Formatee una carta comercial profesional con estos consejos
Formatos de carta comercial adecuados
Las cartas comerciales en los Estados Unidos usan cuatro formatos de letras comunes. Las variaciones difieren para otros países, como la fecha se compone en otro estilo.
Todos los formatos de carta comercial adecuados son aceptables, pero el bloqueo es más común.
Formato de letra de bloque: el formato de letra de bloque común está formateado con todo el texto alineado con el margen izquierdo. Los párrafos se duplican espaciados y todos los textos de línea se espacian de forma simple. Los márgenes son una configuración de procesador de texto estándar de una pulgada. (vea la imagen del Formato de letra de bloque).
Formato de letra semiabierto : para el semilíquido, la única diferencia entre el bloque semi y el alternativo es opuesta a que el texto del cuerpo esté justificado a la izquierda; la primera línea de cada párrafo está sangrada.
Formato alternativo de letra de bloque : el formato alternativo de letra de bloque mueve la dirección de devolución, fecha, cierre, nombre, título y firma al lado izquierdo de la página.
Formato de letra simplificado: este formato toma las mismas propiedades de la letra de bloque con una excepción, el saludo o saludo se elimina. Es un formato útil cuando no sabes que el sexo del destinatario es masculino o femenino, o señora o señorita.
Secciones de una carta comercial
- Dirección de devolución: si tiene membrete de la empresa , puede omitir esta sección. Incluya su dirección comercial completa y corrija el nombre comercial legal. También puede incluir su dirección de correo electrónico o número de teléfono si lo necesita su destinatario.
- Fecha: siga el formato de mes, día, año. Haga que su fecha sea actual a la fecha de envío real de la carta.
- Nombre y dirección del destinatario: incluya el nombre completo y la dirección del contacto al que envía la carta. El título de la persona se puede agregar junto con el número de teléfono si es necesario.
- Saludo: para el saludo use el nombre formal de la persona y termine con dos puntos para su carta comercial.
- Asunto: indicar claramente el tema de la carta lo ayuda a usted, destinatario, a conocer rápidamente el contexto de lo que trata su carta.
- Cuerpo: el cuerpo de tu carta debe comenzar con una introducción general de quién eres y el propósito de la carta. Incluye párrafos específicos delinean el problema o problema. Cierra el cuerpo con un llamado a la acción. Cada carta comercial debe ser breve y concisa, teniendo en cuenta el tiempo limitado de su lector.
- Cierre: aquí puede elegir cualquier formato formal como "Saludos cordiales" o "Atentamente".
- Firma: firme su nombre como el mismo en su carta. Nombre y título: incluya su nombre completo y título de trabajo.
- Encloses y CC: si está enviando documentos adicionales, incluya una línea de cerramiento y si alguien más está recibiendo una copia de la carta, incluya cc. o copia del otro receptor o receptores.
Puede simplificar todo el proceso de creación de una carta comercial con el formato adecuado mediante el uso de su programa de procesamiento de textos.
En Microsoft Word, puede usar el asistente de letras yendo a la función "Herramientas", seleccionar "Cartas y correspondencia" y hacer clic en el Asistente para cartas. El asistente le preguntará por cada campo y le permitirá elegir un formato.
Usar el formato adecuado de carta comercial es un paso para hacer que su negocio sea más profesional. Tómese el tiempo para dar la impresión correcta a su negocio.