Para muchas empresas, el departamento de cuentas por pagar no recibe mucha atención a menos que algo salga mal. Sin embargo, hay mucho que ganar del departamento de cuentas por pagar que está bien administrado. Por el contrario, hay muchos problemas que pueden venir de uno que simplemente está cojeando. Este departamento a menudo tiene un efecto enorme en el flujo de efectivo de una empresa, y hay oportunidades que se pueden ganar o perder aprovechando los acuerdos de pago con los proveedores.
Un departamento de cuentas por pagar bien administrado debería poder aprovechar los descuentos por volumen y los descuentos por pago anticipado, así como también determinar la mejor manera de mantener la mayor cantidad de efectivo disponible para un negocio para otros gastos e inversiones. Este departamento también debería poder garantizar que los proveedores cumplan sus obligaciones en función de los acuerdos y contratos, por lo que si no se cumplen los estándares de volumen o calidad, se resuelven los problemas y se toman las medidas correctivas adecuadas.
Problemas comunes de cuentas por pagar
Aunque existen numerosas oportunidades para reducir los costos y liberar efectivo, también hay una serie de obstáculos que enfrentan las empresas al tratar de lograr estos objetivos. El Estudio de Optimización de Cuentas por Pagar de Canon de 2014 encontró que el procesamiento de papel fue una de las mayores fuentes de problemas para muchas organizaciones, y que el tiempo que toma lidiar con la facturación en papel es el mayor problema.
Otras fuentes importantes de preocupación fueron:
- Asegurar que los pagos se realicen a tiempo
- Simplificación del proceso de aprobación de facturas
- Obtener las mejores condiciones de pago con los proveedores y asegurarse de que se cumplan las obligaciones en ambos lados
- Tratar con una variedad de sistemas de contabilidad y facturación de proveedores
- Grabar y verificar la seguridad de datos y transacciones
Muchos de los problemas enumerados empeoran o se crean al depender de la facturación en papel. El papeleo perdido es un problema frecuente en muchas organizaciones, lo que lleva a pagos atrasados o faltantes. Además, aunque varias empresas están interesadas en digitalizar sus documentos, la mayoría de los proveedores aún envían facturas en papel o las envían por fax.
La mayoría de las pequeñas empresas manejan sus propios documentos de cuentas por pagar, y gran parte de esto se hace de forma manual. Como pocos proveedores se han pasado a la facturación electrónica, la mayoría de las organizaciones gastan grandes cantidades de mano de obra ingresando datos manualmente y creando copias digitales de la documentación.
El uso de documentación en papel ralentiza con frecuencia el proceso de aprobación de la factura ya que las copias deben hacerse y entregarse a los miembros de la gerencia correspondientes para su revisión. Cuando el papeleo no es de fácil acceso o está disponible en formato digital, es un desafío analizar los datos y garantizar que se obtengan los mejores acuerdos de pago y que se cumplan las obligaciones. Los acuerdos de descuento a tiempo y de pago anticipado se pueden perder fácilmente si las empresas no pueden hacer los pagos cuando se les exige, por lo que los problemas relacionados con el papeleo pueden ser costosos.
Mejoras y Optimización
Debido al hecho de que una serie de problemas relacionados con el funcionamiento correcto de los departamentos de cuentas por pagar se derivan de las mismas causas, también existen algunos ajustes que las organizaciones pueden hacer que resolverán muchas inquietudes al mismo tiempo. Tres de las maneras más efectivas en que las empresas pueden agilizar sus procesos de departamento de cuentas por pagar son:
- Utilice el reconocimiento de caracteres de objeto para digitalizar el papeleo
- Aproveche los portales en línea que son accesibles para los proveedores
- Crear flujos de trabajo de gestión
LOC
Si bien muchas empresas aprovechan rutinariamente los escáneres para crear copias digitales de la documentación, esto generalmente solo implica crear una imagen de un documento que se guarda en una computadora. Esto significa que la información aún debe ingresarse manualmente en una base de datos, por lo que, aunque la pérdida de registros es un problema menor, aún requiere mucho tiempo.
