El formulario 941 del IRS es la declaración trimestral de impuestos federales del empleador. El formulario 941 debe presentarse cada trimestre por los empleadores, informando sobre los impuestos a los ingresos retenidos del pago a los empleados, los impuestos FICA ( impuestos de Seguridad Social y Medicare) retenidos a los empleados, y los impuestos FICA pagaderos por el empleador. El formulario 941 no es un formulario de pago; documenta tres cosas:
1. Los montos totales retenidos de los empleados pagan tanto por los impuestos FICA como por los impuestos federales sobre la renta del trimestre anterior,
2. Las cantidades pagaderas por el empleador por su participación en los impuestos FICA, y
3. Los montos ya depositados para estos impuestos sobre la nómina del trimestre anterior.
El formulario 941 debe enviarse al IRS dentro de los 30 días posteriores al final de cada trimestre.
Errores al completar el formulario 941
El tipo de error más común al completar el Formulario 941 es ingresar el monto incorrecto en una de las casillas. Según el IRS, estos errores pueden estar en cualquiera de los elementos de esta lista, que incluye:
Impuesto sobre la renta retenido de los salarios, propinas y otras compensaciones;
Salarios impositivos de la seguridad social;
Consejos tributarios de seguridad social;
Salarios y propinas imponibles de Medicare;
Los salarios y propinas imponibles están sujetos a retención adicional de impuestos de Medicare ; y
Créditos para pagos de asistencia de primas de COBRA (para la extensión de planes de atención médica para empleados despedidos)
Los errores en estos montos pueden generar informes y pagar demasiado (sobrefacturación) o informar y pagar muy poco (información insuficiente) al IRS.
Puede elegir (a) un ajuste, si no informó lo suficiente, o si informó menos y notificó en exceso, o (b) un reclamo, si informó en exceso. No puede usar un ajuste y un reclamo en el mismo formulario; debe usar formularios 941 por separado.
Cuándo presentar el Formulario 941
Como se indicó anteriormente, el Formulario 941 se entrega trimestralmente, al final del mes posterior al final de cada trimestre del año:
El Formulario 941 se paga trimestralmente, al final del mes siguiente al final del trimestre, en el siguiente calendario:
- Por ejemplo, para el primer trimestre del año, que finaliza el 31 de marzo, envíe antes del 30 de abril
- Para el segundo trimestre, que finaliza el 30 de junio, envíe antes del 31 de julio
- Para el tercer trimestre, que finaliza el 30 de septiembre, envíe antes del 31 de octubre
- Para el cuarto trimestre, que finaliza el 31 de diciembre, envíe antes del 31 de enero de 2016.
Si la fecha de vencimiento es un fin de semana o feriado, la fecha de vencimiento es el siguiente día hábil.
Cómo corregir errores en el Formulario 941
El IRS requiere que las empresas informen los errores del Formulario 941 en el Formulario 941X - Declaración Trimestral de Impuestos Federales ajustada o Reclamo de Reembolso. El Formulario 941X se relaciona línea por línea con el Formulario 941 (SP), la declaración trimestral de impuestos federales del empleador.
El Formulario 941X es un formulario independiente que se relaciona línea por línea con la declaración del impuesto sobre el empleo que está corrigiendo. Puede presentar el Formulario 941X en cualquier momento cuando descubra un error, en lugar de tener que esperar para presentarlo al final del trimestre con la próxima declaración de impuestos laborales.
Formulario 941X Descripción general
El Formulario 941X tiene cinco secciones.
La Sección 1 pregunta si este formulario es para una declaración ajustada o para un reclamo. (No puedes verificar ambos).
La Sección 2 tiene algunas preguntas para averiguar qué hizo, qué no hizo y más detalles sobre por qué está presentando este formulario.
La Sección 3 copia el formulario original 941 y le pide que corrija las secciones que se hicieron incorrectamente. Asegúrese de verificar sus cálculos al completar esta sección.
La Sección 4 solicita una explicación detallada de por qué estás haciendo estas correcciones.
La Sección 5 requiere su firma y la firma de un preparador pagado, si utilizó uno.
Algunas notas sobre cómo completar el formulario 941X
- Puede usar el formulario solo por un trimestre. Si informa más de un trimestre, debe usar un formulario por separado para cada trimestre.
- El proceso difiere si presenta menos de 90 días desde el vencimiento del período de limitaciones de crédito o reembolso para el Formulario 941, o más de 90 días a partir de esta fecha. Lea las Instrucciones (incluidas con el formulario) para obtener más información.
- Si su error afectó la retención de empleados, debe obtener el consentimiento por escrito de cada empleado afectado. Deberá certificar: "Tengo una declaración escrita de cada empleado que indica que él o ella no ha reclamado (o el reclamo fue rechazado) y no solicitará un reembolso o crédito por la sobre recolección". Si no puede encontrar a todos los empleados o no puede obtener el consentimiento por escrito de cada empleado, solo puede hacer cambios en la parte del empleador.
- La Parte 3 del formulario 941x sigue el esquema del Formulario 941. Para cada artículo, deberá incluir el monto total corregido, el monto informado anteriormente y la diferencia.
- Debe incluir una explicación detallada de cómo determinó sus correcciones.