Preste atención a los detalles al preparar documentos de envío internacionales
Para preparar su lista de embalaje, elimine todos los precios en la factura y vuelva a verificar que el número de cajas, el peso (neto, bruto, métrico) y las medidas aparezcan en la factura. A continuación, cambie el nombre del documento "LISTA DE EMPAQUETADO" en letras grandes y en negrita. Nunca sustituya una lista de empaque por una factura comercial.
Aquí hay varias razones por las cuales una lista de empaque es importante:
- Es compatible con lo que se está enviando en realidad.
- Puede acompañar un certificado de inspección.
- Se puede utilizar como evidencia adicional para respaldar un método de pago, pero (tenga en cuenta) debe asegurarse de hacer coincidir la descripción de su producto con la de cualquier instrumento de pago.
- Será utilizado por un intermediario de aduanas para la autorización y entrada en un país extranjero.
- El comprador-vendedor lo usa para comparar lo que se ha ordenado con lo que se ha enviado.
- Se usa para emitir un conocimiento de embarque.
- Se usa para la información de exportación electrónica (IEE) y los funcionarios de aduanas estadounidenses y extranjeros a menudo lo utilizan para verificar los productos.
Por qué las listas de embalaje son tan importantes
Si no completa una lista de empaque puede surgir una gran cantidad de problemas que pueden causar estragos en su negocio. Estos problemas van desde no entregar sus productos en el destino deseado hasta no recibir el pago.
Una lista de embalaje de exportación debe estar firmemente unida al exterior de cada contenedor de envío , preferiblemente en un paquete a prueba de agua y un sobre que esté claramente marcado como "Lista de embalaje adjunta". Es responsabilidad de los expedidores y expedidores determinar el peso y el volumen total del envío, y si se está enviando o no la carga correcta (según se indica).
Toda esta información se basa en la lista de empaque. Además, los funcionarios de aduanas en el puerto de entrada y el puerto de salida pueden usar la lista de empaque para verificar la carga.
Preparación anticipada
Varias semanas antes del envío, su agente de carga , agente de aduanas, banco y cliente deben indicar cuántas copias necesitan y dónde debe adjuntarse y distribuirse cada copia. Siempre debe hacer tres o cuatro copias adicionales para sus archivos, por si acaso.
Si decide procesar su documentación de envío en línea, seleccione la opción de lista de embalaje apropiada y luego contacte a todas las partes involucradas en la venta internacional para determinar si su lista de empaque debe ser firmada.
Debido a que cualquier error en la lista de empaque puede causar un retraso en la autorización en el puerto de destino, siga todos los pasos necesarios para asegurarse de hacerlo bien la primera vez.