El impulso original para estandarizar la comunicación en la industria de eventos
El intercambio de prácticas aceptadas de la CIC
APEX significa "Intercambio de prácticas aceptadas", una iniciativa del Convention Industry Council (CIC) que se lanzó para unir a toda la industria de reuniones, convenciones y exhibiciones para desarrollar e implementar estándares voluntarios para el software de planificación de eventos y otras herramientas. A pesar de su naturaleza voluntaria, fue un cambio de juego en la industria.
Más de 2,500 miembros de la industria en 60 ciudades en todo Estados Unidos y Canadá participaron en discusiones prácticas, y más de 350 profesionales de la industria participaron como voluntarios directos desde 2001. A través de la colaboración, los involucrados en APEX esperaban definir una industria aceptada prácticas, que definirían estándares para el software de planificación de eventos y otras herramientas. Esta iniciativa finalmente evolucionó hacia la creación de las herramientas de planificación de eventos APEX, que incluyen una serie de recursos para planificadores de eventos y el desarrollo continuo de un nuevo software de planificación de eventos.
Herramientas y recursos APEX
Ya en 2001, la iniciativa APEX fue el único esfuerzo cohesivo en toda la industria para desarrollar estándares para la herramienta de planificación de eventos. Eventualmente, condujo al desarrollo de herramientas, plantillas y pautas de mejores prácticas que muchos planificadores de eventos todavía usan de alguna forma en la actualidad. Todos los recursos están disponibles para su uso en línea o están disponibles para su descarga en formatos de Microsoft Word of PDF.
Las herramientas están disponibles de forma gratuita.
- El Glosario de la industria APEX en línea
Esta herramienta interactiva en línea es la referencia integral para la terminología, la jerga y los acrónimos utilizados en la industria de reuniones y eventos. Constituye un gran recurso para garantizar la coherencia de los términos y sigue demostrando ser una herramienta de capacitación útil para los nuevos empleados. - La plantilla ESG (guía de especificaciones de eventos)
Los planificadores de eventos solían usar el término "currículum" para referirse a las especificaciones de la reunión. El acrónimo ESG (que significa guía de especificaciones de eventos) reemplazó este término después del lanzamiento de APEX con una herramienta estandarizada para usar en la preparación y el intercambio de instrucciones completas y detalles para eventos de todos los tamaños. - APEX Housing & Registration
Estas prácticas aceptadas se desarrollaron para recopilar, informar y recuperar datos completos de vivienda y registro para reuniones, convenciones y otros eventos. También demostró ser un recurso para tratar problemas de vivienda, como proveedores de vivienda, problemas de internet, vivienda internacional y divulgación. - La plantilla PER (informe posterior al evento)
Reemplazando los viejos informes de "historial", el Informe posterior al evento o PER sigue siendo el formato aceptado por la industria de eventos y reuniones para recopilar, almacenar y compartir datos precisos y exhaustivos de informes posteriores a eventos sobre eventos de todo tipo (aunque existen nuevas versiones en varios programas).
- Solicitud de plantillas de propuesta (RFP)
Junto con un libro blanco publicado por el CIC junto con delegados de APEX y la Global Business Travel Association (GBTA), el CIC sigue brindando formatos de RFP estándar que abordan la información básica y necesidades únicas para una variedad de diferentes necesidades de RFP, incluyendo: audiovisuales, destino compañía de gestión, contratista de servicios, instalación única, transporte, programa de funciones y configuración de funciones. Estas plantillas hacen que sea más fácil solicitar la información correcta, comparar respuestas y tomar decisiones informadas.
Recursos de planificación de eventos y software
El objetivo de la iniciativa APEX del Convention Industry Council fue cambiar fundamentalmente la forma en que los profesionales se comunicaban en la industria de reuniones y eventos, desde planificadores de eventos hasta vendedores, proveedores, contratistas y otros profesionales de servicios de eventos.
Antes de APEX, sus directrices estandarizadas, mejores prácticas y, en última instancia, sus herramientas y recursos en línea, la comunicación era el principal desafío para los profesionales de la industria.
Mucho ha cambiado desde principios de la década de 2000. Mientras que la idea de APEX y estos objetivos comenzó ya en 1997, y la CIC se centró principalmente en la etapa conceptual desde el 2000-2004 esperando su lanzamiento hasta 2004 y 2005. Desde el lanzamiento de los estándares y herramientas APEX, muchos otros recursos y eventos el software de planificación se ha desarrollado, pero ninguna autoridad ha invalidado al CIC en la prescripción de los estándares de práctica de la industria.