Características que debe buscar en el software de nómina en línea
No es de extrañar que muchas pequeñas empresas recurran a los servicios de nómina para estas tareas.
Pero, ¿qué servicio de nómina es el mejor?
¿Qué son los servicios de nómina?
Hay dos tipos de servicios de nómina: servicios en línea y (a falta de un mejor término) servicios personales. Los servicios en línea pueden ser aplicaciones o en línea. Los servicios personales son un negocio propiedad de un individuo que puede hacer nómina en línea o que puede ser local.
El proceso de evaluación funciona de la misma manera para ambos tipos de servicios de nómina. Pero este artículo se centrará en los servicios en línea. Aquí hay algunas características que debe tener en cuenta:
¿Cuánto cuesta un servicio de nómina en línea?
Lo primero que preguntan los propietarios de negocios cuando buscan un servicio de nómina es: "¿Cuánto cuesta?" Si bien el costo es importante, otros factores son igual de importantes.
Considere el costo del servicio ahora y en el futuro. Si tiene un negocio muy pequeño con solo uno o dos empleados, puede limitar su costo mediante el uso de un servicio escalable, en el que el costo es mínimo para solo unos pocos empleados y aumenta a medida que agrega empleados y servicios.
Para la mayoría de los servicios de nómina que analicé, el costo es por mes, por lo que puede cambiar en cualquier momento. La mayoría basa el costo en la cantidad de empleados. Algunos ofrecen una opción 1099 para pagar a contratistas, vendedores o profesionales independientes. (Encontrará una breve lista con los costos al final de este artículo).
Los costos se dividen en dos niveles para algunos servicios: un servicio básico que solo calcula y entrega cheques de pago, tal vez con un servicio W-2 y una opción de servicio completo que también deposita y paga los impuestos sobre la nómina y los impuestos, incluyendo Formulario 941 (el formulario trimestral de declaración de impuestos sobre nómina).
¿Qué debería incluir un servicio de nómina de servicio completo?
- Configuración, capacitación y tablero de instrumentos. El sistema debería ser fácil de configurar. Debe tener un tablero para guiarlo a través de los procesos y para permitirle verificar actividades como los registros y los depósitos de cheque de pago. La capacitación debe ser simple, con buenos videos para ayudarlo a trabajar en los diversos procesos. ¿Qué nivel de conocimiento de nómina suponen que tienes? La mayoría de los propietarios de negocios tienen poco conocimiento, por lo que su servicio debe proporcionar un conocimiento básico detallado de los términos de la nómina, los cheques de pago y las presentaciones.
- Cheques de pago . Cada uno de estos sistemas le permite ingresar la información de cada empleado, incluido el formulario W-4 para la retención de impuestos federales sobre la renta y otra información necesaria para preparar los cheques de pago. Los sistemas deberían permitirle escribir cheques impresos o depositar cheques depositados directamente (la mejor manera). Consulte con su banco sobre sus requisitos.
- Formas W-2. Su servicio debe proporcionarle Formularios W-2 , el formulario de información salarial e impositiva anual del empleado que debe entregar a los empleados en enero. La opción de servicio completo también debe presentar estos formularios a la Administración del Seguro Social en el momento apropiado.
- Archivar y depositar impuestos de nómina. Este es probablemente el servicio más importante. Hacer que alguien archive y pague estos impuestos es una gran responsabilidad. Un sistema de servicio completo debe presentarle todos los documentos relevantes de impuesto a la nómina e impuestos de empleo . Deben realizar pagos en su nombre con las agencias reguladoras federales, estatales y locales apropiadas. Los formularios deben incluir el Formulario 941 - Declaración Trimestral de Salario e Impuestos y los formularios federales y estatales de impuestos de desempleo.
El servicio también debe realizar un seguimiento de los impuestos a la nómina estatal y local, lo que es de gran ayuda si tiene empleados que trabajan en diferentes ciudades y estados.
¿Qué otras características debe esperar?
