Cómo hacer nómina en Canadá
Cómo hacer nómina en Canadá
Como empleador canadiense, hay cinco pasos para ejecutar la nómina:
1. Abrir y operar una cuenta de nómina con la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA).
2. Recopilar la información requerida de los empleados, como su número de seguro social (SIN) y un formulario TD1 federal y provincial completado.
3. Hacer las deducciones apropiadas de la nómina canadiense de los empleados pagan cada período de pago.
4. Remitir estas deducciones de nómina, junto con la parte del empleador de las cotizaciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y las primas del Seguro de Empleo (EI), a la Agencia Tributaria de Canadá, según corresponda.
5. Informar los ingresos y las deducciones de cada empleado en el recibo correspondiente de T4 o T4A y presentar una declaración de información el o antes del último día de febrero del año calendario siguiente.
Veamos los detalles, entonces.
Paso 1) Abra y opere una cuenta de nómina con la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA).
Necesitará una cuenta del programa de deducciones de nómina CRA para remitir sus deducciones de nómina a la Agencia de Ingresos de Canadá.
Si ya tiene un número comercial y se ha registrado previamente para otras cuentas del programa CRA (como GST / HST), solo agregará una cuenta de deducciones de nómina a sus cuentas de programa existentes.
Si todavía no tiene un número comercial , primero tendrá que obtener uno, que puede hacer de varias maneras:
- regístrese en línea usando el servicio Business Registration Online (BRO)
- contacte a la Agencia Tributaria de Canadá por teléfono al 1-800-959-5525
- Envíe por correo o fax el Formulario RC1, Solicitud de número de negocios a su oficina de servicio de impuestos (TSO) más cercana o centro de impuestos (TC)
Una vez que tenga un número comercial, puede registrarse para las cuentas del programa a través del servicio de registro en línea de negocios (BRO), que incluye:
- deducciones de nómina
- GST / HST
- impuesto de sociedades
- importación -exportación
Paso 2) Reúna la información requerida de los empleados, como su número de seguro social (SIN) y un formulario TD1 federal y provincial completado.
Como parte del proceso de contratación , debería haber examinado la tarjeta SIN de cada empleado nuevo y haber anotado el nombre y el SIN del empleado exactamente como aparecen en la tarjeta. (Recuerde mirar los números de seguro social que comienzan con el número '9' cuando hace esto, porque este número indica a una persona que no puede contratar, no es ciudadano canadiense o residente permanente y está autorizado a trabajar solo) para un empleador en particular con una autorización de empleo válida emitida por Citizenship and Immigration Canada).
También debería haber hecho que el nuevo empleado completara el formulario federal y provincial apropiado TD1, Declaración de créditos fiscales personales, que determina la cantidad de impuestos que se deducirá de los ingresos laborales de una persona.
Paso 3) Haga las deducciones de nómina apropiadas de los empleados pague cada período de pago.
Agregue los beneficios imponibles de su empleado primero.
¿Le proporciona a un empleado alojamiento y comida, el uso de un automóvil de la compañía, estacionamiento o un préstamo a bajo interés? Cualquier cosa que proporcione a un empleado que no sea dinero se puede considerar un beneficio imponible.
Y si el pago de un empleado implica beneficios gravables, estos deben agregarse a los ingresos del empleado en cada período de pago antes de realizar cualquier deducción de nómina, porque el ingreso total determina el monto total sujeto a las deducciones de origen, y el beneficio sujeto a impuestos puede estar sujeto a las contribuciones de CPP, las primas de EI y las deducciones de impuestos sobre la renta al igual que cualquier otro ingreso.
La Guía de la Agencia Tributaria de Canadá T4130, Guía para empleadores - Beneficios gravables y subsidios proporciona detalles sobre cómo calcular el valor de estos beneficios y qué beneficios gravables están sujetos a GST / HST.
Entonces estás listo para hacer tus deducciones de nómina canadiense. En general, los empleadores deben hacer las siguientes tres deducciones del programa gubernamental de la paga de los empleados:
- Impuesto sobre la renta
- Contribuciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP)
- Primas de seguro de empleo (EI).
