Asegúrese de que se ajuste a sus necesidades actuales y futuras
Pero debido a que utilizará su software de contabilidad con frecuencia, es importante asegurarse de elegir el software de contabilidad adecuado para su negocio y sus necesidades.
¿Es Mobile-Accesible?
El mercado de software de contabilidad para pequeñas empresas ha adoptado la computación en nube a lo grande. La mayoría de los proveedores más nuevos, como FreshBooks y Zoho, no ofrecen versiones de escritorio, y los proveedores tradicionales como Intuit (QuickBooks) han migrado sus ofertas de software de escritorio a la web y están dirigiendo a sus clientes hacia la facturación basada en suscripciones. Algunos proveedores todavía ofrecen versiones de escritorio o híbridas de escritorio / nube.
Las versiones en línea son ideales para usuarios de dispositivos móviles. Además de admitir los navegadores web más utilizados, suelen ofrecer aplicaciones de iPhone / iPad y Android, lo que los hace ideales para enviar facturas e ingresar información de gastos, sin importar dónde se encuentre.
¿Satisface sus necesidades de contabilidad?
Si usted es propietario único / contratista o propietario de un negocio muy pequeño sin empleados, lo más probable es que pueda salir adelante con un paquete de contabilidad básico que maneja facturación, seguimiento de gastos y proporciona un conjunto básico de informes para controlar su negocio.
Por lo general, estas ofertas económicas no son en realidad paquetes contables verdaderos ya que no realizan contabilidad de doble entrada ( cuentas por cobrar , cuentas por pagar y libro mayor ).
Las empresas más grandes que tienen empleados , están incorporadas o tienen mayores necesidades de contabilidad necesitarán un paquete más robusto (y costoso) que puede realizar contabilidad de doble entrada, y tiene características más avanzadas como nómina , gestión de inventario, gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes ( CRM), análisis y una selección mucho más amplia de informes (y opciones para personalizar informes).
Afortunadamente, la mayoría de las ofertas de productos le permiten comenzar con un paquete básico y expandirse a medida que crecen sus necesidades. También hay muchos complementos de terceros para los paquetes de contabilidad más populares, por lo que puede (por ejemplo) agregar un módulo de nómina si el proveedor no lo ofrece (consulte los complementos de QuickBooks).
Otra característica que es muy útil es el acceso del contador. FreshBooks, por ejemplo, ofrece un portal para contadores para que su contador pueda acceder a sus informes y entradas de diario de FreshBooks, lo que le permite intercambiar información manualmente.
¿Tiene características de facilidad de uso?
- ¿El software le permite enviar cheques, órdenes de compra y facturas a través de la red?
- ¿Tiene la capacidad de vincular en línea a sus cuentas bancarias?
- ¿Está integrado con otro software que usted usa a menudo, como Microsoft Office?
- ¿Es capaz de convertir datos de otros programas de contabilidad o bases de datos?
- ¿Qué sucede si decide cambiar a otro paquete de software en el futuro? ¿Podrá extraer y migrar fácilmente sus datos existentes?
En otras palabras, ¿el software de contabilidad podrá satisfacer todas sus necesidades, ahora y en el futuro?
¿Qué tan empinada es la curva de aprendizaje?
Todo el software de contabilidad pretende ser "amigable para el usuario", pero igual necesitará invertir algo de tiempo para aprender a usarlo.
Esto es especialmente importante si no tiene un conocimiento previo de contabilidad; ¿Está el software orientado a profesionales de la contabilidad o puede alguien ponerse al día rápidamente con bastante rapidez?
Eche un vistazo de cerca antes de comprar. ¿La interfaz de usuario es intuitiva y cómoda? ¿Podrán (y sus empleados) sentarse y aprender, o necesitarán una mayor inversión en capacitación? La mayoría de los proveedores ofrecen un período de prueba gratuito (típicamente 30 días).
¿Qué tan bueno es el servicio al cliente y el soporte?
En términos de la curva de aprendizaje, la ayuda en línea hace que el programa. ¿El software de contabilidad tiene características tales como consejos de pantalla, un índice de ayuda con capacidad de búsqueda, demostraciones y cuentas de ejemplo para que pueda comenzar? ¿Hay manuales imprimibles disponibles? ¿Y qué tan accesible es la ayuda de la compañía? Consulte los comentarios en línea para obtener las impresiones de las personas que han usado el software.
¿Es escalable?
¿Qué tan fácil o costoso es pasar de un usuario a varios usuarios? La mayoría de las ofertas de software básicas son de usuario único o acceso de contador de un solo usuario. Para agregar usuarios, es necesario actualizar a planes más costosos. Por ejemplo, el "Plan básico" de Zoho Books permite una cuenta de usuario +, el "Plan estándar" permite dos usuarios + contador, y el "Plan profesional" permite usuarios ilimitados (ver planes / precios de Zoho Books).