) Si ambos acordaron un cambio en los términos de la venta más adelante, registre ese cambio en su factura. No es raro que una empresa prepare una factura de exportación comercial en inglés y en el idioma del país de destino. Consulte con el importador y su compañía de transporte para evaluar si necesita hacer esto o no. Además, siempre incluya la siguiente información, incluso si no se solicita.
Necesidades de la factura de exportación comercial
- Número de referencia de factura pro forma
- Número de orden de compra del cliente.
- Fecha en que se completó la factura.
- Dirección del remitente y / o vendedor, así como la del comprador.
- Método de pago: identificar y suministrar todos los números de referencia que le pertenecen.
- Términos de envío de su presupuesto (por ejemplo, CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB Nueva York).
- Moneda en la que se realizará la transacción (dólares estadounidenses, yenes japoneses, francos franceses, etc.).
- Número de conocimiento de embarque .
- Precios y cantidades del envío.
- Cantidad de paquetes, marcas, peso y medidas.
- Número de contenedor, si se envía por contenedor.
- Puertos de salida y entrada.
- La notación del país de origen y el código arancelario armonizado (para garantizar cálculos de aranceles precisos).
- Instrucciones de tránsito marítimo o aéreo: nombre del barco o aeronave, número de viaje o número de la vía aérea, fecha de salida y fecha de llegada al destino.
Si hace todo lo anterior y consulta cuidadosamente con su compañía de transporte, esto facilitará el fácil movimiento de mercancías y el despacho de aduana. Algunos países requieren una firma en la factura de exportación comercial. Para mayor seguridad, agréguela junto con su nombre y título impreso de forma legible debajo.
Razones por las que se utilizan las facturas comerciales de exportación
A continuación se describen las formas en que se utiliza una factura comercial de exportación, pero tenga en cuenta que la factura comercial de exportación es el documento inicial o iniciador que respalda el resto de la transacción de exportación:
- Los exportadores pueden usarlo para respaldar préstamos, reclamos de seguros y programas de subvenciones.
- Un comprador y un vendedor lo usan como una declaración básica de lo que se vende.
- El comprador (importador) lo usa para liberar fondos a través de su banco al vendedor.
- Si hay un reclamo de seguro sobre el envío y si se proporcionó un seguro, este sirve como un documento de respaldo clave.
- El importador o agente de aduanas en el país de destino lo requiere antes de despachar las mercancías a través de la aduana.
- Un banco para el comprador examina la factura comercial de exportación antes de liberar fondos en virtud de una carta de crédito o colección documental.
- Se puede utilizar junto con un certificado de inspección que demuestre que lo que está enviando es, de hecho, lo que ordenó el cliente, y también es de buena calidad.
- Un gobierno puede usar una factura comercial para determinar el verdadero valor de los bienes al evaluar los aranceles.
- Las autoridades aduaneras pueden utilizarlo para evaluar los derechos de aduana, utilizarlo para fines de inspección y para llevar estadísticas.
- Un banco puede solicitar a los efectos de la negociación de una Carta de Crédito, la legalización de la factura comercial por parte del consulado del país del comprador. En este caso, el documento legalizado requerido presentado por el proveedor debe ser enviado al comprador, una vez que los documentos son aceptados.
Nota: La factura comercial es utilizada por las autoridades aduaneras de todo el mundo con fines de inspección, cálculo de los derechos de aduana y mantenimiento de las estadísticas de comercio internacional. Si se requiere que la información específica aparezca en la factura comercial por parte de las autoridades aduaneras del país importador, el importador debe informarle sobre esto, y preferiblemente, antes de la venta de exportación.
Pero lo más importante de todo: la factura comercial debe corresponderse con toda la información que aparece en cualquier forma de documento de cobro, por ejemplo, carta de crédito, cheque a la vista, etc., si espera que le paguen.