Permitir que su empresa continúe tratando a los trabajadores como contratistas independientes
El IRS supervisa de cerca a las empresas para asegurarse de que no están incorrectamente clasificando incorrectamente a los trabajadores como contratistas independientes en lugar de empleados . Los contratistas independientes no tienen impuestos sobre el trabajo retenidos y no se pagan otros impuestos por los contratistas que son pagados por los empleados.
Si tratas incorrectamente a los trabajadores como contratistas independientes y el IRS determina que son empleados, podría costarle dinero a tu negocio en multas y multas por el pago insuficiente de impuestos sobre el empleo .
Hay una excepción a esta regla. Es posible que su empresa cumpla con requisitos especiales para evitar clasificar a los trabajadores como empleados y pagar impuestos sobre el empleo en sus salarios. Este alivio se analiza en la Sección 530 del Código de Rentas Internas.
El alivio de la Sección 530 es un ejemplo de una disposición de puerto seguro bajo algunas leyes federales. Una disposición de puerto seguro permite la protección de la responsabilidad o el pago si la persona o empresa puede mostrar un esfuerzo de buena fe para cumplir con la ley. Por lo general, esto significa el cumplimiento de requisitos específicos.
Qué sucede si un empleador no clasifica correctamente a los trabajadores
Digamos que la Compañía C tiene algunos trabajadores que consideraban contratistas independientes. Durante dos años, la compañía no retuvo los impuestos federales a la renta de estos trabajadores y no dedujo los impuestos FICA (para la Seguridad Social y Medicare) de los pagos a estas personas.
El IRS llegó a la empresa y determinó que los trabajadores deberían haber sido tratados como empleados. Dado que no se retuvieron impuestos FICA por ese período de dos años, la compañía podría haber sido responsable de esos pagos, más multas y sanciones.
Cómo funciona la protección de la Sección 530
La Sección 530 del Código de Rentas Internas (PDF) discute "Controversias que involucran si las personas son empleados con propósitos de impuestos sobre el empleo". Las disposiciones de la Sección 530 permiten que una empresa evite pagar impuestos sobre el empleo si la empresa trata a los trabajadores como contratistas independientes, pero el IRS dice que son empleados.
La Sección 530 estableció un puerto seguro para los empleadores. Esto significa que una empresa puede no ser responsable de los impuestos sobre el empleo, como en el ejemplo anterior. Si la empresa puede demostrar que tenía una base razonable para tratar a los trabajadores como contratistas independientes, los impuestos, multas y sanciones pueden no aplicarse.
Sección 530 Requisitos de socorro
Los requisitos de alivio de la Sección 530 (PDF) enumeran tres requisitos para recibir una exención de puerto seguro. Los tres deben estar presentes:
1. Bases razonables. Su empresa debe tener una base razonable para no tratar a los trabajadores como empleados. Esta base razonable podría ser establecida por:
- Un caso judicial relacionado o fallo del IRS.
- Una auditoría previa del IRS que incluyó un examen de los impuestos de empleo en un momento en que usted trató a trabajadores similares como contratistas independientes y que no resultó en la reclasificación de estos trabajadores por parte del IRS.
- Puede demostrar que un segmento importante de su industria ha tratado a trabajadores similares como contratistas independientes,
- Usted confió en alguna otra base razonable, como el asesoramiento de un abogado o contador comercial que conocía los hechos sobre su negocio.
Consistencia Sustantiva. Además, usted y cualquier empleador predecesor deben haber tratado a los trabajadores y a cualquier trabajador similar SÓLO como contratistas independientes.
Si trató a trabajadores similares como empleados, este alivio no está disponible.
Informes de coherencia. Finalmente, su empresa debe en todo momento haber presentado todas las declaraciones de impuestos federales consistentes con su tratamiento de los trabajadores como contratistas independientes y no como empleados. Este tratamiento incluiría dar a los trabajadores el Formulario 1099-MISC como resúmenes salariales anuales, y no en ningún momento W-2. (Lea más sobre la diferencia entre el Formulario 1099-MISC y el Formulario W-2 ). El alivio no está disponible para ningún año y para los trabajadores para quienes no presentó las declaraciones de información requeridas.
Un ejemplo
Para continuar con el ejemplo anterior, la Compañía C:
- Puede demostrar que tratar a los trabajadores como contratistas independientes era un estándar de la industria (Base razonable)
- Trató a todos los trabajadores similares como contratistas independientes (consistencia sustancial), y
- Constantemente preparó formularios 1099-MISC cada año para todos los trabajadores en este caso (Consistencia de informes).
Otra posibilidad para determinar el estado del trabajador
Si no está seguro si está tratando correctamente a los trabajadores como contratistas independientes, puede solicitar una determinación al IRS. Use el Formulario SS-8 del IRS para solicitar una determinación del IRS. El formulario lo lleva a través de una serie de preguntas sobre su relación con los trabajadores. El IRS revisa la situación y emite una determinación. El IRS dice que una revisión SS-8 no está conectada a una evaluación de la Sección 530; estos son dos procesos separados.