Vivienda para empleados que trabajan en el exterior
Vivienda para empleados: ¿Deducible para su negocio?
Si paga la vivienda de los empleados, este gasto generalmente se considera deducible de impuestos para usted como empleador como un gasto comercial .
Es decir, puede incluir estos costos en su declaración de impuestos si puede demostrar que están directamente relacionados.
Vivienda para empleados: ¿gravable para sus empleados?
Los beneficios de los empleados casi siempre son gravables para el empleado, ya que son parte de los ingresos del empleado. Sin embargo, para algunos beneficios, hay algunas formas en que el beneficio puede no estar sujeto a impuestos (el IRS los llama "excluidos").
Los beneficios de vivienda del empleado se pueden excluir si se cumplen estas tres condiciones (todas ellas):
1. La vivienda se proporciona en las instalaciones comerciales del empleador. Para un trabajador doméstico, su hogar sería el lugar de trabajo.
2. La vivienda se proporciona para la comodidad del empleador. Debe tener una "razón comercial sustancial" para dar la vivienda, no solo como una forma de darle al empleado un pago adicional.
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3. El empleado debe aceptar la vivienda como una condición de empleo. Una condición de empleo, también llamada términos de empleo, es algo que el empleado y el empleador acuerdan al comienzo del empleo.
Ambas partes acuerdan cumplir con estos términos. En este caso, debe exigir a los empleados que vivan en la propiedad de la empresa para que puedan "desempeñar sus funciones adecuadamente". Esta condición puede relacionarse con un empleado que debe estar en las instalaciones todo el tiempo, o cuando su propiedad se encuentra en una ubicación remota.
Algunos ejemplos de viviendas que cumplen los criterios y no son gravables para el empleado:
- Los empleados de pesca que viven en un barco proporcionado por la empresa
- Un empleado de la construcción que trabaja en una ubicación remota que no tiene otra vivienda disponible
- Una niñera en vivo que debe cuidar a los niños a todas horas
Un ejemplo de vivienda que es imponible es si le da a un empleado un lugar para quedarse o ofrece un subsidio de vivienda porque tienen un largo viaje diario. Esa no es una condición de empleo. La condición de requisito de empleo significa que el empleado no puede hacer su trabajo sin permanecer en su propiedad.
Vivienda y comidas
Si las comidas no están disponibles para los empleados que viven en su propiedad, las comidas para los empleados que se proporcionan en su propiedad comercial y para su conveniencia también están excluidas de los impuestos. Tiene sentido que si ofrece una vivienda sobre esta base, también deba darles las comidas al empleado.
Restricciones a los beneficios de la vivienda
Además de los tres criterios anteriores, existen otros motivos por los cuales sus pagos por la vivienda de los empleados podrían estar sujetos a impuestos para los empleados.
- La vivienda del empleado no se puede incluir en un plan de beneficios de cafetería para los empleados.
- Si paga a los empleados una asignación de vivienda o permite que el empleado reciba un pago adicional en lugar de proporcionarles una vivienda, se considera imponible, incluso si la vivienda en el lugar es una de las opciones.
- La vivienda como parte de un beneficio educativo se considera imponible para el empleado.
¿Qué pasa con la vivienda de los empleados en el extranjero?
Los mismos requisitos deben cumplirse para los empleados que trabajan en el extranjero . El valor de la vivienda del empleado debe ser (a) en su ubicación comercial, (b) para la comodidad de su empresa, y (c) el empleado debe aceptar la vivienda como una condición de empleo.
Cumpliendo con las calificaciones
El IRS considera cada una de estas situaciones caso por caso. En cada caso, se revisan los tres factores y el IRS dictamina que el beneficio de la vivienda es o no gravable para el empleado.
¿Cómo muestro el valor del beneficio de vivienda de un empleado?
Si el beneficio de la vivienda no cumple con los criterios anteriores, entonces debe incluirse en los ingresos del empleado para la declaración de impuestos. Deberá incluir este valor en el formulario anual W-2 del empleado en el Cuadro 1.
Use el valor justo de mercado del costo para determinar el monto.
Cualquier cantidad que el empleado paga por el alquiler o el costo de la vivienda se deduce del monto W-2. Este beneficio está sujeto a impuestos a la renta y a los impuestos FICA (Seguro Social y Medicare) y debe incluirse en el formulario W-2 en el Cuadro 3 (Salarios de la Seguridad Social) y en el Cuadro 5 (Salarios de Medicare). Si no incluye un monto para este beneficio en el cheque de sueldo del empleado, asegúrese de informarle al empleado el valor, para que pueda planificar este impuesto adicional en el momento del impuesto.
Para más información:
El IRS analiza el alojamiento de los empleados en varias publicaciones:
- Publicación 15-B: Guía impositiva del empleador para los beneficios complementarios
- Publicación 525: Ingresos gravables y no imponibles