Decida si realmente necesita una reunión
Primero, decida si realmente es necesario planificar una reunión.
A menudo, pensamos en una reunión formal como la mejor manera de compartir información o discutir un tema. Pero si sus noticias se pueden entregar por correo electrónico o conferencia telefónica, o simplemente reuniendo a unas pocas personas en su oficina durante 15 minutos, omita la reunión formal.
Solo invite a la gente que realmente necesita estar allí
Alguna vez te han invitado a una reunión y te preguntas, a mitad de camino, por qué estás allí? No pierdas el tiempo de las personas invitándolos a una reunión a la que no necesiten asistir. Esa no será una reunión efectiva. ¿Alguien de la contabilidad necesita estar presente en la reunión para responder las preguntas del presupuesto? Luego invite a una persona de la contabilidad que sea adecuada para esa tarea.
Si un colega o supervisor necesita ser informado de lo que se discutió en una reunión, no es necesario que los invite a la reunión en sí. Simplemente prepare un resumen de la reunión y luego se lo enviará. Apreciarán el ahorro de tiempo y usted tiene la seguridad de que, debido a que usted pone la información por escrito, estará completamente informado de las discusiones.
Enviar recordatorios de reuniones
La vida está ocupada y los calendarios se reservan rápidamente con actividades programadas. Envíe un recordatorio de la reunión de seguimiento dos días antes de su reunión. Esto confirmará a las personas que respondieron que asistirán y también le informará con anticipación si los horarios han cambiado y los participantes clave no pueden cumplir con la hora programada para la reunión.
Tener una agenda
Para planear reuniones efectivas, primero debe planear lo que se discutirá. ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Qué estás buscando lograr? Desarrolle una agenda de reuniones con anticipación y distribúyala entre los asistentes. Indique la hora de inicio e incluya una breve lista de temas a tratar. No empaques tu propia reunión con una agenda larga y demasiado detallada. Indique por nombre a las personas que serán responsables de informar sobre un área específica.
Sea claro sobre las expectativas
Cuando envíe por primera vez la notificación de la reunión, tenga en claro su propósito y sus expectativas. ¿La reunión girará en torno a una presentación y los asistentes deben estar preparados para tomar notas? ¿O se trata de una sesión de intercambio de ideas en la que se espera que los asistentes se presenten con ideas y sugerencias?
En algunas culturas corporativas, los empleados se reúnen para escuchar solo y luego regresar a sus espacios de trabajo. En otras compañías, los empleados participan libremente. En los lugares de trabajo colaborativos de hoy, la interacción y el intercambio de ideas no solo son bienvenidos en las reuniones; con frecuencia es el propósito de la reunión en sí.
Comience a tiempo
Si usted es la persona que normalmente se presenta a las reuniones a tiempo, entonces comprende lo frustrante que es cuando la reunión real no se lleva a cabo durante 15 minutos a medida que la gente se infiltra en la sala.
Lo que inevitablemente sucede es que, en adelante, todos saben que estas reuniones nunca comienzan a tiempo, por lo que todos comienzan a llegar tarde. Toma el control de tu reunión. Comience puntualmente a la hora de inicio dada. Cierra la puerta y comienza. Esos rezagados recibirán rápidamente el mensaje de que llegan tarde y solo deben cometer ese error una vez.
Manténlo corto y simple
La mayoría de las reuniones están programadas para una hora cuando, en muchos casos, 30 minutos o incluso 45 minutos serán suficientes. Cuando se asigna demasiado tiempo, el resultado habitual es que se desperdicia tiempo. La gente se queda después de que la reunión termina o pasa demasiado tiempo en un tema determinado de la agenda. Mantenga las reuniones cortas y al grano.
Permanecer en el tema
Una agenda sola no ejecutará su reunión de manera eficiente. Cumpla con la agenda y evite que las discusiones vaguen por las tangentes.
Aborde cualquier pregunta fuera del tema, indicando que es un tema para otra reunión, se tratará en privado, o algo similar. A nadie le gusta una reunión fuera de control en la que el propósito de la reunión quedó relegado a otra conversación.
Tome reuniones más pequeñas fuera de la sala de conferencias
Sentarse en la misma sala de conferencias familiar reunida alrededor de la misma mesa familiar es solo eso: familiar. Para alentar a los empleados a interactuar, pensar de forma creativa y tener discusiones animadas, considere llevar la reunión fuera de la sala de conferencias estándar.
Considere reunirse en una mesa al aire libre si el lugar y el clima lo permiten. Intente reunirse en un área común que tenga sofás y mesas pequeñas en lugar de una gran mesa de conferencias y sillas giratorias.
No tema tomar un enfoque diferente
Si el enfoque de la reunión no funciona, no tema cambiar de rumbo. Por ejemplo, si una sesión de tormenta de ideas está produciendo una habitación silenciosa con muy poco diálogo, cambie de dirección. Sea flexible y preste atención a cómo está progresando la reunión general.
Usa tecnología
Planee usar tecnología para mantener a los asistentes interesados. En el mundo digital actual, la mayoría de la gente está acostumbrada a ver gráficos o videos para respaldar las palabras que escuchan. Apele a esa mentalidad e incorpore audiovisuales al planificar su reunión.
Las computadoras proyectadas en pantallas grandes y las presentaciones de Smart Board que fomentan la interacción son un cambio bienvenido de las presentaciones estándar de larga duración de PowerPoint.
Enviar un resumen de la reunión
Un día después de la reunión, envíe un breve resumen de lo que se discutió. Difunde esto por correo electrónico a todos los que asistieron, aquellos que no pudieron asistir a la reunión y aquellos que necesitan ser informados. Incluya también los elementos de acción, especificando quién es responsable de cada elemento, así como la fecha de vencimiento.