Una discusión de opciones, leyes, costos
Leyes federales y estatales para pagar a los empleados
Las leyes federales y estatales requieren que le pagues a los empleados regularmente; es decir, a intervalos regulares.
No puede pagar a los empleados mensualmente un mes y semanalmente al siguiente. La cantidad de períodos de pago (la frecuencia de pago de los empleados) no está regulada por el IRS. Algunos estados imponen frecuencias de pago mínimas. Por ejemplo, Utah, Ohio y Massachusetts tienen una frecuencia de pago mínima. Normalmente, esos mínimos son quincenales, pero algunos estados son más específicos que otros.
Algunos estados también requieren que los empleadores paguen a los empleados despedidos dentro de una cierta cantidad de tiempo. Verifique con el departamento de trabajo de su estado las regulaciones en su estado.
Estas son las opciones para pagarle a los empleados:
- Semanalmente, generalmente en el mismo día de la semana. Muchas compañías pagan el viernes de la semana anterior.
- Quincenal; es decir, cada dos semanas. Los días de pago quincenales pueden ser las dos semanas anteriores o las dos semanas inmediatas. Por ejemplo, puede pagar el viernes 14 de septiembre por las dos semanas que acaban de finalizar o por las dos semanas anteriores (que terminan el viernes 31 de agosto).
- Semi mensual; es decir, dos veces al mes. Por lo general, los días de pago semimánales son el primero y el 15 o el 15 y el 30, pero pueden ser cualquier día.
- Mensualmente, el último día del mes o el primer día del mes siguiente.
¿Cuántas veces al año significa cada frecuencia?
- Los empleados que reciben pagos semanales obtienen 52 cheques de pago por año.
- Los empleados que pagan quincenalmente obtienen 26 cheques de pago al año.
- Los empleados que reciben pagos quincenales reciben 24 cheques de pago al año.
- Los empleados que reciben pagos mensuales obtienen 12 cheques de pago al año.
¿Pagar más a menudo resulta en más pago para algunos empleados?
Para los empleados asalariados, pagar más o menos a menudo no debería tener ningún efecto sobre el salario bruto total durante un año, porque el salario de un empleado asalariado se basa en un salario anual. Los empleados por hora reciben un pago en función de las horas trabajadas durante un período de pago, por lo que la frecuencia de pago no tiene ningún efecto sobre el monto del pago.
¿Puedo pagar a los empleados asalariados en tiempos diferentes a los empleados por hora?
Sí, puede pagar a los empleados asalariados y por hora de diferentes maneras y en diferentes momentos.
Los empleados asalariados (exentos) generalmente reciben un salario basado en un salario anual y no reciben pago por horas extras, por lo que a menudo se les paga mensualmente o dos veces al mes, con el mismo salario cada vez. Dado que no hay motivo para esperar para ver si se deben pagar horas extras, se les puede pagar actualmente sin demora.
Por ejemplo, un empleado asalariado que tiene un salario anual de $ 36,000 puede ser pagado
- $ 3,000 al mes
- $ 1,500 semestral (dos veces al mes)
- $ 1,386 cada dos semanas. Dado que este monto se ha redondeado, el último cheque de pago del año puede ser ligeramente diferente para tener en cuenta esta diferencia.
Los empleados asalariados normalmente no reciben un pago semanal.
El pago por hora por empleado se calcula en cada período de pago, en función de la cantidad de horas trabajadas en ese período e incluye cualquier tiempo extra, a la tasa aplicable.
¿Cuesta más pagar con más frecuencia?
Sí, hay costos asociados con el procesamiento de una nómina . Si usted mismo está procesando la nómina, los costos incluyen:
- Impresión de cheques para empleados. Los cheques de nómina deben incluir información de pago anual hasta la fecha, por lo que deben ser cheques especiales.
- Costos de depósito directo, cobrados por los bancos
- Y el tiempo empleado por un empleado o tenedor de libros para calcular el salario bruto, las deducciones y las retenciones, y el pago neto .
Si utiliza un servicio de procesamiento de nómina , hay un costo por cada cheque procesado.
Ya sea que procesa los cheques de pago dentro de su empresa o utiliza un servicio de nómina, hay un costo más alto de procesar los cheques de pago con mayor frecuencia.
Por ejemplo, le costará más procesar los cheques cada dos semanas (26 veces al año) que cada dos meses (24 veces al año).
¿Cómo determino con qué frecuencia debo pagar a los empleados?
Como se mencionó anteriormente, los empleados asalariados generalmente son pagados mensualmente o quincenalmente. Los empleados por hora a menudo reciben un pago semanal o cada dos semanas (dos veces por semana). A los empleados les gusta que les paguen con más frecuencia, pero, como se mencionó anteriormente, es más costoso para una empresa pagar con mayor frecuencia, por lo que debe equilibrar estas dos partes en conflicto y hacer lo que desee. Si sus empleados pertenecen a un sindicato, es posible que deba negociar con el sindicato para disminuir el número de nóminas por año.