Asegúrese de transmitir respeto a los clientes y otras personas que llaman
El correo de voz se ha convertido en una parte estándar de todos los sistemas telefónicos de clase empresarial . No solo saber cómo dejar un mensaje telefónico de voz profesional se refleja positivamente en su empresa, también es importante para su imagen profesional .
Cada empleado que usa el teléfono como parte de su trabajo debe saber cómo dejar un mensaje telefónico profesional. Aquí hay algunos consejos para que los empleados nuevos o sin experiencia dejen el tipo de mensajes telefónicos profesionales y amables que se devolverán.
01 - Piensa primero
02 - Preséntate
Comience cada mensaje de voz presentándose, para que el destinatario sepa quién llama de inmediato. Debe incluir su nombre completo y nombre de la empresa. Ejemplo: "Esta es la llamada de Jane Doe desde la Compañía X para Suzy Jones sobre su cuenta". Asegúrese de saber cómo pronunciar el nombre de la persona a la que llama, no quiere insultarlos antes de haber hablado con ellos.
03 - Habla despacio
Hable lo suficientemente lento para que la persona que recibe el mensaje pueda escuchar cada palabra. Cuando vas a recuperar un mensaje, es muy frustrante descubrir que la otra persona está hablando demasiado rápido para que lo entiendan. Asegúrate de que si estás dejando un número de devolución de llamada lo repites dos veces para que la persona pueda anotarlo.
04 - Habla claramente
Hable directamente en la boquilla de su teléfono en un tono de voz claro y adecuadamente modulado. No sostenga el teléfono entre la mejilla y el hombro para que la boquilla quede colocada al cuello; eso está bien mientras está marcando o mientras el teléfono está sonando en el otro extremo, pero no una vez que está conectado.
05 - Manténgalo corto
No tiene que dejar cada detalle en su mensaje de correo de voz . La mayoría de los sistemas telefónicos comerciales tienen un límite de tiempo de uno a dos minutos para los mensajes antes de finalizar la llamada. Deje un breve resumen del motivo de su llamada y cierre con una solicitud de devolución de llamada.
06 - Terminarlo profesionalmente
Al igual que una carta comercial profesional, termine dando su información de contacto. Si la persona no está familiarizada con usted o puede tener problemas para ubicarlo, repita su nombre y compañía junto con la mejor manera de comunicarse con usted. Si ya tiene una relación de trabajo sólida, puede omitir la repetición de su nombre, pero asegúrese de darles el mejor número para devolverle la llamada y las horas en que estará disponible.
07 - ¿Llamada perdida?
Si crees que tu mensaje de voz fue eliminado por el sistema de correo de voz antes de que termines, intenta la llamada nuevamente y comienza diciéndole a la persona que crees que tu mensaje anterior pudo haber sido descartado. Intenta mantenerlo breve; no quieres parecer una plaga. Simplemente diga su nombre nuevamente y deje su número, con un saludo como "Solo quería asegurarme de que recibiera mi mensaje, sonaba como si estuviéramos desconectados. ¡Gracias!"
08 - Practica y ponte a prueba
Si no está seguro o se siente nervioso por dejar mensajes comerciales, e, practique con un amigo o colega. Déjeles un mensaje de muestra de correo de voz y pídales una crítica: ¿está hablando demasiado rápido o es difícil de entender? Incluso podría valer la pena dejarte un mensaje de voz para escuchar cómo suenas.