Intentar hacer un seguimiento del uso comercial y personal de la propiedad enumerada es difícil. Hasta que el IRS descubra una forma mejor de hacerlo, debe continuar manteniendo registros detallados del uso de computadoras por parte de los empleados, autos proporcionados por la compañía y otras propiedades listadas, si desea deducir estos costos como gastos comerciales.
¿Qué es una propiedad listada?
La propiedad listada es una propiedad que usan los empleados o los propietarios en un negocio que también puede usarse para fines personales. Los tipos de propiedades enumeradas incluyen:
- Automóviles de pasajeros que pesen 6.000 libras o menos
- Otra propiedad utilizada para el transporte, como una motocicleta o un bote
- Propiedad generalmente utilizada para entretenimiento, recreación o diversión, incluidas cámaras digitales y equipos de grabación de video
- Computadoras y periféricos relacionados
A partir del 1 de enero de 2010, los teléfonos celulares y otros dispositivos similares de telecomunicaciones personales ya no se consideran "propiedad listada".
¿Qué evidencia se necesita para deducir la propiedad catalogada como gasto comercial?
El IRS dice que los costos asociados con el uso de la propiedad listada no son deducibles como gastos comerciales a menos que el contribuyente tenga evidencia suficiente para demostrar el monto del gasto y su uso en el negocio. Es decir, debe probar la fecha del gasto o uso del artículo de la propiedad enumerado y su propósito comercial.
Además, debe poder demostrar que la persona que usa la propiedad tiene una relación comercial con usted como propietario de la empresa. Es decir, la persona que usa la propiedad debe ser su empleado o un trabajador por contrato .
Además, debe probar cada elemento de uso por separado para cada uso de propiedad comercial, específicamente:
- La cantidad de "cada gasto por separado con respecto a un artículo de la propiedad listada" (por el IRS), como el costo de compra, y
- la cantidad de cada uso comercial "en función de la medida adecuada (es decir, el tiempo) y la cantidad de uso total de la propiedad enumerada para el período imponible". En otras palabras, cuánto del uso fue para los negocios y cuánto para los personales.
Prueba de uso predominante
Debido a que la propiedad listada se puede usar para fines personales, si desea depreciar esta propiedad o deducir gastos por el uso de la propiedad, debe justificar el uso comercial de la propiedad.
La prueba de uso predominante dice que el activo debe ser utilizado predominantemente (más del 50%) para fines comerciales. Si más del 50 por ciento del uso total del activo está relacionado con su comercio o negocio, el activo se considera un activo comercial y el uso comercial de ese activo puede depreciarse. Si el activo cumple con la "prueba de uso predominante", los gastos relacionados con el uso del activo relacionado con el uso comercial pueden deducirse.
Propiedad listada en un negocio local
El IRS supone que el equipo comercial en un negocio que no es el hogar se utiliza principalmente con fines comerciales. Pero tal equipo en un negocio basado en el hogar -computadoras , periféricos y teléfonos celulares , por ejemplo- puede usarse para negocios personales.
En un negocio familiar, es más importante mantener buenos registros en todas las propiedades listadas y asegurarse de que pueda probar el uso comercial de esa propiedad.
Uso del empleado de la propiedad registrada
Veremos dos circunstancias aquí: (a) Si la empresa compra los bienes enumerados utilizados por los empleados, y (b) si un empleado usa su propia propiedad listada para su negocio.
R. Si paga por la propiedad utilizada por un empleado y el uso es para fines comerciales, el IRS considera que el cargo es un "beneficio adicional" . Como tal, no es gravable para el empleado y es deducible. por usted como un gasto comercial.
Si paga por la propiedad y el uso es por un gasto personal, el cargo se considera personal. No es deducible por usted como un gasto comercial y es gravable para el empleado. El IRS establece específicamente: "el valor justo de mercado de dicho uso puede incluirse en el ingreso bruto del empleado".
B. Si el empleado usa su propia propiedad listada (o propiedad listada alquilada por un empleado) en la prestación de servicios como empleado, este uso no es de uso comercial a menos que cumpla con estos dos criterios:
- Deducción para empleados
Los empleados pueden deducir la propiedad listada en sus declaraciones de impuestos personales solo si (1) es para la conveniencia del empleador, o (2) se requiere como condición para el empleo. Si desea tomar esta deducción, asegúrese de que puede fundamentar uno de estos dos criterios. - Requisito de uso comercial
La propiedad debe ser predominantemente (más del 50%) utilizada para fines comerciales calificados. De nuevo, es posible que tengas que demostrar este requisito.
Use para la conveniencia del empleador. Si el uso de la propiedad enumerada es para la conveniencia del empleador debe determinarse a partir de todos los hechos. El uso es para la conveniencia del empleador si es por una razón comercial sustancial del empleador. El uso de la propiedad listada durante las horas de trabajo regulares del empleado para llevar a cabo los negocios del empleador generalmente es para la conveniencia del empleador.
Uso requerido como condición de empleo. Si el uso de una propiedad listada es una condición de empleo depende de todos los hechos y circunstancias. El uso de la propiedad debe ser requerido para que el empleado realice las tareas correctamente. El empleador no necesita explícitamente requerir que el empleado use la propiedad. Una mera declaración del empleador de que el uso de la propiedad es una condición de empleo no es suficiente.
Depreciar y deducir la propiedad catalogada
La propiedad listada que no cumple con la prueba de uso predominante no es elegible para la depreciación de la Sección 179 u otros métodos de depreciación acelerada . Los gastos para propiedades listadas que no cumplen con la prueba de uso predominante son limitados.
Para obtener más información del IRS
Para obtener más información sobre la propiedad cotizada y la depreciación, consulte la Publicación 946 del IRS: Cómo depreciar la propiedad.
Descargo de responsabilidad: el autor no es un CPA, un agente inscrito o un preparador de impuestos con licencia. La información en este artículo es para fines generales y no pretende ser asesoramiento fiscal o legal. Cada situación comercial es única, y las leyes y regulaciones tributarias cambian con frecuencia. Asegúrese de consultar con su asesor fiscal o profesional legal antes de tomar cualquier decisión que pueda afectar su estado tributario o legal.