Los pagos a los que no son empleados deben ser informados al IRS, pero normalmente no se requiere la retención del impuesto a la renta para estos pagos. Pero en algunos casos, se requiere una retención de respaldo. Si debe realizar una retención de respaldo de personas que no son empleados, deberá informar los pagos y la retención.
El formulario 945 del IRS se utiliza para informar sobre los impuestos federales a la renta retenidos a los no empleados, específicamente a la retención de respaldo. Primero, le daré los antecedentes para explicar cuándo es necesario el Formulario 945, luego le mostraré cómo completar este formulario y cómo, cuándo y dónde y cuándo enviarlo.
Retención sobre tipos de ganancias
El IRS requiere que retenga los impuestos sobre la renta de las ganancias de los empleados, pero también existen otros tipos de pagos que su empresa podría hacer que requieren que retenga los impuestos a la renta e informe y pague dichos impuestos al IRS. El IRS llama a estos "retención de impuestos a la renta no relacionados con la nómina".
Los tipos de pagos que requieren retención incluyen:
- Pensiones
- Ganancias de juego y beneficios de juegos indios, y
- Pagos sujetos a retención de respaldo .
La retención en estos pagos se informa en el formulario 945 del IRS : Declaración anual del impuesto a la renta federal retenido
Retención de respaldo para no empleados: una introducción
Primero, una explicación de los impuestos federales sobre la renta para los que no son empleados.
Estas personas son pagadas por su empresa por los servicios que realizan como contratistas independientes. Debido a que no son empleados, no está obligado a retener impuestos federales sobre la renta de los montos que les pague.
Pero debe proporcionar a estas personas un formulario 1099-MISC en enero, después del año en el que trabajaron para usted.
(El 1099-MISC es como un W-2 para los empleados). Para preparar el 1099-MISC, debe obtener el número de identificación fiscal federal de la persona. Para obtener este número, debe hacer que la persona complete un formulario W-9 que muestre el número de identificación tributaria.
Pero, ¿qué pasa si el número de identificación fiscal de alguien falta o es incorrecto? Luego, el IRS dice que debe retener los impuestos de los pagos que realiza a esta persona durante el año mediante un proceso denominado retención de respaldo. La tasa de retención es actualmente del 28%.
No es necesario que inicie la retención de respaldo hasta que el IRS le notifique.
Aquí hay un ejemplo de cómo funciona la retención de respaldo y el Formulario 945:
Tuviste un nuevo diseñador web independiente trabajando para ti el año pasado como contratista independiente, continuando en este año. Cuando ella comenzó, solicitó un formulario W-9, pero nunca lo recibió.
Cuando el IRS le envía un aviso de que se deben hacer pagos de retención de respaldo.
Qué hacer:
1: Notifique al trabajador que va a retener los impuestos a la renta de los pagos.
2: procesar pagos para ese trabajador para incluir retención de respaldo a la tasa actual, 28 por ciento.
3. Incluya la información de retención en el talón de pago de la persona.
4: deposite los montos de retención de respaldo (vea abajo). No necesita retener los impuestos de Seguro Social o Medicare de estos pagos.
5. Haga pagos periódicos del monto retenido al IRS.
6. Entregue a la persona un formulario 1099-MISC en enero del año siguiente. El 1099-MISC incluirá la retención de respaldo total para el año.
7. Informe la retención total de respaldo para todos los no empleados en el Formulario 945 antes del 31 de enero del año siguiente.
Completando el formulario 945
El Formulario 945 es una declaración anual que muestra todos los impuestos federales a la renta que retenía en virtud de los requisitos de retención de respaldo de todos los empleados no autónomos.
La información que debe informar en el Formulario 945 incluye:
- Todo el impuesto federal a la renta retenido de todas las personas sujetas a retención de respaldo.
- Retención de respaldo total calculada en el pago total para todas las personas multiplicado por 28%. (Esta es la tasa de retención de respaldo, la cantidad que debe pagar al IRS).
- Depósitos totales realizados durante el año.
- Saldo adeudado o en exceso.
Si paga más de $ 2500 en retención de respaldo durante el año, deberá desglosar ese total para mostrar el pasivo tributario mensual (es decir, los montos totales pagados multiplicados por el 28%).
Cuándo presentar el Formulario 945 y realizar pagos de retención de respaldo
El Formulario 945 se archiva con el IRS al mismo tiempo que presenta los formularios W-2 y los formularios 1099-MISC, antes del 31 de enero del año siguiente. Consulte este artículo para conocer las fechas específicas de presentación de informes para el año fiscal actual.
Los pagos de retención de respaldo se hacen en el mismo momento que la retención para los empleados, usando las reglas para determinar si se hacen depósitos de forma semi-semanal o mensual.
Si envía el Formulario 945 por correo postal, a dónde lo envía depende de si realiza o no un pago. Consulte la tabla en las Instrucciones para el Formulario 945 para seleccionar la dirección correcta.
Envío del Formulario 945 y Pagos de retención de respaldo al IRS
Puede presentar el Formulario 945 con el IRS usando el sistema de archivos electrónicos.
Puede hacer pagos de retención de impuestos al IRS electrónicamente usando el sistema EFTPS. El IRS también tiene otras opciones para pagar estos impuestos; vea este artículo sobre Pagos.
Si está utilizando el software de preparación de impuestos o los servicios de un preparador de impuestos, puede presentar el Formulario 945 y hacer depósitos de la retención de respaldo juntos.
Más acerca de la retención de respaldo y el Formulario 945
- Vea las Instrucciones para el Formulario 945 para más información.
- IRS Tax Topic 307: retención de respaldo
- Publicación 1281 del IRS: Retención de respaldo para nombres faltantes e incorrectos / TIN