Desarrolle un plan para problemas de mantenimiento
Primero debe desarrollar su plan básico para abordar las solicitudes de mantenimiento. Decida cómo se enviarán las solicitudes y quién responderá a la solicitud. * Si ha decidido contratar a una empresa de administración de propiedades para atender estas solicitudes, entonces su trabajo será supervisar a la empresa de administración para asegurarse de que están atendiendo todas las solicitudes de manera rápida y competente.
Reciba la solicitud del inquilino
Si no ha externalizado los problemas de mantenimiento a un administrador de la propiedad , entonces el siguiente paso es recibir la solicitud del inquilino en función de su método preferido. Esto podría ser por teléfono, correo electrónico, mensaje de texto o incluso un aviso por escrito si lo prefiere. Estas solicitudes deben abordarse durante el horario normal de trabajo a menos que sean emergencias.
Determine la gravedad del problema de mantenimiento
Reúna una lista de problemas comunes y adjunte un nivel de urgencia a ellos: Alto, Moderado o Bajo.
- Alta urgencia : las quejas deben repararse o, al menos, examinarse el mismo día o la misma hora si es necesario.
- Urgencia moderada : las quejas deben repararse en 48 horas.
- Baja urgencia : las quejas deben repararse en una semana.
Ejemplos de solicitudes de alta urgencia: Inmediatamente
- Problemas estructurales
- La falta de calor en invierno
- La falta de agua caliente
- (La mayoría) Fugas en la propiedad
- Inodoro obstruido
- Olor a Gas
- Las luces no funcionan en áreas comunes y pasillos
- Problemas de seguridad tales como puertas o ventanas que no se bloquean correctamente / bloqueos que faltan
- Pasarelas, escaleras y caminos de acceso que necesitan ser sacados y salados inmediatamente después de una tormenta de nieve
Ejemplos de solicitudes de urgencia moderadas: de manera oportuna
- Dispositivos que no funcionan: si es su responsabilidad suministrarlos a sus inquilinos.
- Atasco o ducha lenta o sumidero
- La luz interior deja de funcionar: no solo se quema la bombilla. La lámpara actual no está funcionando.
- El aire acondicionado no funciona en verano
- Gran agujero en la pared
Ejemplos de solicitudes de poca urgencia: el tiempo no es de la esencia
- Azulejo agrietado
- Lechada que viene
- Piso dañado que no crea un peligro para caminar: rasgar la alfombra / mancha en la alfombra / piso de madera dura que necesita reparaciones / montar la silla de montar
- Funcionamiento de in
- Pequeña fuga o goteo en el grifo
- Puertas de gabinete fuera de sus bisagras
- Puertas interiores de los apartamentos fuera de sus bisagras / puerta que no se cierra correctamente
- Un bosquejo
- Agujero menor en el muro
- Moldeo o recorte que necesitan reparación
Reparaciones de las que no es responsable:
- Reemplazar las baterías en el detector de humo del inquilino
- Eliminando basura de la unidad del inquilino
- Daño causado por el inquilino o los huéspedes del inquilino: puede reparar este daño, pero puede cargarle al inquilino una tarifa razonable, como el costo de los materiales o el costo de contratar a un contratista para hacerlo.
Determine el nivel de habilidad necesario para el problema de mantenimiento
Ahora debe determinar el nivel de habilidad necesario para completar la reparación. ¿Es algo que te hace sentir cómodo o necesitas contratar a un profesional? Si es necesario, llame al individuo apropiado para determinar su disponibilidad.
Reunir materiales
Si está realizando la reparación usted mismo, reúna los materiales apropiados para completar la reparación.
Notificar al inquilino
Si la reparación se encuentra dentro de la unidad del inquilino , llame al inquilino para determinar cuándo se le permitirá ingresar a la unidad para realizar la reparación. Pregunte si el inquilino quiere estar allí para la reparación o si se sienten cómodos permitiéndole ingresar a la unidad cuando no están presentes.
Si la reparación se realiza en un área común del edificio , puede usar su juicio según la urgencia de la reparación en cuanto a cuándo lo reparará.
Si la reparación requiere apagar el agua, el gas, electricidad o similar, debe notificar a todos los inquilinos en el edificio antes de hacerlo.
Complete la reparación y obtenga la firma del inquilino en cuestión de mantenimiento
- Si subcontrató el trabajo: asegúrese de que el técnico proporcione una descripción detallada del trabajo realizado, el tiempo que tomó y las piezas necesarias. Asegúrese de que el reparador firme y feche esta declaración. El inquilino también debe firmar esta declaración, lo que corrobora que el trabajo efectivamente se realizó y que se realizó en el tiempo especificado.
- Si completó el trabajo usted mismo: haga que el inquilino que hizo la solicitud firme en la solicitud de mantenimiento indicando que la reparación se realizó y se hizo a su satisfacción. Asegúrese de que también incluyan la fecha y la hora.