Por ejemplo, ¿qué sucede si un voluntario tiene un accidente mientras presta servicio con usted? ¿Qué pasa si el voluntario infringe la ley o lastima a alguien más? Su organización podría ser responsable.
Aquí hay cinco formas de evitar que tenga problemas con sus voluntarios.
Algunos de estos pueden parecer onerosos, pero tómese el tiempo para hacerlo bien y proteger tanto a su organización como a sus voluntarios.
Desarrollar políticas y procedimientos voluntarios
Consulte con un abogado o especialista voluntario para asegurarse de que sean adecuados. Las políticas deben detallar los deberes de los voluntarios y abordar cuestiones como la discriminación, el acoso y otros comportamientos posiblemente ilegales.
Al prohibir explícitamente el mal comportamiento, su organización puede estar protegida de responsabilidad. Asegúrese también de incluir protecciones para el voluntario del abuso por parte de la organización y su personal.
Escribir descripciones de trabajo para todos los puestos de voluntariado
Sea explícito sobre las expectativas para el voluntario y lo que él o ella puede y no puede hacer. Explique cualquier posible riesgo al voluntario y solicite una liberación firmada de responsabilidad. Una descripción del trabajo completa y concisa puede ayudar a proteger a la organización de responsabilidad si el voluntario va más allá de lo que le está permitido hacer.
Aquí hay algunas cosas para incluir en las descripciones de trabajo:
- el propósito de su organización sin fines de lucro
- entrenamiento requerido para este puesto
- los deberes esperados del voluntario
- el tiempo necesario para hacer la tarea
- el lugar donde el voluntario realizará el trabajo
Requerir que cada voluntario complete una solicitud
La mayoría de las veces, vale la pena requerir una aplicación .
Sin embargo, a veces con proyectos grupales que involucran una "llamada de ganado" para voluntarios, simplemente puede hacer que los voluntarios completen una exención que libera a la organización de responsabilidad.
La complejidad de la aplicación dependerá de la posición. Si el voluntario está trabajando con personas vulnerables como niños o ancianos, la barra debe ser más alta. Para tareas domésticas con poco riesgo para cualquier persona, una aplicación más corta sería adecuada. Tenga cuidado de tener diferentes aplicaciones para diferentes trabajos. No tiene sentido desalentar a algunos voluntarios con una forma larga si no es necesario.
Aquí hay algunas cosas para incluir en una aplicación, cuando corresponda:
- Información personal como dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, persona a contactar en caso de enfermedad o accidente, licencia de conducir, comprobante de seguro personal, etc.
- Calificaciones, cuando sea necesario para el trabajo, como habilidades especiales o logros educativos.
- Referencias que pueden dar fe del buen carácter o la ética de trabajo del solicitante. Las referencias pueden ser de un miembro de la comunidad, otra organización sin fines de lucro donde el solicitante se ofreció como voluntario o un empleador.
- Permiso por escrito para hacer una verificación de antecedentes, esencial si los voluntarios trabajarán con niños u otras poblaciones en riesgo
- Renuncia a la confidencialidad para que pueda reunir la información que necesita y compartirla de manera adecuada.
Llevar a cabo una selección adecuada
Ten cuidado aquí. La detección es especialmente importante para los voluntarios que pueden estar en contacto con personas vulnerables, o que tienen que conducir mientras realizan su trabajo voluntario o se dedican a otro tipo de trabajo peligroso.
Sin embargo, el 31 por ciento de las organizaciones sin fines de lucro no realizan exámenes voluntarios de acuerdo con un estudio. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo piensan que pueden controlar a sus propios voluntarios y descuidar la realización de verificaciones de antecedentes. Pero eso puede dejar a la organización abierta a responsabilidad. Piense en la detección como parte de sus procedimientos de seguridad y gestión de riesgos.
Las evaluaciones siempre deben ser respetuosas y proteger la privacidad de los voluntarios tanto como sea posible. Obtenga el consentimiento por escrito para la detección antes de continuar.
Además, proteja la pantalla de vez en cuando como medida de precaución.
La evaluación puede ser tan simple como una entrevista personal, o puede incluir:
- verificación de antecedentes penales
- conducir registros y licencias
- confirmación de seguro
- detección de problemas de salud o solicitud de comprobante de ciertas vacunas
- verificar credenciales como un certificado de enseñanza o evaluaciones de habilidades especiales
Proporcionar una excelente capacitación y gestión
Nunca solo suelte a un voluntario sin una capacitación adecuada . Los voluntarios aprecian que se les capacite para que sepan qué hacer y cuándo. Entrena en grupos o uno a uno. Desarrolle materiales escritos que el voluntario pueda llevar consigo y capacítese en sus tareas específicas. Asignar el voluntario a un miembro del personal para su supervisión.
La capacitación puede incluir:
- el código de conducta de su organización
- cómo actuar cuando se representa a la organización
- cómo identificar e informar abuso
- cómo mantener la confidencialidad de la organización y las personas a las que sirve
- lo que esperas específicamente del voluntario
- cómo reportar cualquier problema
- quién está a cargo y cómo llegar a ellos
Finalmente, esté dispuesto a despedir a un voluntario si violan alguna de las reglas, si es difícil de entenderse, si no es confiable o si es abusivo de alguna manera. Desarrolle un procedimiento escrito para el personal si deben dejar ir a un voluntario.
Siempre informe al voluntario por qué los deja ir, y luego documente el despido, tal como lo haría con un miembro del personal remunerado. Tener un procedimiento, seguirlo y registrar la acción lo ayudará si el voluntario decide presentar una queja ante su alta gerencia o si no trata de responderle.
No olvide tener políticas para su personal que cubran cómo deben tratar a los voluntarios. Describe qué es el acoso y cómo evitarlo. Establezca un procedimiento de queja que los voluntarios puedan usar para informar cualquier abuso.
Los voluntarios quieren hacer el bien y están agradecidos cuando una organización está preparada para trabajar con ellos. Quieren buenas políticas y una capacitación y gestión adecuadas. Mantener a los voluntarios cerca requiere no solo gratitud por su parte, sino también un enfoque organizado que proteja tanto a los voluntarios como a su organización sin fines de lucro.
Recursos recomendados:
Voluntarios: equilibrio de riesgo y recompensa (Grupo de Alianza de Seguros sin fines de lucro)
Evaluación voluntaria: de Energize, un centro de expertos voluntarios.