Documentos de requisitos comerciales para proyectos empresariales
Tomemos un ejemplo: una empresa (los llamaremos ZXYW LLC) ha decidido subcontratar sus funciones de contabilidad a un centro de servicios compartidos en los EE. UU. Están comenzando un proceso de búsqueda de una ubicación, configuración de los servicios, contratación y gestión del empleados.
Es una empresa complicada y tomará muchos meses lograrlo. Comienzan con un equipo que prepara un documento de requisitos comerciales.
¿Qué es un documento de requisitos comerciales?
El propósito de un documento de requisitos de negocios es dar una imagen completa de un proyecto o un nuevo plan de negocios , para que todos tengan claro qué se debe hacer y cuándo.
Un documento de requisitos comerciales (BRD) se puede considerar en dos fases. En la primera fase de un proyecto, es un documento que establece todos los requisitos para el proyecto, incluidos los costos, los detalles sobre la implementación, los beneficios proyectados, los hitos y el calendario para la implementación.
En la segunda fase, el BRD en realidad puede convertirse en un contrato entre las dos partes, estableciendo formalmente los requisitos de la empresa contratante (ZXYW LLC en este caso) y el contratista que hace el trabajo. Verá más sobre el lenguaje del contrato a continuación.
¿En qué se diferencia un documento de requisitos empresariales de un plan comercial?
Si bien ambos documentos pueden contener el mismo tipo de secciones (un resumen ejecutivo, por ejemplo), la intención es diferente.
Se crea un plan de negocios para guiar un negocio nuevo o existente, pero más a menudo su propósito es presentarlo a un prestamista para financiar el inicio o la expansión.
El plan de negocios contiene información general sobre la compañía y sus planes y estrategias para poder generar ingresos para pagar el préstamo.
Los estados financieros son una parte clave del plan de negocios, mientras que los documentos financieros en el BRD pueden ser bastante diferentes, centrados en un proyecto específico.
¿En qué se diferencia un documento de requisitos comerciales de una solicitud de propuesta?
La diferencia entre los dos documentos es leve, pero importante. Normalmente, se crea una solicitud de propuesta (RFP) con el fin de solicitar propuestas de varios proveedores. en el ejemplo de ZYXW, se envía un RFP a posibles empresas que prestan servicios de outsourcing para solicitar ofertas.
Un BRD, por otro lado, está preparado para un proveedor específico o un socio de empresa conjunta que ya ha sido seleccionado por la empresa contratante. El BRD contiene más detalles y más especificaciones y plazos que se cumplirán en el camino y al final del proyecto.
Cuando se crea una RFP, viene con un plazo y requisitos para presentar ofertas. Las ofertas se evalúan después de la fecha límite.
¿Qué debe incluirse en un documento de requisitos comerciales?
De alguna manera, un documento de requisitos empresariales es similar a otros tipos de propuestas comerciales. El BRD debe incluir:
1 . Una declaración resumida , a veces llamada resumen ejecutivo , que describe los requisitos del proyecto en general.
La declaración sumaria generalmente se escribe después de que se complete el BRD.
2. Los objetivos del proyecto. Estos objetivos deben estar en formato SMART ; específico, medible, alcanzable, realista y de duración determinada.
3 . El contexto y una declaración de necesidades o justificación para el proyecto. Esta es una parte importante del documento, así que no lo dejes afuera. Explicar por qué se necesita el proyecto es uno de los principales impulsores del proyecto y su éxito dependerá de cuán bien satisfaga esa necesidad.
4. El alcance del proyecto : qué se debe incluir y qué no se debe incluir. En el ejemplo anterior de la empresa ZXYW, la compañía dejó en claro que el alcance no era incluir la contratación de la alta dirección: esas personas serían proporcionadas por la empresa.
5. Estados financieros. Los estados financieros son esenciales para una visión general del efecto del proyecto en el balance y los ingresos de la compañía durante un período específico de tiempo.
Por supuesto, la forma en que la compañía financiará el proyecto es importante para discutir aquí también.
6. Requisitos y características funcionales. Este es el lugar para proporcionar detalles, incluidos diagramas, organigramas y cronogramas.
7. Necesidades de personal. Quién necesita ser contratado, y cuándo. Qué categorías de empleados se necesitarán y cómo se pagarán. Quién los paga y cuándo. Como ZXYW está configurando una instalación basada en personas, esta es una parte clave de su BRD.
8. Horario, línea de tiempo y fechas límite. Las fases del proyecto deben detallarse en esta sección, para asegurarse de que todas las partes comprendan qué se requiere y cuándo. en el proyecto ZXYW, la primera fase fue la selección de un sitio, incluida la exploración de varias ciudades potenciales.
9. Supuestos. Esta parte del documento a menudo se pasa por alto. Deletrear supuestos ayuda a evitar problemas más adelante. Por ejemplo, en el contrato anterior, la empresa quería arrendar, no comprar , el espacio de la oficina.
10. Costo y beneficio. Un análisis de costo-beneficio es una lista detallada de todos los costos del proyecto y se deben incluir los ahorros del proyecto.
¿Qué hace que los requisitos comerciales documenten un contrato?
Como se señaló anteriormente, en la fase inicial, el BRD es una propuesta. Es posible que haya notado que faltaba algo en la lista de las secciones anteriores: pago por los servicios prestados. Sin una declaración de los pagos al contratista y el calendario de esos pagos, no hay contrato.
Antes de que las dos partes firmen el documento, se debe agregar el lenguaje de contrato estándar , con la ayuda de un abogado, que incluye
- Promesas de pago y promesas de proporcionar servicios
- Pactos restrictivos que impiden que el contratista tome los secretos comerciales de la empresa o los comparta con otros.
- ¿Qué sucede si una de las partes no cumple con sus obligaciones requeridas (es decir, incumple el contrato)?
- Cláusulas de seguro e indemnización (mantener indemne )
- Disposiciones sobre litigios y arbitraje
- Y, por supuesto, las firmas de la empresa y los funcionarios del contratista.