El uso de software de contabilidad ahorra horas de tiempo en comparación con el manejo manual de los libros y, por lo general, es más eficiente que el uso de una hoja de cálculo. Es porque el software de contabilidad reduce o elimina la entrada de datos redundantes, como ingresar la dirección del cliente en el presupuesto, luego la orden de trabajo y luego la factura.
Si usted es un propietario único sin empleados, con poco o ningún inventario y un puñado de clientes, es posible que ni siquiera necesite software de contabilidad, o que haya disponibles opciones de software de contabilidad gratuitas o de bajo precio. Los propietarios de pequeñas empresas que llevan inventario, tienen más clientes o empleados ahorrarán tiempo y tendrán registros más precisos si se utiliza el software de contabilidad.
La mayoría del software de contabilidad es mucho más fácil de usar de lo que era en el pasado, y algunos softwares contables para pequeñas empresas fueron diseñados para que una persona sin antecedentes contables lo usara con facilidad.
01 - ¿Qué funciones de software de contabilidad necesita?
- La gestión del inventario
- Seguimiento de ventas
- Administre contactos de clientes o trabaje con su software de administración de contactos actual
- Soporte de cuenta mercantil para aceptar pagos con tarjeta de crédito
- Presupuesto
- Estimados
- Nómina de sueldos
- Informe de impuestos comerciales
Software de contabilidad específico de la industria
Algunos programas de contabilidad están diseñados específicamente para industrias como la construcción, la fabricación y los distribuidores mayoristas. Si su pequeña empresa se encuentra en una industria con requisitos contables específicos, puede haber un software de contabilidad con características para cumplir esos requisitos.
Habla con otros sobre el software de contabilidad
Antes de comprar software de contabilidad, hable con al menos otras tres personas que usan software de contabilidad en negocios similares a los suyos. Discuta qué les gusta de su software de contabilidad y qué necesita mejoras. Puede encontrar que no existe un software de contabilidad perfecto, pero no se desanime. El objetivo es encontrar el software de contabilidad que mejor se adapte a las necesidades de su pequeña empresa.
02 - Más consideraciones sobre el software de contabilidad
¿Crecerá el software de contabilidad con su negocio?
Averigüe si el software tiene módulos que puede agregar más adelante si es necesario. Un módulo que comúnmente se agrega después de que una empresa crece es para la contabilidad de nómina.
Si no se pueden agregar módulos, ¿el software se actualiza fácilmente a una versión más capaz del mismo software de contabilidad? O bien, ¿el software se exporta a un formato de datos como CSV para que pueda leerse en caso de que cambie a otro título de software contable más adelante?
¿Qué software de contabilidad admite su soporte bancario?
Poder descargar transacciones de su banco ahorra mucho tiempo, así que descubra con qué software contable trabaja su banco.
Software de contabilidad en línea o de escritorio?
El software de contabilidad en línea es un software basado en la web que se ejecuta de manera segura a través de un navegador de Internet. El software de contabilidad en línea es especialmente conveniente para acceder a datos contables y registros de múltiples computadoras.
¿Se puede restringir el acceso para algunos usuarios?
Si más de una persona está utilizando el software de contabilidad, una persona puede necesitar acceso completo a todas las funciones, pero otras solo pueden necesitar acceder a las áreas de entrada de datos y no a los informes.
¿El software de contabilidad viene con una prueba gratis?
Siempre es mejor si puede probar el software antes de comprarlo. Para ver qué tan útil es la documentación del software, haga clic en Ayuda en la versión de prueba gratuita, luego busque una guía del usuario o tutoriales.
03 - Opciones de soporte de software de contabilidad
El software de contabilidad puede tener un foro de usuarios en línea gratuito donde también puede hacer preguntas. A menudo, es una buena opción para el soporte basado en honorarios cuando su pregunta es sobre cómo usar una función.
04 - No pague por las características que no usará
En general, paga más por más funciones en software de contabilidad y si su negocio crece lo suficiente como para necesitar características financieras más sólidas, el costo está justificado. Para las pequeñas empresas, ahora hay suficientes opciones de software de contabilidad disponibles que la sobrecompra es innecesaria.
05 - ¿Usar un contable o un software de contabilidad?
Bueno, cualquier software de contabilidad tendrá los informes que debe proporcionar a su contador de forma mensual, trimestral y anual. O los informes se pueden imprimir o se pueden entregar de forma segura a un contador de manera electrónica.
Pregúntele a su contador qué informes son necesarios y asegúrese de poder generarlos con el software de contabilidad que está considerando.