Garantías fiscales Su servicio debe garantizar que los formularios de impuestos serán enviados antes de todas las fechas límite y que los pagos se realizarán a tiempo para que no incurra en multas o sanciones . El servicio debe aceptar pagar cualquier multa o penalidad por presentación tardía o pago. Si no hacen esta garantía, no los use.
Accesibilidad móvil Debería poder acceder al panel y hacer cambios, enviar información en su computadora, teléfono móvil o tableta, o incluso llamar a la información.
Autoservicio para los empleados. Algunos de estos servicios tienen un panel en el que los empleados pueden iniciar sesión y obtener información sobre sus cheques de pago del año hasta la fecha.
Es posible que puedan cambiar la información W-4 en línea.
Integración con su sistema de contabilidad. Tener su servicio de nómina se integra con su sistema de contabilidad le ahorra tiempo y dinero. Intuit Payroll solo se vende con QuickBooks Online, por lo que esta podría ser una buena opción para usted si ya tiene QBO. El software Patriot tiene un sistema de contabilidad que puede agregar a su servicio de nómina.
Otras preguntas importantes para hacer
Soporte y servicio. Este es realmente importante. Las cosas suceden y las nóminas se deben ejecutar en momentos específicos. Debe saber que su servicio está disponible y es útil.
El nivel más alto de servicio es la llamada telefónica. ¿Qué horas tiene el servicio de ayuda?
El segundo nivel más alto es chat. ¿Cuáles son sus horas?
El tercer nivel es el correo electrónico. ¿Qué tan rápido responde su servicio a los correos electrónicos?
Durante el período de prueba o los primeros 30 días, asegúrese de ponerse en contacto varias veces para evaluar el apoyo brindado.
Actualizaciones Las regulaciones del impuesto a la nómina y las tasas impositivas siempre están cambiando. A medida que evalúa los sistemas, pregunte cómo actualizan su software y cómo le comunican estas actualizaciones.
Seguridad. ¿Qué tan seguro es su sistema? ¿Está en la nube (probablemente)? ¿Con qué frecuencia se respaldan?
Otros servicios adicionales que pueda desear
1099 Servicio. Algunos de estos sistemas tienen un complemento (por un costo adicional) que le permite pagar a los trabajadores por contrato, proveedores y trabajadores independientes y emitir formularios 1099-MISC (similar a los formularios W-2 para empleados). El servicio también debe proporcionar la presentación de formularios 1099-MISC con el IRS.
Retención de respaldo . Si está pagando a personas que no son empleados, es posible que deba tener una retención adicional de sus pagos. Si tiene el servicio 1099, su servicio debería poder hacer esto y emitir informes.
Donde verificar si hay servicios potenciales
Cuando haya reducido su selección a un par de servicios, compruébelos. Verifique las calificaciones en línea, pero no dependa demasiado de ellas. Un mejor lugar para verificar es el Better Business Bureau . Vea qué quejas se han presentado contra esta empresa y cómo se han resuelto.
¿Cuáles son algunos servicios de nómina a considerar?
Encontrarás muchos servicios de nómina si buscas en línea. Aquí hay unos pocos para comenzar su búsqueda. Seleccionamos la opción de servicio completo para cada uno.
Tengo nómina de servicio completo. Este servicio es un complemento de QuickBooks Online. El precio depende de la versión de QBO que desee y del nivel de servicios de nómina que necesite. El precio es mensual.
Patriot Payroll Software. Su sistema de nómina de servicio completo comienza en $ 25 por mes para un empleado, aumentando con la cantidad de empleados.
Paychex. Su sistema se basa en el número de empleados. Requieren una oferta por escrito de un cliente potencial antes de publicar información de precios.
Gusto: Su precio es de $ 39 al mes, precio base más $ 6 al mes por persona (suponemos que significa por persona que se paga).
ADP tiene tres niveles de nómina, incluida HR. No hay precios disponibles.
Cómo probar un sistema de nómina
Un último problema: el problema con probar estos sistemas es que requieren que "salga a la luz" y no puede emitir cheques de pago más de una vez. Patriot y Gusto tienen versiones demo que puedes probar. ADP tiene dos meses gratis de nómina, pero eso significa que está comprometido a ejecutar dos meses con su sistema.