Dos enfoques para mantener registros contables
Lo primero que debe saber es que los registros contables tienen dos formas: entrada simple y entrada doble. Cada uno tiene sus ventajas; La contabilidad de una sola entrada es más simple, como cabría esperar, y puede ser el sistema apropiado para el propietario de una pequeña empresa.
La contabilidad de doble entrada, una vez más, no es sorprendente, proporciona dos entradas de diario para cada transacción, una entrada de débito y una entrada de crédito. Esto es más complicado, pero debido a que estas dos entradas deben finalmente equilibrarse (por lo tanto, "equilibrar los libros"), le brinda una forma de detectar errores y también hace que los fraudes sean más fáciles de atrapar. La contabilidad de doble entrada es el estándar habitual.
Los documentos de contabilidad básicos y cómo fluyen hacia adelante
- La transacción inicia cada procedimiento contable. Usted compra algo, vende algo, lo que sea. La idea es hacer un registro de cada transacción financiera. Donde registrarás que la transacción está en
- Las revistas Este es el punto cero de la contabilidad. Cada procedimiento contable posterior se remonta a un diario, que es el registro de cada transacción financiera a medida que se produce. Puede tener publicaciones separadas para ventas y recibos de efectivo y otra revista para desembolsos o solo una revista que incluya todos los tipos de transacciones. Cualquiera de los dos enfoques está bien, pero las cosas importantes para recordar son registrar cada entrada y mantener el (los) diario (s) actualizado (s). Eventualmente, agruparás todas estas entradas, usando
- El libro mayor Aquí es donde transferirá o "publicará" cada una de las entradas del diario en su lugar apropiado en el libro mayor por tipo de transacción. Esto hace que sea más rápido buscar transacciones individuales y también proporciona una base en algún momento, a menudo al final del mes o del trimestre, para preparar ...
- El balance de prueba. Aquí es donde resumirá todas sus entradas de débito (suponiendo que haya utilizado la ruta de doble entrada) y todas sus entradas de crédito. Deberían coincidir. Si no lo hacen, tendrás que volver a los registros de tus transacciones en tu diario y seguir adelante para ver dónde ocurrió el error. Una vez que todo se equilibra, puedes prepararte ...
- El estado financiero. En este punto, su arduo trabajo vale la pena. Ahora tiene un documento que los prestamistas, las agencias gubernamentales, cualquier entidad que quiera saber quién es usted financieramente antes de hacer negocios con usted, lo aceptará.
Este es el bosquejo más breve del proceso contable, desde sus inicios en las transacciones hasta la producción del estado financiero. Tendrá que saber más antes de comenzar su propio sistema de contabilidad, pero ahora sabe hacia dónde se dirige.
Aprender más acerca de los registros contables y los conceptos básicos de contabilidad
Si está haciendo esto usted mismo, y particularmente si elige el método de doble entrada más ambicioso, invierta en uno o dos libros básicos sobre el tema. "El juego de contabilidad: Contabilidad básica recién salido del puesto de limonada", por ejemplo, hace que el proceso de aprendizaje sea un poco menos tedioso al basar las instrucciones en el funcionamiento de un puesto de limonada.
Está disponible en Amazon.
Otro enfoque es comenzar con un sistema como Quickbooks, que proporciona un método claro y popular de hacer la contabilidad de doble entrada junto con instrucciones claras sobre cómo usar el sistema de contabilidad Quickbooks.