W-4, I-9, solicitud de empleo, registro estatal y más
Su primera responsabilidad para el papeleo y las regulaciones para los nuevos empleados se produce inmediatamente después de la contratación. Antes de que el empleado comience a trabajar y reciba su primer cheque de pago , hay algunos formularios que debe completar el empleado. Estos formularios deben ser completados por cada empleado, de acuerdo con las leyes federales y estatales.
en la mayoría de los casos, no es necesario que devuelva los formularios a nadie, pero debe conservarlos. Cuando se completen estos formularios, debe guardarlos en un lugar específico, disponible para los empleados y otras personas que necesiten verlos. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. (Bajo la División de Salarios y Horas) tiene requisitos específicos para la nómina y los registros de personal que deben mantenerse en todos los empleados.
Las agencias federales, estatales y locales también pueden auditar los registros de sus empleados por una variedad de razones, por lo que es importante mantener registros.
01 - Formulario W-4 para la retención del impuesto federal sobre la renta
Todos los nuevos empleados deben completar el Formulario W-4 antes de recibir su primer cheque de pago. Este formulario incluye información sobre el estado civil, el número de dependientes y los montos de retención adicionales designados. Se usa para calcular la retención de impuestos federales sobre la renta. No tiene que guardar copias de todos los formularios W-4, solo el más reciente.
Los empleadores no deben dar consejos a los empleados sobre cómo completar este formulario, pero puede dirigirlos a un artículo del IRS que los ayude a completar este formulario.
Asegúrese de usar la versión más reciente del formulario W-4. La Ley de recortes y empleos fiscales de 2017 realizó cambios significativos en las tablas de retención y es posible que los empleados deseen cambiar su retención para evitar que se les retiren demasiados impuestos de sus cheques de pago. Debe utilizar el formulario 2018 W-4 para nuevos empleados y para los empleados que deseen realizar cambios en su formulario.
Los empleados pueden cambiar su formulario W-4 con la frecuencia que deseen. Por ejemplo, un empleado puede recibir un bono y desea cambiar la retención. Es su responsabilidad como empleador seguir el último cambio y asegurarse de que los cheques de los empleados reflejen los deseos del empleado para la retención.
02 - Formulario I-9 y E-Verify System for Employment Eligibility
Como empleador, debe documentar la elegibilidad de los nuevos empleados para trabajar en los EE. UU. El documento que debe utilizar es Formulario I-9 , Verificación de elegibilidad de empleo, que debe completar cada nuevo empleado. El nuevo empleado debe proporcionar documentación de (a) identidad y (b) elegibilidad laboral.
Hay dos pasos para el proceso I-9. Primero, el empleado completa el formulario y establece qué documentos de identidad y de elegibilidad se utilizarán. Entonces, usted como empleador debe mirar esos documentos y asegurarse de que sean adecuados y apropiados.
Debe mantener este formulario en el registro del empleado, pero no es necesario que se lo envíe a nadie. Si un funcionario de inmigración llega a su empresa o desea inspeccionar los documentos de sus empleados, el formulario es su prueba de que usted verificó la elegibilidad para el trabajo del empleado.
Los empleadores más grandes (con muchos empleados) pueden inscribirse en el sistema E-Verify y usarlo para verificar la elegibilidad de los nuevos empleados para trabajar en los EE. UU. El sistema usa la información del Formulario I-9 para comparar con las bases de datos federales.
03 - Formulario de solicitud de empleo
Cada empleado nuevo debe completar un formulario de solicitud de empleo, incluso si esta persona ya presentó un currículum para el trabajo. El formulario de solicitud de empleo contiene información sobre el nuevo empleado que se puede verificar, como empleadores anteriores y educación. También incluye varias declaraciones que el solicitante debe firmar.
Una declaración en el formulario de solicitud atestigua que la información en la solicitud es verdadera y correcta, mientras que otras declaraciones permiten que el empleador lleve a cabo verificaciones de referencia y verificaciones de antecedentes.
Tener un formulario de solicitud para cada empleado lo protege como empleador de un solicitante que realiza reclamos fraudulentos, y le permite tomar medidas si el formulario de solicitud no es exacto.
04 - Retención y registro estatal
Los empleadores deben registrar nuevos empleados con el sistema de notificación de nuevos empleados de su estado; este registro le permite al estado cobrar los pagos de manutención infantil de estos empleados. Una lista de los sistemas de notificación del estado se incluye en este artículo.
Cada estado que recauda impuestos a la renta tiene requisitos para que los empleadores informen y paguen esos impuestos. Póngase en contacto con el departamento de ingresos de su estado (o su equivalente) para obtener información sobre cómo registrarse como empleador en el estado. Esta agencia estatal también le dará información sobre cómo retener formularios y requisitos para informar y pagar cantidades retenidas.
Para los estados que tienen un impuesto sobre la renta, deberá deducir estos impuestos de los cheques de pago de los empleados y enviar los impuestos retenidos a la agencia estatal correspondiente.
05 - Una lista de verificación para contratar nuevos empleados
Aquí hay una lista de verificación de 12 pasos de nuevos procesos de contratación, para que no se olvide de nada. Incluye obtener un número de identificación de empleador (un número de identificación patronal federal) registrarse en el IRS para informes y pagos de impuestos, y registrarse en la entidad tributaria de su estado (si se requiere un impuesto estatal sobre la renta). Otros registros y requisitos también se enumeran.
06 - One More Thing - Su manual del empleado
Si su empresa tiene varios empleados, debe tener un manual para empleados o un manual de políticas y procedimientos. Un manual puede incluir descripciones y beneficios del proceso de trabajo además de las políticas y procedimientos.) Todos los empleados nuevos deben recibir una copia de este manual y deben firmar que lo han leído y entendido.
El manual del empleado se convierte en un documento legalmente vinculante para usted y sus empleados. Hacer que los empleados lean el manual del empleado puede ayudar a prevenir empleados descontentos, expectativas incumplidas y posibles demandas judiciales.