8 registros que los propietarios deben conservar
Cuando esté seleccionando posibles inquilinos para llenar una vacante en su propiedad de alquiler, recibirá muchas llamadas telefónicas de personas que desean ver la propiedad. La información puede ser abrumadora, por lo que hay ciertas cosas que deseará registrar sobre cada inquilino, ya sea solo una llamada telefónica, una visita en persona o si el inquilino completó una solicitud de alquiler. Aprenda siete elementos vitales de información para mantener a los posibles inquilinos que pueden ayudarlo en el futuro.
3 razones para mantener registros de posibles inquilinos
Es posible que sepa que debe llevar un registro de sus inquilinos actuales, pero es posible que no se dé cuenta de la importancia de llevar un registro de los inquilinos que no alquilaron su apartamento. Estos registros son importantes por tres razones.
- Ya tiene información en caso de que el inquilino llame nuevamente en el futuro.
- Le ayuda a comprender por qué el inquilino no alquiló el apartamento.
- Sirve como evidencia en caso de que sea acusado de discriminación en la vivienda.
8 registros para mantener durante la selección de inquilinos
Los registros que conserva en los posibles inquilinos dependerán de qué tan avanzado estuvo el inquilino en el proceso de solicitud. Para algunos posibles inquilinos, todo lo que tendrá es un nombre y número de teléfono, y para otros, tendrá una solicitud completa y un depósito para guardar el apartamento.
Nombre, número de teléfono y fecha de llamada:
Cuando un posible inquilino llame para preguntar sobre su propiedad, debe incluir la siguiente información en una hoja de cálculo:
- Fecha en que llamaron.
- Número al que llamaron.
- Su nombre.
Incluso si el inquilino no tiene más interés en la propiedad, esta lista puede ayudarlo en el futuro. Cada vez que un posible inquilino llame, debe buscar el número de teléfono en la hoja de cálculo. Aunque este método no es infalible, ya que las personas cambian su número de teléfono, puede ayudarlo a descubrir si un posible inquilino ha llamado antes.
Por ejemplo, si un inquilino que llamó hace cinco meses llama nuevamente para ver una propiedad, debe considerar la posibilidad de que hayan sido desalojados .
Hoja de cálculo de respuestas a preguntas calificativas:
Debe tener una lista de preguntas que califiquen que le haga a cada posible inquilino antes de que siquiera vean la propiedad. Estas preguntas pueden darle una comprensión básica de la situación del inquilino.
Ejemplos de preguntas que califican incluyen:
- Fecha de mudanza anticipada
- ¿Cuántas habitaciones estás buscando?
- ¿Cuántas personas vivirán en la propiedad?
- Ingreso mensual / anual aproximado
- ¿Tiene asistencia para el alquiler ?
- ¿Tienes algún animal?
- ¿Cuándo puede ver la propiedad?
Estas preguntas no solo le permitirán determinar si un inquilino está calificado para alquilar su propiedad, sino que servirá como una comparación con lo que el inquilino rellena en la solicitud de alquiler si llega a ese punto. Además, si un futuro inquilino llama nuevamente en el futuro, podrá comparar su información actual con la información previa que tenga a mano.
Fecha y hora de la propiedad:
Para los posibles inquilinos que hayan tomado el paso de programar una cita para ver la propiedad, debe agregar la siguiente información a la hoja de cálculo:
- Fecha de nombramiento
- Hora de la cita
- ¿Aparecieron?
- ¿Llamaron para cancelar?
Comentarios sobre la propiedad:
Cuando los inquilinos potenciales están viendo la propiedad, debe tomar notas de lo que hacen y lo que no les gusta de la propiedad. Puede ayudarlo a determinar los aspectos positivos y negativos de su propiedad. Algunos negativos se pueden arreglar fácilmente, como un color de pintura feo, mientras que otros, como un walk-up en el tercer piso, no se arreglan tan fácilmente. En estas situaciones, debe tratar de aprovechar los aspectos positivos, por ejemplo, si está en el último piso, obtiene la mejor luz solar y no hay inquilinos sobre usted.
Estos aspectos positivos y negativos también pueden servir como asesoramiento para futuras compras. Si muchos inquilinos han comentado sobre la falta de una lavadora y secadora en su propiedad, eso puede ser algo que desea asegurarse de que tenga cualquier propiedad en el futuro.
Solicitud de alquiler completada
Si un posible inquilino llena una solicitud de alquiler, debe conservar una copia de esta, incluso si no terminan el alquiler de la unidad. Es una buena prueba en caso de que un posible inquilino trate de acusarlo de discriminación en la vivienda. Puede demostrar que rechazó al solicitante porque no cumplió con los estándares de calificación que tiene para todos los solicitantes, como que sus ingresos no fueron iguales a al menos dos veces la renta mensual. Si el posible inquilino termina alquilando la unidad, puede usar la aplicación para compararla con la información que ponen en el contrato de arrendamiento .
Verificación de antecedentes / verificaciones de crédito / verificación de empleo
Si el posible inquilino aprueba los estándares de calificación iniciales y usted sigue los siguientes pasos para realizar verificaciones de crédito , verificación de antecedentes y verificación de empleo , debe conservar esta documentación. Si el posible inquilino alquila la unidad, puede ir a su archivo. Si rechaza al solicitante debido a la información descubierta en este proceso de selección, tiene pruebas de por qué rechazó al solicitante, como que no trabajó en la empresa en la que dijo que trabajaba.
Motivo del rechazo:
Debe indicar claramente por qué rechazó al solicitante. Solo puede rechazar a los solicitantes por motivos legales, como que no cumplen con los requisitos mínimos de ingresos, demasiadas personas vivirían en el alquiler o tienen antecedentes penales violentos. Debe cumplir con las Leyes de Vivienda Justa .
Acuerdo de Depósito para Mantener:
Si un posible inquilino ha firmado un depósito para mantener la unidad y le ha dado dinero, conserve esta documentación. Las leyes estatales variarán, así que consulte con su estado. Algunos estados otorgan a los inquilinos tres días para revertir este acuerdo de Depósito para mantener sin penalización.
Por lo general, si un inquilino firma este acuerdo, está de acuerdo en que va a alquilar la unidad o, si no lo hace, reconoce que perderá cualquier depósito que haya cancelado. Tener una copia firmada de este documento puede protegerlo si un posible inquilino intenta reclamarle que ha retenido ilegalmente su depósito.