No pase por alto esta herramienta invaluable para el éxito del evento
Si recién está empezando en el negocio de planificación de eventos o es un experimentado planificador de eventos, es probable que esté familiarizado con una lista de planificación de eventos o al menos haya escuchado mencionarlo durante un curso de planificación de eventos o una reunión de la industria. Hay una razón para eso. Una lista de verificación de planificación de eventos es la mejor amiga de un planificador, una herramienta invaluable para gestionar con éxito sus eventos.
Nota: una lista de verificación de planificación de eventos también se conoce como un cronograma de trabajos o una ruta crítica.
La planificación de eventos tiene que ver con la planificación. Incluso la idea de evento más creativa fracasará si no está bien planificada y ejecutada. Aquí es donde entra en juego una lista de verificación de eventos. Es su guía para mantenerse organizado y en adelante o antes de lo previsto al hacer malabares con la gran cantidad de responsabilidades y detalles variados para planificar un evento exitoso. Y es particularmente útil cuando se administran múltiples eventos. Olvidarse de una tarea pequeña o quedarse atrás en una fecha límite puede resultar en un efecto dominó: otros aspectos aparentemente no relacionados de su evento pueden comenzar a desmoronarse, uno por uno.
Así que no confíe en su memoria, notas adhesivas o garabatos en su libreta para que su negocio de planificación de eventos funcione sin problemas. Aprenda a armar una lista de verificación efectiva de planificación de eventos y pronto se convertirá en su nuevo mejor amigo.
Antes de que empieces
Para comenzar, quite algo de tiempo de su agenda para enfocarse en el evento que está planeando.
A continuación, limpia tu mente. Seriamente. Sin mirar el teléfono ni responder un correo electrónico. Necesita visualizar este evento de principio a fin sin interrupción o distracción para que pueda planificar con eficacia todas las tareas que se deben completar.
Prepararse
Piense en el evento que está planificando y anote todos los detalles que se confirman: nombre del cliente e información de contacto, fecha del evento, ubicación, número de asistentes, etc.
Saque un calendario y marque la fecha del evento en este calendario en negrita. Reúna cualquier otro material relevante, fotos del lugar, lista de empresas de catering para contactar, que son parte de este evento.
Dar marcha atrás
La forma de comenzar a escribir una lista de verificación de planificación de eventos es trabajar hacia atrás.
Los invitados experimentan un evento como una reunión de un día o de varios días con todo lo que sucede a la vez. Como una actuación en vivo que aparece en el escenario y se ejecuta maravillosamente. Los planificadores de eventos ven los eventos como una serie de eventos más pequeños que encajan como piezas de un rompecabezas para culminar en el evento final. Entonces, como planificadores, comenzamos por el principio. Que es varias semanas o meses antes de que ocurra un evento real.
Comience al principio
Cuando decida por dónde empezar a escribir su lista de verificación de planificación de eventos, piense en sentar una base sólida para su evento. Antes de seleccionar combinaciones de colores y ordenar flores, debe abordar los conceptos básicos. Desde la firma de contratos hasta la negociación de un bloque de habitaciones, todo debe estar escrito en su lista de verificación, sin importar cuán grande o pequeño sea. La clave es primero ocuparse de cualquier tarea que se pueda completar con anticipación para permitir más tiempo en su agenda para aquellos elementos pendientes que ocurren más cerca de la fecha del evento.
Algunos ejemplos de elementos para incluir en su lista de verificación del planificador de eventos:
- Firmar contratos (con el cliente, sede, proveedores, etc.).
- Confirme la fecha y la hora con el lugar
- Contrate entretenimiento (banda, altavoz, etc.)
- Bloque de hotel seguro
- Invitaciones por correo
- Seleccione el menú
- Contratar personal de espera
- Confirma el número de invitados
- Paseo por el sitio
- Confirmar la configuración de la sala
Permitir tiempo extra
Con cada elemento en su lista de verificación de eventos, agregue tiempo adicional. Si la fecha para enviar las invitaciones es el 15 de marzo, ponga un elemento en su lista para que las invitaciones estén listas para enviarse por correo el 8 de marzo, una semana antes. Eso te da algo de tiempo extra si algo sale mal con las invitaciones o si estás retrasado por otro motivo.
Incluye recordatorios en tu lista de verificación
No es suficiente escribir "firmar un contrato con la empresa de catering" en su lista de verificación y luego marcar la casilla cuando esté completo.
Deberá asegurarse de que el proveedor haya recibido una copia del contrato y le haya devuelto una copia firmada también. Por lo tanto, para cada artículo grande que agregue a su lista de verificación, incluya un recordatorio. Por ejemplo, "Seguimiento con servicio de restauración: contrato". Agregue otro recordatorio posterior que diga "Recibido contrato firmado del servicio de catering". No es raro abordar una tarea y considerarla hecha cuando realmente solo se completó de su lado.