Es posible que tenga otras deducciones para empleados específicas para su organización, como beneficios de salud extendidos, seguro de vida, planes de jubilación, etc.
1) Deducción del impuesto sobre la renta
Para saber cuánto impuesto sobre la renta necesita deducir de la paga de los empleados, use las tablas provinciales o territoriales para la provincia o territorio donde el empleado se presenta para trabajar. La forma más fácil de hacerlo es utilizar la Calculadora en línea de Deducciones de nómina de la Agencia de Ingresos de Canadá, que calculará todas las demás deducciones de nómina que necesite hacer también.
Sin embargo, si no puede usar la Calculadora en línea de deducciones de nómina, todas las tablas de deducciones de nómina que necesita están disponibles a través de la página de nómina de la Agencia de Ingresos de Canadá.
2) Deducir las contribuciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP)
En general, debe deducir las contribuciones de CPP si un empleado tiene más de 18 años y menos de 70 años de edad, tiene un empleo con derecho a pensión, no tiene una discapacidad y no recibe una pensión CPP o QPP (Plan de Pensiones de Quebec).
Encontrará un enlace a las tasas de contribuciones CPP, el cuadro de máximos y exenciones y otra información útil sobre las contribuciones de CPP en esta página del Plan de Pensiones de Canadá de la Agencia Tributaria de Canadá.
Si usted es un empleador en Quebec
Tenga en cuenta que la provincia de Quebec tiene su propio plan de pensiones provincial, el Plan de Pensiones de Quebec (QPP), el Plan de Seguro Parental de Quebec (QPIP) y su propio impuesto provincial sobre la renta -
"Los empleadores con empleados en Quebec tienen que deducir las contribuciones para el QPP en lugar del CPP, si el empleo es pensionable según el QPP. Los empleadores deben tomar deducciones tanto para el QPIP como para el EI, si el empleo es asegurable" T4001 Employers Guide - Deducciones y remesas de nómina (Agencia de Ingresos de Canadá).
Visite el sitio web de Revenu Québec para obtener más información.
3) Deducción de las primas del Seguro de Empleo (EI)
Normalmente, usted deduce las primas EI del pago de los empleados por cada dólar de ganancias asegurables hasta el máximo anual. La contribución de EI del empleador es 1,4 veces la prima de IE retenida para cada empleado. Tenga en cuenta que, a diferencia del CPP, no hay un límite de edad para deducir las primas de EI. Cuando las deducciones de EI de sus empleados alcanzan el monto máximo anual, usted deja de deducirlas.
Consulte el cuadro de tasas y máximos de primas de EI de la Agencia de Ingresos de Canadá para determinar las deducciones de EI para un año determinado. Tenga en cuenta que hay un cuadro separado para Quebec, que tiene una estructura de tasas diferente.
En 2017, las ganancias asegurables máximas anuales son de $ 51,300 y las deducciones de nómina se realizarán a una tasa federal del 1.63% (1.27% en Quebec) con una prima federal máxima anual para empleados de $ 836.19 ($ 651.51 en Quebec). La Prima máxima anual del empleador federal anual es de $ 1,170.67 ($ 912.11 en Quebec).
Al igual que con otras deducciones de nómina, puede utilizar la Calculadora en línea de Deducciones de nómina de la Agencia de Ingresos de Canadá para calcular la cantidad de Seguro de empleo que necesita deducir para cualquier período de pago.
También puede usar las tablas proporcionadas por la Agencia Tributaria de Canadá, la Guía T4302, las Tablas de deducciones de nómina y la Guía T4008, las Tablas complementarias de deducciones de nómina o calcularlas manualmente utilizando este método.
Algunos beneficios y pagos que le da a los empleados no están sujetos al Seguro de Empleo; vea esta lista de la Agencia de Ingresos de Canadá.
Como empleador canadiense, también puede haber situaciones especiales que afecten sus deducciones EI; consulte la página del Seguro de Empleo de la Agencia Tributaria de Canadá para obtener información sobre temas tales como empleo fuera de Canadá, pagos especiales y la contratación de un miembro de la familia.
