P2P conecta la adquisición hasta el pago de los bienes
El proceso de compra a pago, también conocido como proceso P2P, conecta los procesos de compras y cadena de suministro completa dentro de una empresa a través del proceso de recepción de mercancías, y finalmente al pago emitido al proveedor.
En los últimos años, las empresas han analizado cuidadosamente sus procesos de compra y pago para:
- Reducir los costos generales de la cadena de suministro y de inventario
- Libera dinero en efectivo necesario
- Mejora el rendimiento operativo
- Tomar mejores decisiones financieras
Además de reducir los costos generales de cadena de suministro e inventario, mejorar el proceso de compra para pagar puede agregar una visibilidad que le permita a la administración tener una mejor comunicación con el proveedor sobre dónde están los artículos en el proceso de entrega y el pago al proveedor.
Elementos del proceso de compra para pagar
Hay muchos elementos en el proceso P2P, cada uno de los cuales es importante en el proceso general. El proceso comienza con el suministro de los artículos y finaliza con el pago al proveedor seleccionado.
Abastecimiento
El proceso P2P comienza con la solicitud del departamento de compras por parte del departamento de compras y desarrollo o el departamento de producción para encontrar un proveedor para un artículo o servicio especial. El departamento de I + D puede haber producido una especificación dentro de la cual el vendedor debe realizar.
En algunos casos, el artículo puede ser un artículo estándar que se necesita para el proceso de producción, y puede que solo requiera que el departamento de compras encuentre el mejor artículo de calidad al mejor precio.
Dependiendo del artículo o servicio requerido, el departamento de compras puede emitir una Solicitud de Presupuesto (RFQ) o puede seleccionar proveedores adecuados en base a relaciones previas.
Contratos
Cuando el departamento de compras haya seleccionado un proveedor o proveedores adecuados, habrá un proceso de contratación en el que los proveedores y el departamento de compras negociarán un contrato basado en el precio, los plazos de pago y los plazos de entrega.
Adquisitivo
Después de que los contratos se firman entre la empresa y el proveedor, los pedidos de compra pueden levantarse y enviarse al proveedor. Para mejorar el tiempo de entrega de los artículos, la empresa puede enviar el pedido de compra de forma electrónica en lugar de enviarlo o enviarlo por fax.
Al enviar una orden de compra electrónica, la información se puede ingresar directamente en el sistema informático del proveedor. Para garantizar la visibilidad, el proveedor debe proporcionar la información de progreso de la empresa, como fechas de entrega y documentos actualizados, como el aviso de envío avanzado (ASN).
Entrada de mercancías
Después del envío de los artículos del vendedor, el siguiente paso es que esos artículos lleguen al cliente . Se verificarán los artículos para garantizar que la cantidad sea la misma que la orden de compra, así como para verificar si los artículos están dañados y con calidad.
Si hay algún problema con los artículos que se reciben, el cliente informará al vendedor para que se le devuelvan los artículos o se arregle un descuento.
Facturación
El vendedor puede facturar al cliente en cualquier momento después de que se envíen los artículos. Mediante el uso de una solución de facturación electrónica, el proceso P2P se puede simplificar para que la información se ingrese en el sistema de cuentas por pagar del cliente.
Cuando se reciben los artículos, se comparan con la factura y la orden de compra, el procesamiento de la factura puede comenzar.
Procesamiento de factura
En el proceso P2P, el procesamiento de las facturas debe hacerse de modo que se obtenga cualquier descuento ofrecido por el proveedor. En el contrato negociado, el vendedor puede ofrecer descuentos por el pago realizado por el cliente antes del vencimiento del pago.
Por ejemplo, el vendedor puede ofrecer un descuento del cinco por ciento para los pagos realizados menos de diez días después del recibo de los artículos.
Analítica
Como parte del proceso P2P, una empresa debe tener una viabilidad completa para su gasto de compra. El monitoreo constante del gasto identificará las áreas que podrían ser motivo de preocupación, como el aumento de los precios de los vendedores o el gasto deshonesto.
Un proceso P2P que incorpore las mejores prácticas puede ahorrar dinero a las empresas.
Esto debería incluir limitaciones sobre lo que se puede comprar fuera del proceso P2P estándar.
Al permitir compras no estándar, aumenta la incidencia de costos innecesarios y la vigilancia de estas compras puede desperdiciar recursos que podrían ahorrarse si se utilizara el proceso P2P correcto.
Aprende sobre Zelle para P2P.
Este artículo ha sido actualizado por Gary W. Marion, experto en logística y cadena de suministro para The Balance.