De minimis en beneficios para empleados
El término d minimis generalmente se usa para describir algo que es demasiado pequeño o insignificante para ser considerado, algo sin importancia. el término proviene de una frase latina, " de minimis non curat lex ", que significa básicamente que la ley no se ocupa de asuntos triviales. Este término tiene varios significados en diferentes áreas de negocios. (Tenga en cuenta la ortografía de este término. No se escribe, como podría pensar, "de minimus" pero es " de minimis ").
En la ley, de minimis se refiere a algo que es demasiado pequeño para preocuparse. Por ejemplo, en una demanda por una cuenta de $ 1 millón, un error de $ 10 sería de minimis.
¿Por qué es importante el concepto de minimis para los impuestos a las empresas?
En los impuestos a las empresas, el concepto de minimis es importante en los beneficios para empleados, en los impuestos a las ganancias de capital y en otras áreas de impuestos comerciales. Un pequeño beneficio puede no estar sujeto a impuestos; la cantidad varía según el caso.
¿Qué significa de minimis para los beneficios del empleado?
El IRS dice que un beneficio de minimis es:
... cualquier propiedad o servicio que brinde a un empleado que tenga tan poco valor (teniendo en cuenta la frecuencia con la que brinda beneficios similares a sus empleados) que justificarlo sería poco razonable o administrativamente impráctico
Los beneficios que un empleador brinda a un empleado son imponibles como ingreso para el empleado. Pero un beneficio de minimis no es imponible para el empleado como ingreso.
Desde un punto de vista fiscal, un beneficio de minimis es una pequeña cantidad de un beneficio para empleados, y el IRS dice que estas pequeñas cantidades no están sujetas a impuestos. En otras palabras, si el beneficio es de minimis , no es imponible para el empleado. Si no es de minimis , es gravable para el empleado, al igual que otros beneficios para empleados.
Ejemplos de beneficios para empleados que podrían ser de minimis
Los ejemplos a continuación dan una idea de lo que se considera de minimis . En algunos casos, es porque la cantidad es pequeña (como el turno de vacaciones), y en otros casos, es muy difícil separar el uso personal de los empleados del uso comercial (como la copiadora de oficina).
El IRS proporciona algunos ejemplos de premios de minimis que pueden excluirse de los impuestos para los empleados:
- Pavos o jamones de vacaciones
- Flores, placas o tazas de café para ocasiones especiales
- Un reloj de oro al jubilarse
- Estacionamiento para un empleado del mes, si la cantidad no supera ciertos límites.
- Cenas de premios ocasionales o cenas de vacaciones para empleados e invitados.
- Otras comidas que podrían considerarse de minimis serían el café y las rosquillas en una reunión del personal o comidas ocasionales proporcionadas a los empleados que deben trabajar horas extras .
- Entradas ocasionales a eventos deportivos o teatrales (uso de la caja de la compañía en un juego de hockey o baloncesto, por ejemplo)
- Permitir que los empleados usen la copiadora de oficina ocasionalmente, si usted (el empleador) puede demostrar que se está usando al menos un 85% para fines comerciales
- Seguro de vida colectivo a término por debajo de $ 2000,
- Tarifas de transporte ocasionales (como un pase de autobús o boleto de estacionamiento) que proporciona a los empleados.
Qué NO son Beneficios De Minimis
Los siguientes son nunca de minimis, de acuerdo con el IRS :
- Efectivo, incluidos los equivalentes de efectivo, como tarjetas de regalo, a excepción de dinero de comida poco frecuente para permitir el trabajo de horas extraordinarias
- Uso del apartamento del empleador, casa de vacaciones, barco o avión
- Uso en el trayecto del vehículo del empleador más de una vez al mes
- Membresía en un club de campo o instalación deportiva
Observe también el uso de la palabra "ocasional" en la lista de beneficios de minimis anterior. Si se proporciona un beneficio de forma rutinaria, casi nunca es de minimis.
Beneficios De Minimis y teléfonos celulares
El IRS considera que los teléfonos celulares proporcionados por el empleador son de minimis si no son parte de la compensación de la compañía para el empleado y si se proporcionan por "motivos comerciales sustanciales". Algunos ejemplos son:
- Si el empleador necesita ponerse en contacto con el empleado en todo momento para emergencias relacionadas con el trabajo (por ejemplo, para un gerente del centro de datos)
- Si el empleado necesita hablar con clientes fuera de la oficina (en un puesto de ventas, por ejemplo),
- O si el empleado necesita ponerse en contacto con gente de negocios en otras zonas horarias en momentos en que la oficina del empleado está cerrada (un gerente comercial internacional que necesita hablar con empleados o clientes en Tokio, por ejemplo).
Una excepción a la regla De Minimis - Empleados altamente compensados
Al igual que otros impuestos, la regla de minimis debe aplicarse de manera justa. No puede tratar como mínimo las comidas que la empresa proporciona en un establecimiento del empleador a empleados de alto nivel si el mismo beneficio no está disponible para todos los empleados, o para un grupo de empleados dentro del cual los empleados de alto nivel son parte.
Por ejemplo, si tiene un comedor especial para ejecutivos y ningún comedor (o ningún comedor similar) para otros empleados, no puede afirmar que el comedor ejecutivo fue de minimis . Si no es de minimis , es imponible para los ejecutivos. El IRS tiene un lenguaje que explica lo que significa "empleados con una remuneración elevada" en este caso.
Registros para demostrar los beneficios de Minimis
Siempre es difícil probar un negativo. Mantenga un excelente registro de los momentos en que proporciona pequeños beneficios a los empleados, explicando el objetivo comercial y la fecha y la hora. Mostrar que siempre mantiene buenos registros lo ayudará a defender el uso de minimis en una auditoría tributaria.
Otros ejemplos de una regla de minimis en otras áreas fiscales y legales
La Ley PATH 2015 brinda protección contra multas y sanciones para los contribuyentes comerciales por errores de minimis (menos de $ 100) en declaraciones de información.
En otro ejemplo, en el Formulario 1099-S, Ingresos de transacciones inmobiliarias, una transferencia de menos de $ 600 se considera de minimis .
Los límites de minimis se consideran en el impuesto a las ganancias de capital en la compra de bonos.
En la ley de derechos de autor, de minimis se usa para determinar si un trabajo está dentro de los límites del uso justo. Una pequeña cantidad de un trabajo puede usarse sin permiso; la cantidad considerada de minimis varía según el caso.