Paso 4) Remitir las deducciones de nómina de empleados, junto con las contribuciones del empleador, a la Agencia de Ingresos de Canadá.
Normalmente, la Agencia de Ingresos de Canadá le envía un formulario de envío de remesas cada vez que se adeuda una remesa de deducciones de nómina. Sin embargo, como nuevo empleador canadiense, no tendrá un formulario de remesas para su primer pago, por lo que tendrá que enviar un cheque o giro postal pagadero al Administrador Judicial con su Número de Negocio (BN) impreso en el reverso del documento. centro de impuestos apropiado
Con este cheque o giro postal, debe incluir una carta que diga:
- que eres un nuevo remitente,
- el período que cubre su remesa,
- el nombre completo de su empleador, dirección y número de teléfono comercial; y
- su número de negocios
La CRA clasifica a los nuevos empleadores como remitentes regulares, lo que significa que debe remitir sus deducciones para que la Agencia Tributaria de Canadá los reciba a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que realizó las deducciones. Más adelante, una vez que haya establecido un historial de remesas, es posible que se lo reclasifique como remitente trimestral o acelerado y tenga que completar menos papeleo.
Para obtener más información sobre las remesas, incluida la forma de corregir los errores de envío de nómina, consulte la página Cómo reenviar las deducciones de la nómina de la CRA.
Paso 5) Completa todos los resguardos T4 y devuelve la información.
Por último, como empleador, cada año debe completar un T4 Slip para cada empleado y completar el formulario T4 Summary.
Debe presentar la declaración de información T4 y entregar los resguardos T4 a los empleados a más tardar el último día de febrero siguiente al año calendario al que se aplica la devolución de información.
T4 Slips se puede completar electrónicamente utilizando la aplicación T4 Web Forms de la Agencia Tributaria de Canadá (que le permite archivar de uno a seis recibos T4 originales o enmendados) o puede completarla en línea usando un formulario PDF T4 rellenable.
Para obtener más información sobre los resguardos T4, consulte la página T4 de la CRA: Información para empleadores.
El formulario de resumen T4 también puede completarse y archivarse electrónicamente. También puede presentarlo en papel, en cuyo caso deberá enviar el resumen original y los resguardos T4 relacionados al Centro de Tecnología de Ottawa. Encontrará un enlace a esta dirección y las instrucciones línea por línea para completar el formulario de Resumen T4 siguiendo el enlace al principio de este párrafo.
Más información sobre cómo ejecutar Payroll en Canadá
Todos sus registros comerciales , incluidos sus registros relacionados con la nómina, se deben conservar en su lugar de trabajo o en su residencia en Canadá a menos que la Agencia Tributaria de Canadá le haya dado permiso para guardarlos en otro lugar.
Tenga en cuenta también que los registros comerciales y los documentos de respaldo "que se requieren para determinar sus obligaciones y derechos fiscales" deben mantenerse durante un período de seis años.
Incumplimiento de los requisitos de nómina canadiense
Las sanciones por incumplimiento de los requisitos de nómina de Canadá van desde multas de $ 1,000 a $ 25,000, encarcelamiento de hasta 12 meses o una combinación de ambos. La página de Penalizaciones de CRA proporciona los detalles de infracciones y omisiones particulares por no realizar las deducciones de nómina correspondientes a los formularios de información de presentación tarde.
Más recursos de nómina en Canadá
La Agencia de Ingresos de Canadá tiene muchos recursos relacionados con la nómina de sueldos. Además de los recursos de la CRA citados anteriormente, puede encontrar estas Guías para los empleadores particularmente útiles:
- T4001: Guía para empleadores - Deducciones y remesas de nómina
- T4130: Guía para empleadores - Beneficios gravables y subsidios
Ver también:
El proceso de contratación: Cómo contratar empleados en Canadá
Pasos para comenzar un negocio en Canadá
7 maneras de facilitar el reclutamiento de empleados
Cuentas en línea de la Agencia Tributaria de Canadá para empresas
Guía para el Seguro de Compensación para Trabajadores en Canadá