¿Qué es la Forma 941?
Este formulario es una forma básica para informar la actividad de impuestos sobre nómina al IRS.
Se debe pagar trimestralmente al final del mes después del final de cada trimestre. Como parte de su responsabilidad con todos los empleadores, debe realizar depósitos de impuestos sobre nómina durante el trimestre, ya sea mensual o semestralmente. Lea más sobre cómo hacer depósitos de impuestos sobre nómina .
Dificultad: promedio
Tiempo requerido: Depende del número de empleados y la complejidad de la nómina
Información que necesita para este formulario :
- Número de empleados que recibieron compensación por el trimestre
- La compensación total pagada durante el trimestre a todos los empleados. Asegúrese de incluir toda la compensación imponible en este monto.
- Impuesto a la renta total retenido de la compensación durante el trimestre
- Total de la seguridad social imponible y la compensación de Medicare para el trimestre. Asegúrese de no haber incluido la retención de la seguridad social por encima del máximo por año, y que ha incluido el monto adicional de impuestos de Medicare retenido de los empleados que pagan mucho.
- Ajuste total del trimestre para el seguro de vida por enfermedad y por enfermedad
- Pagos totales de anticipo de ingresos ganados (EIC) a los empleados del trimestre
- Pagos totales de asistencia con la prima de COBRA realizados durante el trimestre
- Impuesto a la nómina total (NO depósitos) por cada mes del trimestre
Detalles sobre cómo completar el formulario 941
Para los formularios 941 presentados para el año en curso, incluida la información del cuarto trimestre presentada antes del 31 de enero del año siguiente, algunos cambios que debe tener en cuenta son los siguientes:
- Verifique el máximo del Seguro Social para el año; los cambios máximos casi todos los años. No se retiene la retención de la Seguridad Social de los salarios de los empleados por encima de esta cantidad.
- Debe contabilizar el impuesto adicional de Medicare para los empleados de mayores ingresos. Obtenga más información sobre los requisitos para agregar este impuesto.
Revise la información necesaria para el Formulario 941, en la sección "Cosas que necesita" a continuación. Reúna toda la información antes de comenzar.
Información general:
Línea 1: la cantidad de empleados a los que se pagó durante el trimestre
Línea 2: compensación total pagada a estos empleados durante el trimestre
Línea 3: impuesto a la renta total retenido de la compensación del empleado durante el trimestre.Cálculo de impuestos a la seguridad social / Medicare
Línea 4: si ninguna compensación del empleado estaba sujeta a impuestos de la seguridad social o Medicare, marque la casilla y salte a la tarea 4.
Línea 5a: ingrese los salarios totales del seguro social imponible en la Columna 1, multiplique por .124 e ingrese en la Columna 2. Recuerde que los salarios de la seguridad social se pagan solo hasta el monto máximo anual de la seguridad social para cada empleado.Línea 5b: haz lo mismo que 5a para obtener consejos.
Línea 5c: ingrese los salarios y propinas imponibles totales de Medicare en la columna 1, multiplique por 0,029 e ingrese el resultado en la columna 2.
Agregue las cantidades de la Columna 2 de 5a, 5b y 5c, e ingrese el total en 5d.Cálculo total de impuestos
- Para determinar la cantidad de impuestos que debe, agregue los totales de la Línea 3 (impuestos retenidos), la Línea 5d (total de la seguridad social y los impuestos a pagar de Medicare), y reste la línea 6d (exención de la Ley de Honorarios). Ingrese el total en la Línea 6e.
6. Ajustes
Línea 7a - Ajuste por fracciones de centavos.
Use el redondeo tradicional (menos de 1/2, redondee hacia abajo, mitad o más, redondee hacia arriba). Use signo negativo, no paréntesis, para disminuir.
Línea 7b - Reste cualquier seguro social o Medicare retenido del pago por enfermedad por terceros pagadores (compañías de seguros).
