No solo rastree su tiempo; ¡Administrarlo!
Y luego dejan de hacerlo porque no se han dado cuenta de ningún cambio positivo. Claro, eliminaron algunos eventos y priorizaron otros. Pero realmente no han logrado nada; simplemente lo han reorganizado. Al final de su día todavía están cansados y frustrados.
Pero hacer un seguimiento de cómo gastas tu tiempo no es gestión del tiempo. La gestión del tiempo se trata de hacer cambios en la forma en que gasta su tiempo.
Para una administración eficaz del tiempo , debe aplicar un sistema de gestión del tiempo que lo ayude a ver dónde se pueden y deben hacer los cambios ... lo que significa que el primer paso de la administración del tiempo es analizar cómo realmente pasa su tiempo para poder determinar qué cambios quieres hacer
Categorizar para una gestión efectiva del tiempo
¿Cómo manejas el tiempo? El secreto está en las categorías. Mira tu calendario para mañana. Probablemente ya esté lleno de eventos y actividades que espera lograr. A medida que trabaje o más adelante, estará llenando los espacios en blanco con detalles sobre lo que realmente hizo.
Al final del día, mire la lista y etiquete cada tarea y / o evento con una de las siguientes categorías. ¿Cuánto tiempo durante su día de trabajo realmente gastó:
1) apagar incendios. Una llamada telefónica inesperada. Un informe que es necesario para una reunión que debería haberse impreso ayer. Un archivo faltante que debería estar en su escritorio . ¿Cuánto de su día se gastó realmente en el modo de crisis? Para la mayoría de las personas, esta es una categoría negativa que agota su energía e interfiere con su productividad.
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2) Tratar con las interrupciones. Las llamadas telefónicas y las personas que pasan por su oficina probablemente encabezarán la lista cuando esté asignando eventos a esta categoría. Una vez más, para la mayoría de las personas, esta es una categoría negativa porque interfiere con (y en ocasiones mata) la productividad.
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3) Hacer tareas planificadas. Este es el uso más positivo del tiempo durante su día de trabajo. Usted tiene el control y logra lo que pretendía lograr. Las tareas planificadas pueden incluir llamadas telefónicas , reuniones con el personal e incluso responder correos electrónicos, si estas son tareas que ha incluido en su agenda.
4) Trabajando ininterrumpidamente. Puede que no esté trabajando en una tarea que había planeado hacer, pero está logrando algo, y para la mayoría de la gente, este es un modo de trabajo positivo y muy productivo .
5) Tiempo de inactividad ininterrumpido. Esos momentos durante el día de trabajo que se utilizan para reactivar y reagruparse. El almuerzo o un descanso a media mañana pueden contar si no se interrumpe.
Si tiene la suerte de trabajar con una empresa que ofrece instalaciones de ejercicio en el lugar o salas de siesta (Fortune), eso también contará. Todo el mundo necesita una cierta cantidad de tiempo de inactividad ininterrumpido integrado en su día para ser productivo durante su tiempo de trabajo.
Una semana de tu pasado es la clave del futuro
Ahora que comprende las categorías de este sistema de gestión del tiempo, es hora de usarlas para analizar su semana de trabajo "típica". Usando cualquier sistema de calendario que use para enumerar citas y actividades en su vida diaria, regrese y seleccione una semana típica reciente. Revise las entradas de cada día laboral y clasifíquelas de acuerdo con las categorías de administración de tiempo anteriores si aún no lo ha hecho. Mantener un total acumulado en la parte inferior de cada día hará que sea más fácil ver cómo ha gastado su tiempo de trabajo todos los días.
Ahora tiene los datos que necesita para realizar cambios en la forma en que pasa su tiempo en el trabajo. ¿Estás perdiendo demasiado tiempo apagando incendios? Luego debe realizar los cambios organizativos o físicos para prevenir o diferir estas crisis constantes. Limpie y reorganice su escritorio , por ejemplo, para que pueda encontrar los archivos que necesita con facilidad y establezca una rutina para colocar los archivos que necesita para el día siguiente en su escritorio antes de irse por el día.
¿No tiene suficiente tiempo de inactividad ininterrumpido durante su día laboral? Entonces necesita programar el tiempo para usted . Por ejemplo, deje de almorzar en su escritorio y abandone físicamente el edificio durante el horario de almuerzo estipulado.
Al aplicar mis categorías de trabajo de administración del tiempo y hacer los cambios que necesita para pasar más tiempo durante su día de trabajo en las categorías positivas y menos tiempo en las categorías negativas, realmente podrá administrar su tiempo de manera efectiva. - y lograr el verdadero objetivo de la administración del tiempo, para sentirse mejor.