Prima estimada
Su prima de indemnización laboral se calcula multiplicando una tasa por su nómina y dividiendo el resultado por 100. Por ejemplo, suponga que su nómina es de $ 500,000 y la tasa es de $ .10. Su prima es 500,000 X.1 / 100 o $ 500.
La prima que paga al comienzo del período de su póliza es una cantidad provisional. Es una estimación basada en las nóminas proyectadas para el próximo año. Después de que su póliza haya expirado, su aseguradora realiza una auditoría para determinar sus nóminas reales para ese año. Su aseguradora luego ajusta su prima. Si su nómina real excede su nómina estimada, se le puede cobrar una prima adicional. Si su nómina de pago real es inferior a su nómina proyectada, puede recibir una prima de devolución.
Propósito de la auditoría
Las auditorías se realizan para garantizar que las primas que pagan los empleadores por el seguro de compensación para trabajadores reflejen con precisión sus riesgos. Las aseguradoras verifican que los empleadores estén clasificados correctamente y que las nóminas utilizadas para fines de calificación sean precisas. Si la política de un empleador contiene clasificaciones o nóminas incorrectas, el empleador puede estar pagando demasiado o muy poco, en relación con otros empleadores, por un seguro de compensación para trabajadores.
Muchos estados obligan a las aseguradoras a auditar todas las políticas de compensación para trabajadores cuya prima anual estimada excede un cierto límite, como $ 10,000. Los departamentos estatales de seguros realizan controles periódicos para asegurarse de que las aseguradoras estén realizando las auditorías requeridas.
Obligación contractual
La mayoría de las políticas de compensación laboral, incluido el formulario estándar de NCCI , contienen una cláusula que aborda las auditorías.
En el formulario NCCI, esta cláusula se encuentra en la Parte Cinco, Premium. Establece que el empleador debe permitir que el asegurador audite la política en cualquier momento dentro de los tres años posteriores a la expiración de la póliza. La aseguradora tiene el derecho de examinar cualquier registro relacionado con la póliza. Estos pueden incluir libros contables, declaraciones de impuestos y registros de nómina.
Las políticas de compensación laboral también contienen una disposición con respecto a las inspecciones. En el formulario NCCI, esta disposición se encuentra en la Parte Seis, Condiciones. Brinda a la aseguradora el derecho de inspeccionar los lugares de trabajo del empleador en cualquier momento. El objetivo de dichas inspecciones es evaluar la asegurabilidad de su negocio y recopilar información sobre nómina. Las inspecciones de compensación laboral no están destinadas a ser inspecciones de seguridad.
Una póliza de seguro es un contrato legal . Cuando adquiere la cobertura de compensación laboral, tiene la obligación contractual de cumplir con las disposiciones de auditoría e inspección de la póliza. Si su aseguradora solicita visitar sus instalaciones o solicita información actualizada sobre nómina, debe cumplir con sus demandas. De lo contrario, puede constituir un incumplimiento de contrato. Su aseguradora puede responder a su negativa cancelando su póliza o negándose a renovarla .
Esto puede afectar negativamente tu modificador de experiencia .
Tipos de auditorías
Hay varios tipos de auditorías de compensación a los trabajadores. Los tipos de auditorías que están disponibles pueden variar de estado a estado y de asegurador a asegurador.
- Auditoría de correo El tipo más simple de auditoría. Las auditorías por correo pueden ser permitidas para pequeños empleadores que no generan mucha prima. Sin embargo, las auditorías por correo pueden no estar disponibles para los empleadores en ciertas ocupaciones (como techos), independientemente de su tamaño.
- Auditoría Preliminar Se lleva a cabo cuando una póliza se escribe por primera vez con una nueva aseguradora. Las auditorías preliminares generalmente se realizan en el sitio. Su propósito es garantizar que se utilicen las clasificaciones y nóminas adecuadas en la política.
- Auditoría telefónica utilizada por algunas aseguradoras. La aseguradora puede enviarle un formulario para completar y devolver a la aseguradora. Cuando la aseguradora ha recibido la información, programa una llamada telefónica con un auditor para analizar la información que usted proporcionó.
- Auditoría de campo Una auditoría física realizada en sus instalaciones. El propósito es recopilar nómina y otra información que la aseguradora usará para calcular su prima final.
- Se puede llevar a cabo una auditoría interina si su empresa ha cambiado de algún modo, tal vez iniciando una nueva operación. Las auditorías intermedias también son utilizadas por grandes empleadores que desean informar su nómina mensualmente o trimestralmente en lugar de una vez al año. Estas auditorías generalmente se realizan por correo. Se realiza una auditoría física al final del período de la póliza.
- Auditoría de prueba Llevada a cabo por una autoridad de compensación de trabajadores del estado para verificar los resultados de auditoría obtenidos por la aseguradora . Las oficinas estatales realizan auditorías de prueba para garantizar que los auditores de seguros utilicen la clasificación y el sistema de calificación de manera adecuada. Las oficinas también quieren asegurarse de que las aseguradoras estén usando los planes de calificación aprobados por la oficina (cuando se requiere aprobación previa).
Fraude por un empleador
Cumplir con la solicitud de información de su aseguradora no es su única obligación como asegurado. También debe proporcionar datos precisos . Si intencionalmente proporciona información falsa a su aseguradora, el departamento de seguros de su estado podría enjuiciarlo por fraude de seguros . Aquí hay ejemplos de acciones que podrían considerarse fraudulentas:
- Declarar subrepticiamente su nómina con la intención de reducir su prima
- Proporcionar descripciones de trabajo falsas a un auditor de seguros
- Proporcionar declaraciones de impuestos falsas u otros informes financieros
- Ocultar el hecho de que ha contratado subcontratistas
- Proporcionar certificados de seguro falsificados para subcontratistas
Una vez que se ha completado una auditoría, su aseguradora le enviará un informe. Idealmente, las nóminas que se muestran en el informe no diferirán sustancialmente de las nóminas estimadas que figuran en su política. Lamentablemente, este no es siempre el caso. Si sus proyecciones de nómina eran demasiado bajas, la auditoría puede haber generado una gran prima adicional. El informe de auditoría también puede mostrar cambios en sus clasificaciones. Si el auditor determinó que su negocio fue mal clasificado , es posible que haya agregado códigos de clase nuevos o eliminado los existentes.
Controles de auditoría
Los titulares de pólizas no siempre están de acuerdo con los informes de auditoría. Un informe puede contener errores, como el modificador de experiencia incorrecto o cifras de nómina incorrectas. Alternativamente, podría mostrar cambios de clasificación con los que no está de acuerdo.
Si no está satisfecho con los resultados de una auditoría, comuníquese con su aseguradora de inmediato. La mayoría de las aseguradoras brindan instrucciones sobre cómo disputar una auditoría. Estos pueden ser incluidos en sus documentos de política. Asegúrese de seguir las instrucciones de la aseguradora con cuidado. Presente su queja por escrito dentro del período de tiempo especificado por la aseguradora. Describe el problema en detalle. Por ejemplo, si cree que el auditor usó la clasificación incorrecta, explique su razonamiento y sugiera una alternativa. El asegurador revisará su reclamo y decidirá si se justifica una revisión.
Si una auditoría generó una prima adicional pero usted ha cuestionado los resultados de la auditoría, su obligación de pagar la prima adicional debe suspenderse hasta que se resuelva la disputa. Si la aseguradora no resuelve el problema a su satisfacción, puede apelar la decisión de la aseguradora ante la junta de compensación de trabajadores de su estado.