Línea 7c: reste los ajustes correspondientes a la parte no cobrada del empleado de los impuestos de la seguridad social y de Medicare en propinas, y en las primas de seguro de vida grupal pagadas para los ex empleados.
Línea 8 - totaliza estos ajustes (6e a 7c) y entra en la línea 8.
7. Depósitos totales
Línea 11: ingrese el total de todos los depósitos de impuesto a la nómina que realizó durante el trimestre.
8. Ajustes totales
Agregue la Línea 11 (depósitos totales), la Línea 12a (pagos de asistencia de primas de COBRA) y la Línea 12e (ajuste para el impuesto de la seguridad social sobre la asistencia de COBRA).
9. Saldo adeudado o en exceso
Si la Línea 10 (Impuestos totales) es mayor que la Línea 13 (depósitos totales con ajustes), ingrese el saldo adeudado en la Línea 14.
Si la Línea 10 (Impuestos totales) es menor que la Línea 13 (depósitos totales con ajustes), ingrese el monto del pago en exceso en la Línea 15. Puede aplicar el pago en exceso a la próxima devolución o solicitar un reembolso.
10. Página 2
Programa de depósito Debe proporcionar información sobre el cronograma de depósito de su nómina. Si es un depositante mensual, debe ingresar el pasivo por impuestos para cada mes del trimestre. Si es un depositante bisemanal, debe adjuntar el Anexo B (Formulario 941), que muestra la obligación tributaria por cada depósito bisemanal .
Responsabilidad fiscal Su obligación tributaria NO es sus depósitos para cada trimestre. Su obligación tributaria es el total de impuestos que adeuda en base a la nómina bruta de cada mes. Su obligación tributaria para el trimestre debe ser igual al total en la Línea 10.
11. Acerca de su negocio Responda las preguntas sobre su negocio, en las líneas 18 y 19, o déjelo en blanco si no se aplican.
La Parte 4 le pregunta si el IRS se puede comunicar con su tercero designado. Esta es la persona que preparó su Formulario 941 y que es responsable de preparar los impuestos sobre la nómina .
Debe firmar el formulario e ingresar la otra información en la Parte 5 antes de enviar el formulario.
Dónde y cuándo presentar el Formulario 941
El lugar donde presente el Formulario 941 depende de su estado y de si realizará o no un depósito con la presentación. O una lista completa de estados y direcciones de presentación.
Cuando debe presentar una solicitud : debe presentarla trimestralmente, antes de fin de mes después de cada trimestre:
- Para el trimestre que finaliza el 31 de marzo, el 30 de abril,
- Para el trimestre que finaliza el 30 de junio, el 31 de julio,
- Para el trimestre finalizado el 30 de septiembre, el 31 de octubre, y
- Para el trimestre finalizado el 31 de diciembre, el 31 de enero del año siguiente.
Consulte las Instrucciones del IRS Formulario 941 (PDF) para obtener información más detallada.
Vea estos consejos antes de presentarlos
- Verifique todos sus cálculos y los números que envía al IRS. Por ejemplo, el IRS tiene un registro de todos sus depósitos de impuesto a la nómina, por lo que si los montos que dice que depositó no coinciden con los depósitos que realizó, es posible que tenga un problema.
- Verifique el Formulario 941 para ver si hay errores. No intente corregir los errores que ya cometió en los depósitos; deberá enviar el Formulario 941-X para corregir este tipo de error.
Responda todas las preguntas o ingrese "N / A" o "No aplicable" o con un valor de "0". Nunca es una buena idea dejar espacios en blanco en este tipo de formulario. - Asegúrese de que todos sus números coincidan, particularmente el número de la deuda tributaria en la Línea 10 frente al total de la deuda tributaria en la Línea 17. Una discrepancia puede causar que su 941 sea rechazado o sujeto a multas.
- Asegúrese de poner el nombre de su compañía y la Identificación del Empleador (EIN) en la parte superior de la segunda página para propósitos de identificación.