Puede comenzar un negocio, haber contratado a su primer empleado, o está considerando tener empleados y preguntarse si debe procesar la nómina por su cuenta u obtener un servicio de procesamiento de nómina.
Mientras pesa las opciones para al procesar la nómina y lidiar con los impuestos sobre la nómina, es posible que le resulte útil considerar las tareas relacionadas con el procesamiento de la nómina de empleados y el pago e informe de los impuestos sobre la nómina.
Para esta discusión, suponga que todos sus empleados son contratistas regulares y no independientes.
Primero, algunas decisiones de nómina para hacer
Es posible que desee utilizar este artículo sobre cómo seleccionar opciones para procesar impuestos de nómina y nómina, para ayudarlo a tomar su decisión.
Antes de comenzar a procesar la nómina
Al contratar empleados, hay documentación que usted y ellos deben completar. Cada nuevo empleado debe tener nuevos formularios de contratación firmados y colocados en un archivo específico. Para ayudarlo a configurar la nómina, aquí hay una lista de verificación de las tareas que deben completarse y las decisiones que deben tomarse sobre cómo le pagará a los empleados.
Procesamiento de nómina
La nómina se procesa al final de cada período de nómina (ya sea semanal, quincenal, quincenal o mensual).
Su primera tarea es preparar un cheque de pago para cada empleado. Para hacer esto, debes:
- Calcule el salario bruto para el empleado, en función de si esta persona es asalariada o por hora.
- Tome deducciones para el impuesto federal sobre la renta (retención) , las deducciones de pago de la Seguridad Social y Medicare, la retención estatal y otras deducciones acordadas por el empleado.
Después de preparar los cheques
Una vez que haya realizado los cálculos del salario y haya preparado un cheque de pago para cada empleado, tendrá que completar otras tareas antes de que se complete el proceso de nómina para ese período de pago.
1. Debe calcular la cantidad que adeudará tanto para el empleador como para los empleados de los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) y apartar un monto igual a las porciones del empleado y del empleador de estos impuestos, que se pagarán más tarde, a través de la nómina depósitos de impuestos.
2. Debe reservar todas las retenciones para todos los empleados y apartar este total para pagarlo más tarde, a través de depósitos de impuesto a la nómina.
Hacer depósitos de impuesto a la nómina
Dependiendo del tamaño de su nómina, debe realizar depósitos de impuestos sobre la nómina al IRS en forma semestral o mensual para:
- los montos que retuvo al empleado para pagar los impuestos federales y estatales sobre la renta
- los montos que dedujo de los empleados pagan por la Seguridad Social y Medicare
- las cantidades que debe como empleador para la Seguridad Social y Medicare.
Puede hacer sus pagos de depósito de impuestos de nómina en el Formulario 8109 o usando el sistema de presentación electrónica del IRS (EFTPS) .
Otros depósitos de impuesto a la nómina
Además de la retención federal y los pagos de deducción de Seguro Social / Medicare, usted debe:
- Haga pagos para el impuesto federal de desempleo regularmente.
- Realice depósitos de impuestos sobre la nómina en su estado, y posiblemente en su localidad, además de los depósitos de impuestos federales sobre nómina.
Informes tributarios de nómina
Las empresas también deben presentar informes de impuestos sobre la nómina de forma periódica.
Debes:
- Presente un informe trimestral al IRS en el Formulario 94 1 que muestre el monto de su obligación tributaria por nómina y las cantidades que ha pagado en este pasivo durante el trimestre anterior.
- Presente un informe anual de impuestos de desempleo en el Formulario 944 al IRS que muestre el monto de su obligación tributaria de desempleo y los montos que ha pagado sobre este pasivo.
- Presentar otros informes estatales de desempleo y compensación laboral.
Mantener las tareas de nómina en línea recta
Para asegurarse de no perder ningún pago o informe de impuestos de nómina, configure un calendario de impuestos de nómina.