El IRS dice que cualquier beneficio o pago proporcionado a los ejecutivos que no se proporciona a otros empleados puede estar sujeto a impuestos para el empleado.
Al revisar esta lista de beneficios complementarios no monetarios, se discuten dos factores:
- Si el beneficio es o puede ser deducible para el empleador como un gasto comercial. Para ser deducible, debe poder demostrar al IRS que el gasto fue "ordinario y necesario" para el negocio.
- Si el beneficio es imponible como compensación (remuneración) al empleado.
Si un beneficio es imponible para el empleado, el valor es la cantidad que el empleado tendría que pagar por este beneficio en una transacción libre.
Cajas en el lugar deportivo
Si una empresa compra o alquila un palco o caja de lujo en un lugar deportivo, la compañía no puede deducir más que el precio de la misma cantidad de asientos regulares en ese lugar. Otros gastos asociados (catering, por ejemplo) deben ser "ordinarios y necesarios" para que el negocio sea deducible como gastos de entretenimiento .
Una caja comprada o arrendada para el beneficio de un ejecutivo específico puede ser un ingreso imponible.
Premios / Bonos
Los premios o bonos se consideran una compensación. Tenga cuidado al proporcionar pagos no en efectivo "en nombre de" ejecutivos. Si estos pagos parecen ser personales, no son deducibles para la empresa y son gravables para el ejecutivo.
Membresías del club o cuotas del club
Las membresías de clubes o cuotas de club de todo tipo no son deducibles a menos que tengan un objetivo comercial específico (un grupo de comercio, por ejemplo). Esto incluye clubes sociales, deportivos, deportivos, de almuerzos, aerolíneas y hoteles. El propósito del club ("relacionado con el negocio") no es el nombre que controla. Si el costo es deducible, es un ingreso imponible para el ejecutivo.
Tarjetas de crédito de la compañía
Muchas compañías permiten que los empleados usen tarjetas de crédito para comprar artículos para la compañía. Algunas compañías emiten tarjetas de crédito a ejecutivos y pagan las facturas sin requerir que el ejecutivo demuestre un objetivo comercial. Los gastos personales pagados a través de estas tarjetas de crédito a los ejecutivos se consideran beneficios marginales imponibles y no se pueden deducir como gastos comerciales.
Comedor ejecutivo
Las comidas suministradas en las instalaciones del empleador y para la conveniencia del empleador pueden ser excluidas de los ingresos del ejecutivo si el costo cumple con la prueba de "margen mínimo" que se excluirá de los ingresos del empleado.
Préstamos a ejecutivos
El IRS asumirá que un préstamo a un ejecutivo es realmente una compensación a menos que se pueda demostrar que el préstamo es de buena fe. Los factores que muestran que un préstamo es de buena fe son (1) la existencia de un pagaré, (2) pagos en efectivo en un cronograma específico, (3) cargos por intereses y (4) seguridad.
El préstamo debe figurar como una cuenta por cobrar en los libros de la compañía, y la tasa de interés debe ser a tasa de mercado. Los préstamos personales a los funcionarios y directores de empresas públicas están prohibidos por la Ley Sarbanes-Oxley de 2002.
Descuentos
Los descuentos en la propiedad o en los servicios prestados a los clientes se deben proporcionar a todos los empleados de manera no discriminatoria. El IRS no permite descuentos de compañías para directores y contratistas independientes . No está claro en este artículo del IRS si estos descuentos son gravables para los empleados o si el valor de estos descuentos es un gasto comercial deducible para los empleadores.
Seguro de vida para cónyuge / dependiente
El valor del cónyuge o seguro de vida dependiente debe incluirse en los ingresos del ejecutivo. Como no existe un objetivo comercial para este beneficio, probablemente no sea deducible para la compañía.
Transporte / automóvil para el uso del empleado
Si un empleador proporciona un automóvil u otro vehículo para el uso de un ejecutivo, la cantidad puede excluirse de los ingresos hasta la cantidad que sería admisible como un gasto comercial deducible si el ejecutivo pagó por su uso. El uso personal del ejecutivo del vehículo está sujeto a impuestos.
Estacionamiento pagado por el empleador
Los pases de estacionamiento y tránsito no son gravables para el empleado si no se exceden los límites mensuales específicos. Consulte con su asesor fiscal .
Uso del empleado de la propiedad listada
Propiedad listada como computadoras portátiles y teléfonos celulares. Si proporciona una computadora portátil para un ejecutivo, mantenga registros detallados para establecer el uso comercial de las computadoras que se pueden llevar a casa o que los ejecutivos conservan en su casa. No hay excepciones de mantenimiento de registros como "no uso personal" disponible para computadoras.
Los teléfonos celulares y teléfonos para automóviles provistos a los ejecutivos también pueden ser excluidos de los ingresos de un ejecutivo si se mantienen registros detallados que muestren la documentación del uso comercial para la compra y la operación.
Reubicación
Los gastos de reubicación pagados por los empleadores generalmente se consideran ingresos gravables para los empleados. Solo se pueden deducir los costos de mudanza de pertenencias personales y viajes a la nueva ubicación . Los costos tales como comidas y alojamiento en cuartos temporales no son deducibles. Además, otros costos pagados por el empleador, tales como honorarios de corretaje, impuestos a la propiedad, seguro, gastos de reparación y reembolso por pérdidas con respecto a la venta del hogar anterior se incluyen en los ingresos brutos del empleado.
Vacaciones
Si paga por unas vacaciones para un ejecutivo (hoteles, pasajes aéreos y otros gastos), el valor de las vacaciones se considera personal y debe incluirse en los ingresos brutos del ejecutivo. El valor tampoco es deducible para el empleador como un gasto comercial.
Cónyuge / dependiente / otro viaje individual con un ejecutivo
Los pagos de un cónyuge, dependiente u otras personas para viajar con un ejecutivo no son gastos comerciales deducibles a menos que (a) el individuo sea un empleado, (b) el viaje del individuo sea para fines comerciales de buena fe, y (c) el los gastos serían deducibles por el individuo. Para justificar estas excepciones, mantenga buenos registros sobre el propósito del viaje y la cantidad de tiempo invertido por este individuo en fines comerciales.
Planificación financiera, gestión de patrimonio
La planificación financiera o los servicios de administración de patrimonio proporcionados a los ejecutivos se consideran beneficios marginales imponibles. Es dudoso que califiquen como gastos comerciales deducibles.
Servicios de planificación de jubilación calificados
Si tiene un plan de jubilación calificado, puede proporcionar a los empleados servicios de planificación de jubilación; estos servicios no se consideran ingresos para los empleados. Su compañía no puede discriminar a favor de ejecutivos altamente compensados en la prestación de estos servicios.