Aprenda lo que hacen los sistemas de información contable
Sistemas de procesamiento electrónico de datos (EDP)
La mayoría de las empresas, excepto las más pequeñas, usan sistemas computarizados, también llamados sistemas de procesamiento electrónico de datos (EDP).
Estos sistemas manejan cada paso en el proceso contable desde el registro de la transacción financiera hasta la preparación de los estados financieros. Las empresas mejoran constantemente su tecnología de sistemas para seguir siendo competitivas y cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 . Incluso las empresas más pequeñas pueden optar por utilizar sistemas como Quickbooks .
Conceptos básicos de las transacciones comerciales y los procesos comerciales
Para comprender cómo funcionan estos sistemas de información contable, debe comprender los términos contables básicos "transacciones comerciales" y "procesos comerciales". Lo que es más importante, debe comprender cómo las transacciones comerciales y los procesos se unen para generar informes financieros. Con respecto a los sistemas de información contable, las transacciones comerciales se pueden dividir en varios tipos de procesos comerciales:
1. Procesos, sistemas y controles de ingresos y devoluciones
Las transacciones comerciales que se incluyen en estos procesos comerciales son grandes volúmenes de ventas diarias, devoluciones y transacciones de entrada de efectivo .
2. Procesos, sistemas y controles de gasto y devolución
Las transacciones comerciales que se incluyen en estos procesos comerciales son grandes volúmenes de gastos, devoluciones y transacciones de salida de efectivo. La nómina y la transacción de compra de activos fijos también están en esta categoría.
3. Procesos de conversión, sistemas y controles
Las transacciones comerciales bajo esta categoría son materias primas y transacciones de trabajo en progreso.
4. Procesos, sistemas y controles administrativos
Las transacciones comerciales que son administrativas son inversiones, préstamos y transacciones de capital.
Todas estas transacciones comerciales dan como resultado cuentas T configuradas en los procesos, sistemas y controles del libro mayor . Del libro mayor, se desarrollan estados financieros internos y externos. Los informes financieros internos pueden ser un cronograma de vencimiento de cuentas por cobrar o un informe de estado del inventario de ventas. Los informes financieros externos serían el estado de resultados , el balance y el estado de flujos de efectivo .
Tipos de sistemas de información contable
Hay múltiples tipos o categorías de sistemas de información contable. Lo que una empresa comercial utiliza depende del tipo de negocio , el tamaño del negocio, las necesidades del negocio y la sofisticación del negocio:
Sistemas manuales
Los sistemas manuales de información contable son usados principalmente por negocios muy pequeños y negocios basados en el hogar. Si un sistema es completamente manual, requeriría lo siguiente: documentos fuente , libro mayor general , diario general y diarios especiales o diarios subsidiarios que pueda necesitar.
Sistemas heredados
Los sistemas heredados a menudo se encuentran en firmas comerciales existentes y se usaron antes de que la tecnología de la información se volviera tan sofisticada como lo es hoy en día. A pesar de que los sistemas heredados pueden parecer anticuados, tienen algunas ventajas definidas para la empresa. Contienen datos históricos valiosos sobre la empresa. El personal de la empresa tiende a saber cómo usar el sistema y entenderlo. Un sistema heredado generalmente se ha personalizado para las necesidades específicas de una empresa individual. No encontrará este tipo de personalización en paquetes de software de contabilidad genéricos.
Desafortunadamente, los sistemas heredados también tienen desventajas significativas. A menudo, no tienen documentación. Por lo general, es difícil encontrar piezas de repuesto porque el hardware y el software pueden quedar obsoletos. Incluso el lenguaje informático que utilizan los sistemas heredados suele ser un lenguaje más antiguo.
La mayoría de los sistemas heredados se han construido desde cero.
Reemplazo de sistemas heredados
Puede reemplazar completamente su sistema heredado por un sistema nuevo y actualizado. Esa es una solución bastante costosa. También puede actualizar su sistema heredado. Puede utilizar un procedimiento llamado raspado de pantalla, que es una técnica que toma los datos que se muestran en la pantalla de la computadora y los traduce para que una aplicación más nueva pueda leerlos. También puede configurar un sistema de integración de aplicaciones empresariales. Este tipo de sistema conecta las diferentes aplicaciones en su sistema heredado, como inventario, nómina y otros.
Si es una PYME, a menos que sea la variedad más pequeña basada en hone, querrá que su sistema de información contable esté actualizado para mantener su competitividad dentro de su industria. Hay muchas opciones para elegir.