En la mayoría de los estados, el mayor número de reclamos de los consumidores, sanciones por comisiones y suspensiones de licencias y revocaciones están relacionados con la administración de propiedades . No es que esos licenciatarios que hacen gestión de propiedades son tontos.
Es que es un negocio muy intensivo en transacciones. Mientras que un agente promedio podría hacer una docena de transacciones de venta al año con un acuerdo de compra y documentos relacionados, el administrador de la propiedad promedio podría hacer cientos de transacciones más pequeñas.
El hecho de que sean más pequeños no hace que esas transacciones sean menos importantes y no reduce el riesgo que implica hacerlas. Como administrador de la propiedad, usted está contratando a un propietario para comercializar y alquilar su propiedad, cobrar las rentas y remitirlas al propietario, y administrar la propiedad, desde el mantenimiento hasta la aplicación de las normas del inquilino.
Al hacer esto, realiza transacciones con propietarios, inquilinos, empresas de reparación, medios publicitarios, contratistas y otros. Todas y cada una de estas transacciones presentan algunos riesgos en su negocio. No es necesariamente mucho riesgo en cada caso, pero es acumulativo.
Las funciones financieras son, con mucho, las más probables de crear problemas para el intermediario.
Las funciones financieras implican:
- la función de mercadotecnia y financiera requiere registros de gastos e ingresos, así como registros de impuestos, facturas publicitarias y más,
- la administración del inquilino involucra registros de todas sus solicitudes, historial de pagos de alquiler y violaciones de reglas, y
- el mantenimiento y las reparaciones de las instalaciones requieren programas de mantenimiento, registros de reparaciones para la garantía y registros de empleados y subcontratistas.
El componente de gestión de riesgos es, por supuesto, muy importante. Un gran desastre puede amenazar económicamente la supervivencia de la propiedad. Los registros guardados son parte de esto, ya que cualquier acción legal tomada por otros puede frustrarse si existen registros detallados que refuten sus reclamos.
Una parte de la gestión del riesgo es la determinación del riesgo frente a la recompensa. Un buen ejemplo es un jacuzzi o una piscina en la propiedad. El administrador de la propiedad y el propietario deben equilibrar el valor del grupo con los riesgos incurridos. Cuando se identifica un riesgo como este, hay tres formas de abordarlo:
1. Evitación : se puede tomar la decisión de eliminar el jacuzzi o la piscina, ya que el ingreso adicional por alquiler no vale el costo del seguro o los riesgos involucrados.
2. Control : si se retiene la bañera de hidromasaje, quizás se instale una cerradura codificada y una cerca para mantener alejados a los niños más pequeños.
3. Transferencia de riesgos : la forma más frecuente de enfrentar el riesgo es comprar un seguro para transferir el riesgo a la aseguradora.
El administrador de propiedades exitoso planificará los problemas, conservará excelentes archivos y registros de cada actividad y evaluará continuamente estas funciones para determinar si es necesario realizar cambios.
Documentos y correo electrónico
En muchos estados, solo está obligado a mantener registros de transacciones durante seis años.
Sin embargo, es aconsejable mantenerlos más tiempo, especialmente si puede hacerlo en formato electrónico. Puede apostar que si alguna de las partes puede tener un reclamo, alguien que quiera demandarlo por algo hace seis años y diez días todavía tendrá sus copias de documentos. Es mucho más difícil defender su caso si ya ha destruido sus copias.
Cuando se trata de correo electrónico, cualquier acción judicial que implique un préstamo con garantía federal (prácticamente todas nuestras ofertas residenciales) puede obligarlo a producir correos electrónicos relacionados con la transacción y las comunicaciones con su cliente / cliente. Existen numerosas formas y productos de software para guardar correos electrónicos relacionados, pero lea algunos de los artículos aquí sobre Evernote, una solución por muchas razones. A continuación, le indicamos cómo manejar el correo electrónico usando Evernote y sus archivos de Gmail.
Modifique para que se ajuste a su solución de correo electrónico.
- Configure el reenvío automático en Gmail de cada correo electrónico desde o hacia su cliente / cliente.
- Entran en un cuaderno en Evernote para la transacción.
- Un par de semanas después del cierre, obtenga todos los correos electrónicos en Evernote e imprímalos en orden cronológico en un archivo PDF.
Dado que los archivos PDF se pueden buscar, puede obtener rápidamente cualquier correo electrónico que alguien desee con palabras clave. Funciona bastante bien.