Debe documentar cuidadosamente los arreglos de envío que realiza para su cliente internacional. Quiere que su venta de exportación sea un éxito total, y esta es una fase crítica. La documentación para una transacción sigue el mismo patrón que para una venta nacional. Cuando vende sus widgets (o, como en este caso, ' cepillos para el cabello ') a su cliente de la ciudad, los factura, ¿no? Ahí es donde comienzas con tu cliente en el extranjero.
A veces, su cliente local tendrá requisitos especiales para el pedido, como una lista de embalaje o marcas externas especificadas en cada caso enviado . Su transacción de exportación también tendrá requisitos especiales de documentación. Estos variarán según el país de destino y el tipo de bienes enviados.
Si ha seleccionado un agente de carga o una empresa de logística que tiene un historial de envío de su tipo de producto, debe estar al tanto de los requisitos actuales de documentación.
Por ejemplo, la antigua Declaración de Exportación del Remitente (SED), ahora llamada Información Electrónica de Exportación (EEI), compila las estadísticas de exportación de EE. UU. Y hace cumplir las leyes de exportación de EE. UU. El EEI debe presentarse con envíos desde los EE. UU., Puerto Rico o las Islas Vírgenes de EE. UU. A destinos en el extranjero; entre los EE. UU. y Puerto Rico; y desde los Estados Unidos o Puerto Rico a las Islas Vírgenes de los Estados Unidos. No todos los envíos necesitan EEI.
Es por eso que un agente de carga es útil porque pueden aconsejarlo en consecuencia.
Si un envío de mercancías, por ejemplo, tiene un valor de más de US $ 2.500 y se envía desde el mismo exportador al mismo destinatario el mismo día, se requerirá la presentación de EEI. O bien, si un envío, independientemente de su valor, requiere un permiso o licencia de exportación, se le solicitará que presente el EEI.
¿Qué puede salir mal al crear documentación de exportación?
Si no eres consciente, suficiente. El significado consciente puede no tener el conocimiento de las reglas y regulaciones y no ser lo suficientemente cuidadoso (p. Ej., Los errores tipográficos o la entrada de información se coloca en las casillas incorrectas). Shipping Solutions ha encontrado seis cosas que pueden salir mal al crear documentos de exportación. Aquí hay un vistazo a su lista, pero le sugiero que visite el sitio para explorar más a fondo cada punto.
- Información incorrecta de contacto, embalaje y pago.
- Incorrecta clasificación de los bienes.
- Valor incorrecto
- Descripción incorrecta del producto
- Hacer que la persona equivocada complete formularios peligrosos.
- Suponiendo erróneamente que sus bienes califican para tarifas preferenciales.
Fuente: 6 cosas que pueden salir mal al crear documentos de exportación
No importa qué, siempre tome la iniciativa y haga muchas preguntas a su agente de carga o empresa de logística. Utilice su experiencia a su favor para que no cometa ninguno de los costosos errores mencionados anteriormente.
Nueve de cada diez veces, necesitará los siguientes documentos básicos para completar una venta de exportación:
- Factura comercial (consulte " Cómo preparar una factura comercial ").
- Lista de embalaje
- Certificado de origen (como se muestra y, en su caso, consulte " Certificado de país de origen ").
- Tres (3) cartas de porte originales oceánicas o aéreas , y copias.
- Instrumento de pago (consulte " Factores a tener en cuenta al elegir un método de pago de exportación "). Sus términos de entrega afectan cómo y cuándo le pagan. Los Incoterms lo guían cuando pasa el riesgo, y cómo los costos se asignan entre el vendedor y el comprador.
- Otros documentos relevantes importantes requeridos para algunos destinos y algunos productos básicos: copia de la factura proforma , certificado de inspección , factura consular, licencia de importación o exportación , certificado de seguro, recibos de muelle y depósito, certificado de inspección sanitaria y certificado de artículos de la IATA para remitentes no restringidos o peligrosos bienes .
UPS, por ejemplo, ofrece una variedad de formas (por ejemplo, factura comercial, lista de empaque, Certificado de Origen NAFTA, Certificado de Origen de los EE. UU. E Información Electrónica de Exportación) para envíos internacionales.
Revisaremos a fondo cada documento aquí en este sitio a lo largo del tiempo para que se sienta cómodo preparándolo. Hay programas de software disponibles que ejecutarán sus documentos de exportación electrónicamente. A medida que su negocio crezca, podría considerar instalar uno o incluso considerar utilizar una empresa de logística sofisticada que ofrezca esta característica como parte de su capacidad de servicio mundial.