Puede tener cuentas por pagar (cheques no reclamados) que no puede enviar a un proveedor, pagos excesivos a un cliente, o un cheque de pago no reclamado por un empleado, u otra propiedad que pertenece a otra persona pero que su empresa tiene en su posesión y usted no sé cómo obtener esta propiedad a la persona que la posee.
Es importante tener en cuenta que las leyes relacionadas con la propiedad no reclamada (incluidos los cheques de pago) están reguladas por los estados individuales. Las regulaciones son las del estado donde está el beneficiario, no el estado donde está su negocio.
Si su empresa se encuentra en una situación en la que no puede encontrar al propietario de la propiedad no reclamada, debe hacer dos cosas:
1. Haga todos los esfuerzos razonables para encontrar al destinatario del pago para que pueda darles el dinero.
2. Si no puede encontrar al destinatario dentro de un tiempo razonable, debe informar la falta de pago a su estado y pagar el dinero al estado, para que esté disponible para el destinatario más adelante.
Digamos que pagó a un empleado que dejó su empresa y que no ha cobrado un cheque de pago. Usted tiene el dinero en su cuenta de nómina de negocios, pero recuerde que no es de su propiedad. La propiedad no reclamada se considera un pasivo para fines contables; es decir, es propiedad que tienes pero que no es propiedad de tu empresa.
Su empresa tiene dos responsabilidades para la propiedad no reclamada: (1) reportar y pagar los activos no reclamados al estado correcto, y (2) asegurarse de que la compañía refleje adecuadamente la responsabilidad en su hoja de balance.
Propiedad no reclamada y su contabilidad de negocios
Para propósitos de contabilidad, cuando llegue al punto en el que debe reportar el cheque no reclamado a su estado, es posible que desee considerar anular el cheque y colocar el monto en una cuenta de depósito en garantía. Esto ayudará a garantizar que los fondos no se gasten accidentalmente.
Usted ya debería haber pagado los impuestos de empleo sobre esta cantidad.
Mantenga buenos todos los registros sobre este beneficiario o empleado y asegúrese de seguir tratando de contactar a la persona regularmente. Justin Pritchard, experto en banca en The Balance, tiene una plantilla para cheques sobresalientes que quizás quiera considerar usar.
Informar y pagar al estado
El principio de escheat (pronunciado "es-cheat" tal como se ve) gobierna aquí. Escheat significa "rendición", y se basa en una doctrina de derecho común que exige que la propiedad no reclamada sea devuelta (entregada) al estado, no guardada por la persona que la tiene. La idea es que la propiedad no es suya, y que el estado tiene más recursos para encontrar a la persona o empresa que tiene la propiedad.
Si no se encuentra un propietario, el estado conserva la propiedad. Los tipos de propiedad que podrían aplicarse son los cheques (incluidos los cheques de pago), los fondos en custodia, los pagos en exceso del cliente, las cuentas por pagar que no puede pagar a los proveedores, los cheques de nómina y los cheques de comisión.
Leyes estatales sobre propiedad no reclamada
Todos los estados tienen leyes que describen los períodos de tiempo y los procedimientos. Las leyes estatales generalmente incluyen estos pasos:
- El estado especifica un período de tiempo sin contacto con respecto a la propiedad.
- Luego, cada año hay un período de intentos para localizar a los propietarios, enviando cartas de diligencia debida a la última dirección conocida. Sería bueno enviar estas cartas por correo certificado o "recibo de devolución solicitado", para que tenga un registro de tratar de ponerse en contacto con la persona o empresa.
- Después de este período del año, debe enviar un informe al estado y una remesa de cantidades adeudadas a los propietarios con los que no pudo contactar.
Cheques no reclamados
Los cheques no reclamados también están sujetos a las leyes de escheat como propiedad no reclamada. Se aplican las leyes del estado donde trabajó el empleado por última vez. Si tiene un cheque de sueldo de un ex empleado o empleado que no ha sido reclamado por un período de tiempo, debe seguir el mismo estado que informa el cronograma de otras propiedades. Consulte este artículo para obtener más información sobre cómo lidiar con los cheques de pago no reclamados.
Leyes estatales de Escheat
Puede buscar por el nombre de su estado y la palabra "escheat". Por ejemplo, busque "Iowa escheat laws". Puede buscar en el sitio web de su tesorero estatal, departamento de ingresos o agencia impositiva para encontrar información. Recuerde, cada estado tiene diferentes requisitos. Este sitio web por un abogado incluye más información sobre propiedad no reclamada, incluidos enlaces a leyes de escheat en todos los estados.
Contabilidad de propiedad no reclamada
La contabilización de la propiedad no reclamada varía según la probabilidad de que se reclame la propiedad. Según el Journal of Accountancy, en muchos casos es mejor reconocer la pérdida, desde un punto de vista contable, incluso antes de que se la entregue al estado. Hable con su asesor impositivo antes de fin de año para analizar su lista de posibles propiedades no reclamadas.
Algunas sugerencias para tratar con propiedad no reclamada
- Descubra las leyes de su estado o para todos los estados en los que tenga empleados trabajando. Preste especial atención al período después del cual debe informar la propiedad no recogida al estado.
- Configure políticas y procedimientos para capturar información sobre bienes no cobrados y una línea de tiempo para revisar la lista y enviar notificaciones cada año.
- Luego, establezca un horario cada año para informar y pagar los bienes no cobrados.
Auditorías estatales
Finalmente, recuerde que los bienes no cobrados no son propiedad de su empresa. Los estados pueden y deben auditar los bienes no cobrados, y pueden evaluar multas y sanciones por incumplimiento de las leyes estatales.