Las pequeñas empresas son particularmente vulnerables a las pérdidas por robo por parte de los empleados. Una razón es que los trabajadores a menudo realizan múltiples funciones con poca supervisión.
Un ejemplo es un tenedor de libros que maneja las cuentas por cobrar , las cuentas por pagar y la conciliación mensual del balance general. Una segunda razón es que muchas empresas pequeñas carecen de controles básicos para evitar el fraude, como controles financieros puntuales o una auditoría externa anual. En tercer lugar, muchos propietarios de pequeñas empresas confían demasiado en los empleados clave y son reacios a reconocer los signos de deshonestidad.
Tipos de robo de efectivo
La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE, por sus siglas en inglés) cita tres tipos de robo de efectivo : robo , robo de efectivo y desembolsos fraudulentos. El descuido y el robo de efectivo involucran el robo de recibos de efectivo, lo que significa que el efectivo fluye hacia el negocio. Los desembolsos fraudulentos implican el robo de efectivo que sale del negocio en forma de pagos.
Skimming
Skimming se refiere al robo de efectivo que aún no ha ingresado en el sistema contable del empleador. El robo puede ocurrir en la caja registradora o en el punto de venta habitual.
Por ejemplo, un cliente realiza una compra utilizando efectivo. Un empleado se lleva el dinero y nunca cierra la compra en la caja registradora. El propietario de la empresa no tiene conocimiento del robo porque no existe un registro de la venta. Un trabajador también puede llamar una parte de la venta y quedarse con el resto. Por ejemplo, un empleado recoge $ 10 de un cliente y cierra una venta de $ 5.
Él mantiene los $ 5 restantes.
Los empleados que trabajan durante las horas de menor actividad, como el turno de noche, tienden a ser supervisados con menos atención que aquellos que trabajan durante el horario normal de trabajo. Lo mismo ocurre con los vendedores externos, los trabajadores remotos y otros empleados que trabajan fuera de la ubicación principal del empleador. Para estos trabajadores, robar es a menudo un crimen de oportunidad.
Skimming también puede implicar el robo de cheques. Por ejemplo, los pacientes envían cheques a una oficina dental por los servicios que han recibido. Un empleado de la oficina dental deposita algunos de los cheques en una cuenta personal en lugar de la cuenta de su empleador. Los cheques faltantes nunca se ingresaron en el sistema contable del empleador, por lo que el empleador no sabe que fueron recibidos.
Cash Larceny
El hurto en efectivo se refiere al robo de efectivo después de haber sido registrado en los libros del empleador. La hurto es más difícil de ocultar que el robo porque los fondos robados se han registrado en el sistema contable del empleador. Un ejemplo de hurto es el robo de efectivo de un cajón de efectivo después de que un empleado ha llamado una venta. El trabajador puede luego tratar de cubrir sus pistas a través de un esquema de caja registradora (que se detalla a continuación). Él o ella puede crear un reembolso falso, anular una venta o alterar o destruir la cinta de la caja registradora.
Desembolso fraudulento
Al igual que el robo en efectivo, el desembolso fraudulento implica el robo de efectivo que se ha registrado en los libros del empleador. El trabajador usa su posición para liberar fondos para un propósito no autorizado por el empleador.
La ACFE identifica cinco tipos de desembolsos fraudulentos.
- Comprobar la manipulación. Un empleado crea un cheque fraudulento o altera uno existente para su beneficio. Por ejemplo, un trabajador altera un cheque de un cliente, reemplazando el nombre del empleador con su nombre como beneficiario. El trabajador luego deposita el cheque en una cuenta personal.
- Esquemas de caja registradora. Un trabajador roba dinero del registro anulando una venta anterior o creando un reembolso falso.
- Esquemas de facturación . Este tipo de fraude implica un documento falso, como una orden de compra o una factura. El trabajador crea un documento falso y luego emite un cheque. Él o ella cobra el cheque o lo deposita en una cuenta personal.
- Esquemas de reembolso de gastos. Muchos trabajadores cometen fraude al falsificar los gastos comerciales. Pueden presentar gastos personales como gastos comerciales o inflar las cantidades reales gastadas. Algunos incluso presentarán el mismo gasto varias veces.
- Esquemas de nómina. Los trabajadores de nómina pueden falsificar registros de nómina, hojas de tiempo u otros documentos para beneficio personal. Los trabajadores pueden crear empleados falsos, falsificar comisiones o alterar los salarios o la cantidad de horas trabajadas.
Cobertura del seguro
El robo de efectivo por un empleado no está cubierto por una política de propiedad comercial típica. Hay dos razones para esto. Primero, el efectivo no califica como propiedad cubierta. La mayoría de las pólizas excluyen cuentas, billetes, monedas, pagarés y dinero o valores según la definición de propiedad cubierta . En segundo lugar, la mayoría de las políticas excluyen la pérdida o el daño causado por un acto deshonesto o criminal cometido por un empleado (incluido cualquier trabajador temporal o trabajador arrendado ).
Para proteger a su empresa contra el robo de efectivo por parte de los empleados, puede adquirir cobertura de robo para empleados (también llamada cobertura de deshonestidad para empleados). Esta cobertura se puede agregar a una póliza de propiedad o paquete a través de un formulario de endoso o cobertura de delito.