Entre las cosas que hacen felices a los voluntarios están una buena orientación hacia su organización y capacitación básica.
Solo conseguir que el voluntario entre a la puerta no es suficiente. Al igual que cualquier empleado, un voluntario necesita sentirse bienvenido, informado y capacitado para lo que pueda pasar.
La orientación es como suena. Los voluntarios quieren saber el contexto en el que harán su trabajo.
Claro, han leído su sitio web y algunos materiales impresos. Sin embargo, esos elementos no reemplazan a una persona real que puede describir los pormenores de trabajar en el entorno de su organización benéfica y responder cualquier pregunta que tengan los voluntarios.
En la actualidad, gran parte de la orientación y capacitación de los voluntarios se lleva a cabo en línea, ya sea en la casa del voluntario antes de que ingresen al sitio o en una computadora en su instalación. Sin embargo, complemente esa capacitación en línea con al menos una breve sesión cara a cara donde se puedan abordar inquietudes imprevistas.
Qué orientación debería cubrir
- Explique lo que hace su caridad y su historia. ¿Cómo llegó a ser y cómo evolucionó?
- Describa los programas y a quién sirve su organización.
- Proporcione una descripción general de cómo está configurada su organización. Repase el organigrama para que los voluntarios comprendan quién hace qué.
- Presente voluntarios a su instalación. Llévelos a hacer un recorrido, presentándolos al personal clave en el camino.
- Revise las políticas y procedimientos generales, gastando la mayor parte del tiempo en aquellos que impactan directamente a los voluntarios.
- Explica cómo funciona el sistema de gestión de voluntarios. ¿Cómo programan su tiempo? ¿El voluntario necesita registrarse? ¿Cómo registran sus horas? ¿A quién pueden acudir en busca de ayuda?
Cómo entrenar a los voluntarios
Después de la orientación, proporcione capacitación específica para cada voluntario que aborde el trabajo particular que harán.
La capacitación debe incluir:
- Cómo el voluntario realizará su tarea particular.
- Qué no hacer al realizar esta tarea.
- Cómo manejar una emergencia o qué hacer cuando ocurre algo inesperado.
- Cuáles son los objetivos para la tarea y cómo se evaluará el rendimiento.
- Qué equipo se requerirá y cómo usarlo.
- Un recorrido por la tarea y el entrenamiento mientras el voluntario prueba la tarea.
La capacitación es óptima cuando es experimental, práctica y práctica.
Puede entrenar en grupos o uno a uno, y puede ser proporcionado por el personal u otros voluntarios.
A veces el entrenamiento es complicado y toma muchas horas. Sin embargo, incluso si la tarea de voluntariado es fácil y el tiempo de voluntariado será breve, no descuides los conceptos básicos.
Personalice la capacitación para los tipos de aprendizaje
Tom McKee, coautor de The New Breed: Understanding and Equipping the 21st Century Volunteer, sugiere que los voluntarios pueden encajar en uno de tres tipos de aprendizaje. Asegúrese de incluir métodos y materiales que atraigan a los tres:
El analizador: los analizadores son a menudo perfeccionistas que aborrecen los errores. Querrán saber todo y practicarlo todo. Los analizadores nunca quieren "aletearlo", así que no los coloque en esa posición.
Déles los pasos a seguir, los detalles a seguir y mucho tiempo de práctica.
El Hacedor: Los hacedores son abundantes. Aprenden haciendo. Proporcione pequeñas tareas y luego salga de su camino. Espere que cometan errores y no preste mucha atención a cualquier consejo que dé. Afortunadamente, no les importa cometer errores, y aprenden de esos errores. Debido a que los hacedores no temen cometer un error, a menudo son los primeros en ofrecerse como voluntarios para un nuevo desafío.
The Watcher: Los observadores son grandes imitadores. Aprenden mejor mirando a alguien realizar la tarea. Después de un entrenamiento básico, empareja a estos voluntarios con personas experimentadas que no solo aprenderán sino que se sentirán mucho más cómodas.
¿Debería usar capacitación en línea para voluntarios?
Muchas organizaciones sin fines de lucro han comenzado a desarrollar y utilizar capacitación en línea para sus voluntarios.
Hecho bien, la capacitación en línea puede ahorrar tiempo y dinero.
Sin embargo, hay muchos factores a considerar antes de seguir esta ruta.
Por ejemplo:
- ¿Sus voluntarios son digitalmente competentes y están abiertos a la capacitación en línea? Los voluntarios más jóvenes probablemente sí lo son, pero los voluntarios mayores pueden encontrar cursos de capacitación en línea difíciles de entender y navegar. También está la cuestión de las herramientas. ¿Sus voluntarios tienen computadoras? ¿Conexiones de internet de alta velocidad? La capacitación en línea se puede realizar en su propio sitio sin fines de lucro, pero ¿tiene suficiente equipo para manejar una cantidad de voluntarios que estará entrenando?
- ¿Cuán complejas son las tareas que se les puede pedir a sus voluntarios que realicen? La capacitación en línea funciona mejor para trabajos sencillos y sencillos, pero no funciona tan bien para tareas más complicadas. La capacitación en línea podría funcionar bien para los nuevos voluntarios que realizarán tareas elementales. Pero, a medida que los voluntarios avanzan hacia trabajos más delicados y complejos, es probable que se beneficien de la capacitación "de pie".
- ¿Su liderazgo sin fines de lucro está a bordo con capacitación en línea? ¿Están dispuestos a gastar el dinero para comenzar? ¿Está su personal dispuesto a dedicar el tiempo para desarrollar módulos de capacitación en línea? ¿Cuánto de su material de capacitación en línea se puede comprar "de fábrica" y qué parte de este tendrá que ser específico para su organización sin fines de lucro?
Es muy posible desarrollar un programa de capacitación que consta de componentes en persona y en línea. Por ejemplo, una orientación a su organización sin fines de lucro podría desarrollarse y accederse en línea, mientras que la capacitación específica para determinados trabajos se podría realizar en persona. Del mismo modo, un curso de actualización para los voluntarios que regresan podría funcionar bien en línea.
En ocasiones, simplemente en línea significa tener una presentación de YouTube lista para funcionar. Esos son especialmente útiles para partes de tu entrenamiento que son siempre las mismas.
Para una capacitación más sofisticada, es posible que deba comprar software de capacitación en línea.
No olvide consultar a los voluntarios actuales y obtener comentarios sobre el entrenamiento
Al diseñar la capacitación o actualizarla, asegúrese de obtener la opinión de los voluntarios actuales.
Pregunte qué desearían haber sabido antes de comenzar a hacer el trabajo. Deje que los voluntarios actuales lo ayuden a diseñar orientación y capacitación para nuevos voluntarios.
Después de la orientación y la capacitación, haga que nuevos voluntarios llenen una encuesta sobre cómo les gustó y si lo encontraron adecuado.
El objetivo de la capacitación y orientación es producir voluntarios que estén contentos con lo que están haciendo y con la seguridad de que saben cómo hacer bien su trabajo.
Si desea voluntarios felices, quién se quedará con usted, ponga esfuerzo y reflexión en su orientación y capacitación. Sin él, verá un gran volumen de ventas y posibles malas palabras de voluntarios descontentos.