsqueda.

Los contras de una oficina sin papel

1. Falla del sistema - Digital puede ser de acceso rápido, pero también significa pérdida rápida. Considere lo que sucedería con todos sus documentos comerciales que se guardan localmente en su computadora si su sistema falla. Podrías perder todo. Es importante que cada pequeña empresa, y especialmente aquellas que no usan papel, tengan un sistema para realizar copias de seguridad y proteger datos fuera del sitio.

2. Seguridad : los archivos digitales no pueden protegerse con un candado en un archivador ni en la puerta de la oficina, por lo que la seguridad de los documentos y la información confidencial es una preocupación importante para las oficinas sin papel. Las soluciones incluyen cifrado, servidores locales y acceso restringido, todos los cuales tienen sus propios costos y beneficios. Además, es importante considerar la naturaleza de algunas empresas y la sensibilidad de los materiales que se manejan a diario (piense en su contador) simplemente no se prestan para dejar de usar papel.

3. Actualizar los procesos : parte de la transición a una oficina sin papel implica revisar todos sus procesos de operaciones actuales y encontrar alternativas adecuadas.

Por ejemplo, es posible que deba comenzar a utilizar un servicio de firma electrónica, facturación en línea y servicios de pago , y otras aplicaciones que reemplacen la necesidad de documentos físicos. Todo su personal también tendrá que ser entrenado en el nuevo sistema una vez que esté en su lugar.

4. Intensivo de tiempo : ir sin papel no es un proceso de un día para otro; hay muchos factores a considerar Lleva tiempo considerar todas las implicaciones de dejar atrás el mundo del papel, y el mismo tiempo implementar todos los cambios en sus operaciones que respaldan la ausencia de papel.

La decisión de dejar de usar papel es una que varía de empresa a empresa, y ciertamente no es una decisión universal que sea adecuada para todas las empresas. La parte más importante de tomar la decisión de dejar de usar papel es investigar para que pueda decidir si los beneficios superan los desafíos.

Luego, cree un proceso sistemático que no solo le brindará los beneficios de no tener papel, sino que también ayudará a mejorar su productividad al mismo tiempo.