Cuando se trata de administración del tiempo , descubrir cómo usar el tiempo de manera más productiva a menudo es un desafío. Un buen lugar para comenzar es la administración del correo electrónico; esta es un área que encabeza la lista de asesinos de tiempo para muchos propietarios de pequeñas empresas.
Debido a que el correo electrónico es una forma continua de comunicación, y no tenemos control total sobre el flujo entrante, debemos trabajar para mejorar nuestra productividad en la forma en que recibimos, organizamos, respondemos e incluso pensamos en el correo electrónico. Los consejos a continuación lo ayudarán a crear un sistema para administrar su correo electrónico de una manera que respalde la productividad en lugar de agotarla.
1. Desactiva las notificaciones.
El correo electrónico tiende a aparecer en todo momento del día y de la noche, por lo que es vital que controle cómo encaja el flujo de mensajes entrantes en su día. Desactive las notificaciones de mensajes nuevos tanto en su computadora como en su teléfono inteligente para evitar distracciones constantes e interrupciones en su horario, y verifique si es conveniente para usted.
2. Decida cómo usar su bandeja de entrada.
Hay muchas filosofías diferentes cuando se trata de administrar su bandeja de entrada de correo electrónico. Puede usar su bandeja de entrada como una captura, limitarla a mensajes de alta prioridad o convertirla en una lista de tareas que funcione.
La clave es elegir un propósito para tu bandeja de entrada y mantenerte con él.
3. Cree listas blancas y listas negras de correo electrónico.
La mayoría de los clientes de correo electrónico y proveedores de correo electrónico permiten a los usuarios crear listas de direcciones seguras para garantizar que dichos mensajes se transmitan, al tiempo que ponen en lista negra o bloquean lo que consideran direcciones de correo no deseado. Tómese el tiempo para actualizar estas listas con frecuencia para mantener limpio su correo electrónico entrante.
4. Establezca un temporizador y un proceso por lotes.
Algunos propietarios de pequeñas empresas se benefician de tener un montón de tiempo en su día solo por correo electrónico. Si esto funciona para usted, reserve una cantidad específica de tiempo durante el día para responder a los mensajes, mover los elementos de acción a su lista de tareas, eliminar la basura y obtener una idea rápida de lo que necesita su atención a continuación.
5. Usa reglas para automatizar el proceso.
Para agilizar aún más el proceso de administración de correo electrónico, use reglas en su cliente de correo electrónico que clasifique, marque, mueva y organice sus mensajes. Aunque tomará algún tiempo crear reglas que respalden la forma en que usa el correo electrónico, una vez que las haya creado, podrá reducir una parte importante del tiempo de procesamiento de su correo electrónico.
6. Obtenga una ventaja desde su teléfono inteligente.
Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen teléfonos inteligentes para mantenerse en contacto y estar a la altura del trabajo, incluso cuando están fuera de la oficina. Si revisa con frecuencia el correo electrónico en su dispositivo móvil, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo leyendo y comenzando a procesar mensajes mientras está en el dispositivo móvil. Incluso si solo tiene la costumbre de eliminar mensajes basura y mensajes que no necesita guardar, puede beneficiarse de tener una bandeja de entrada optimizada cuando regrese a la oficina.
7. ¡Si no lo lees, cancela la suscripción!
Los boletines por correo electrónico y otros mensajes de mercadotecnia por correo electrónico pueden ser una excelente manera de mantenerse conectado con clientes, colegas, socios y otras empresas que le interesen, pero estos mensajes pueden acumularse rápidamente.
Si no ha leído un correo recurrente en particular en varios asuntos, detenga su suscripción. Limitar los boletines por correo electrónico y otros mensajes automáticos solo a aquellos que lee con regularidad puede ser una manera fácil de reducir el volumen en su bandeja de entrada.
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