El reconocimiento de caracteres de objeto, o OCR, implica escanear un documento y recuperar datos del mismo. Esta información se puede agregar automáticamente a una base de datos u hoja de cálculo. El proceso de OCR ayuda a reducir el problema de los errores de entrada manual de datos y permite que se ingrese información tan pronto como se recibe la documentación. El OCR toma aproximadamente el mismo tiempo para que un empleado escanee un documento para crear un archivo de imagen, y generalmente no requiere ningún paso adicional. Por Gartner, hay organizaciones que pueden publicar el 80 por ciento o más de sus facturas sin que un empleado tenga que participar directamente.
Portales de proveedores
Agilizar el proceso para ingresar facturas y datos en un sistema centralizado puede permitir a las empresas crear o aprovechar un portal en línea que permite a las empresas y sus proveedores rastrear pedidos, consultar facturas y ver cuándo se realizan los pagos. Hacer que estos datos estén disponibles para un número de personas en una organización puede ayudar a asegurar que el departamento de cuentas por pagar tenga la supervisión adecuada, y puede ayudar a acelerar el tiempo que se tarda en aprobar las facturas. Permitir que los proveedores accedan al portal les permite a estas empresas enviar facturas y realizar un seguimiento de los pagos, así como conocer cualquier problema con los suministros recibidos o problemas de facturación.
Establecer flujos de trabajo y procesos
Sin embargo, una organización decide manejar sus esfuerzos de administración de datos, es importante que exista un proceso establecido para administrar cuentas y pagos. Esto permite a las empresas garantizar que las operaciones funcionen y encontrar alternativas si son engorrosas o generan errores o retrasos. Según Deloitte, estos procesos deberían detallar qué hace el departamento de cuentas por pagar cuando recibe una factura, cómo se ingresan y se comparten los datos y cuál es el proceso para la aprobación de las facturas. También debería haber pautas para determinar las mejores formas de lidiar con el pago de diferentes tipos de proveedores.
Mientras que muchos proveedores ofrecen descuentos para el pago dentro de 30 o 90 días, puede no valer la pena el descuento si hacerlo inhibe el flujo de efectivo de una organización. También es esencial que haya una forma de verificar que tanto la compañía como los proveedores cumplan con las prescripciones de un contrato o acuerdo. Establecer flujos de trabajo para tratar estos problemas puede ayudar a las organizaciones a tomar las decisiones correctas.
Cuando los proveedores no entregan a tiempo, en cantidades suficientes o en cantidades adecuadas de acciones, es posible que las compañías no quieran pagar facturas hasta que estos asuntos se hayan resuelto. Un flujo de trabajo puede ser crítico para establecer qué se debe hacer cuando surgen estos problemas. Además, los pagos a los proveedores también deben realizarse a tiempo para evitar perder descuentos o incurrir en penalidades por pagos atrasados. Cada acuerdo con el proveedor debe documentarse y actualizarse a medida que cambian las cosas, y los procesos deben garantizar que cada cuenta se maneje adecuadamente.
Crear flujos de trabajo también puede ayudar a una empresa a:
Outsourcing
La digitalización de registros, la implementación de OCR y el uso de un portal al que los proveedores tienen acceso puede no ser algo necesario para las pequeñas empresas, pero las organizaciones no deben suponer que el costo impedirá que una empresa pueda aprovecharlas. Si bien el costo de establecer y mantener sistemas electrónicos puede ser prohibitivo para muchas organizaciones pequeñas y medianas, a menudo no es necesario hacerlo internamente. Hay una variedad de proveedores de terceros a los que las organizaciones pueden subcontratar estas tareas. Las organizaciones pueden obtener ayuda externalizada para todo, desde la configuración de un proceso de OCR hasta ayudar a una empresa a crear flujos de trabajo para analizar contratos de proveedores.
Mientras que las organizaciones pueden no ser capaces de soportar los costos de implementar una variedad de sistemas de TI por sí mismos, tener un tercero manejado por ellos a menudo es muy asequible. Las empresas necesitarán comparar los costos de usar partes externas para desarrollar estos sistemas contra el ahorro potencial y el valor de liberar efectivo, pero la subcontratación permite a las organizaciones aprovechar la tecnología y los sistemas que normalmente serían demasiado costosos.
- Asegúrese de que las órdenes de compra se creen para cada orden nueva
- Verificar que las facturas coincidan con los productos recibidos y que cumplan con los acuerdos contractuales
- Verifique los registros para asegurarse de que los pagos se realicen, que estén hechos a tiempo y que no estén duplicados.
- Determine el mejor método para pagar facturas, como a través de EFT o tarjetas de crédito, para reducir las tarifas