Nunca se puede dar las gracias demasiado bien o muy a menudo
Dar las gracias a un donante finaliza una transacción, pero crea un puente hacia el soporte futuro y un compromiso más profundo. Hazlo bien, y estás en camino hacia el futuro éxito de la recaudación de fondos.
Aquí hay diez consejos para hacer que la carta de agradecimiento sea la correcta.
01 - Obténgalo por correo rápidamente
Obtener la carta allí rápidamente hará que el nombre de su organización se quede en la mente del donante, le asegure que recibió la donación y lo impresionará con su eficiencia y consideración.
Incluso los donantes en línea deben recibir una carta de agradecimiento por correo, pero eso es costoso, y muchas organizaciones sin fines de lucro se están moviendo en línea tanto como sea posible. En ese caso, asegúrese de que su donante en línea no haya recibido un recibo por correo electrónico. Tómese el tiempo para personalizar un correo electrónico de agradecimiento y conviértalo en algo memorable
Consulte las mejores prácticas para recibir cartas de agradecimiento enviadas por correo electrónico . En los buzones de correo completos, su carta de agradecimiento puede pasar desapercibida, así que preste atención a su línea de asunto y asegúrese de que la línea "de" identifica claramente a su organización.
Existen muchos obstáculos para agradecer a un donante por correo electrónico que quizás olvide. Tiene que permanecer fuera de la carpeta de SPAM , captar la atención del donante y atraerlo para que abra el mensaje. No permita que la facilidad y el costo relativamente bajo del correo electrónico lo cieguen a sus defectos.
02 - Hazlo personal
Lo que funciona para una carta de recaudación de fondos también funciona para una carta de agradecimiento. Por ejemplo, use pronombres personales , como "usted", "nosotros" y "yo".
Incluya información sobre el donante, como cuánto tiempo han sido donantes o si ha disfrutado viéndolos en el último evento. Quizás el donante haya recibido un premio u obtenido un ascenso. Siéntase libre de agregar algo al respecto a su carta.
Un buen sistema de registros de donantes será su mejor amigo cuando se trata de este nivel de personalización. La mayoría de los sistemas, incluso los de bajo costo, tienen la capacidad de capturar información actual sobre sus donantes.
¿Cuándo fueron los últimos en dar? ¿Han sido voluntarios? ¿Cuándo fue la última vez que el donante tuvo contacto con su organización y cuál fue la naturaleza de esa interacción?
Si se trata de un donante por primera vez, envíe un paquete de bienvenida e invite al donante a suscribirse a boletines informativos y anuncios.
Si agradece a un donante por mucho tiempo, considere una nota manuscrita en lugar de una carta formal u otra forma creativa de agradecer .
03 - Coordínelo con los temas de campaña
Haga un borrador de una plantilla para una carta de agradecimiento cuando escriba sus materiales de recaudación de fondos. Piense en ello como parte de su paquete de campaña. Si la donación es en respuesta a algún otro estímulo ... tal vez un evento que organizó ... relacione la carta con ese evento.
Completar el círculo de vuelta a la apelación mejora la adherencia del nombre de su organización en la mente del donante. También es tranquilizador para el donante.
Si la donación es en respuesta a una apelación por correo electrónico en particular, desarrolle una página de destino posterior a la donación en su sitio web específicamente para esos donantes.
Generic está fuera. La especificidad de lo que vio el donante que lo obligó a dar es imprescindible. Por ejemplo, si un donante fue donado para ayudar a las víctimas de un terremoto, asegúrese de que su agradecimiento se refiera a esa situación.
04 - Usa historias para conectar a los donantes con los resultados
Haz que tu donante sea el héroe de esas historias. Él o ella hizo posible esa historia. Mantenga un inventario de historias sobre las cosas buenas que su caridad logra. luego crea bloques de copia usando esas historias y colócalas en tus cartas de agradecimiento, según corresponda.
Cambiar las historias con frecuencia mantendrá sus cartas frescas y hará que sea más fácil enviar muchas cartas sin tener que volverlas completamente nuevas.
Incluso si presta servicios a personas que se encuentran en situaciones delicadas y necesita proteger sus identidades, existen formas de contar sus historias sin comprometer su privacidad.
05 - Haga que una persona real firme sus cartas
06 - Agregar una nota personal, escrita a mano
Mencionar un evento reciente al que asistió el donante recordará al donante una experiencia agradable y agregará autenticidad a la nota. Considere la posibilidad de tener una fiesta de escritura de notas con voluntarios que puedan escribir notas en las cartas o adjuntar notas post-it con mensajes escritos a mano.
07 - Incluye un sobre de respuesta
Muchos donantes conservan estos sobres y los utilizan para un regalo más tarde ... o incluso de inmediato. Andrew Olsen de Fundraising Fundamentals está entusiasmado con la inclusión de sobres de respuesta en cartas de agradecimiento. Descubrió que las organizaciones benéficas que utilizan esta táctica para los nuevos donantes tienen "tasas de conversión de obsequios 2 entre un 8% y un 12% más altas que aquellas organizaciones que no las incluyen".
08 - Use la carta como recibo de impuestos
Las cartas de agradecimiento de hoy típicamente incluyen las revelaciones adecuadas cada vez que un donante brinda, ya sea en línea, mediante cheque o mediante donaciones mensuales .
También es una buena práctica proporcionar un resumen de las donaciones para el año que comienza al año siguiente, justo en el momento en que los donantes preparan sus declaraciones de impuestos . Solo recuerde que un recibo no es un agradecimiento . El recibo debe ser una parte menor de la carta.
09 - Invitar a más participación
En el mundo de hoy, donde puede solicitar donaciones de personas de todo el mundo, el compromiso puede lograrse a través de las redes sociales . Aliente a su donante a seguir a su organización en Facebook y Twitter o en cualquier otra red social en la que participe.
Dado que no hay hipervínculos en una carta enviada por correo, proporcione la dirección de su sitio web y luego asegúrese de que sus botones de redes sociales sean fáciles de encontrar.
Incluya una invitación explícita para visitar el sitio web y haga clic en esos botones y regístrese en su boletín informativo por correo electrónico u otras comunicaciones. Los iconos de redes sociales son algunos de los elementos más importantes en el sitio web de su organización benéfica.
10 - Agregue una posdata y proporcione información de contacto
Para la PS de una carta de agradecimiento, es posible que desee volver a referirse a la historia que proporcionó ("Michael y Jane están seguros y felices gracias a usted") o poner allí información de contacto importante.
Los donantes deben tener el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de una persona de la organización a la que puedan contactar con preguntas. El servicio al cliente es tan importante para las organizaciones sin fines de lucro como para las empresas, por lo que es más fácil para un donante encontrar una persona real en caso de que tenga un problema.