Al igual que los edificios y los muebles de oficina, los papeles valiosos pueden dañarse o destruirse por un incendio u otro peligro. Estos documentos son importantes, por lo que deberá restaurarlos o reproducirlos.
Reemplazar estos artículos puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Afortunadamente, puede proteger su negocio contra estos costos comprando papeles valiosos y seguro de registros.
Significado de los documentos valiosos
El significado preciso de documentos y registros valiosos puede variar de una política de propiedad a otra. Algunas políticas definen este término específicamente. La definición puede incluir documentos o registros escritos, impresos o inscritos, incluidos libros, mapas, películas, dibujos, escrituras, hipotecas y manuscritos.
Otras políticas proporcionan una descripción amplia del término en lugar de una definición. Por ejemplo, la política de propiedad ISO establece que los documentos valiosos incluyen, entre otros, elementos tales como libros de cuentas, escrituras, manuscritos, resúmenes, dibujos y sistemas de índices de tarjetas. No importa cuán valiosos sean los documentos y registros descritos en la política, este término no pretende incluir dinero y valores.
¿Qué está cubierto?
Bajo muchas políticas de propiedad comercial , el costo para reemplazar o restaurar información en papeles y registros valiosos se enumera en Propiedad no cubierta.
Sin embargo, estos costos pueden estar cubiertos, al menos hasta cierto punto, en una sección titulada Extensiones de cobertura.
La cobertura de documentos valiosos se aplica al costo de reemplazar o restaurar la información perdida en los registros, ya sea que existan o no duplicados. Por ejemplo, supongamos que desea expandir un almacén que posee.
Contrata a un arquitecto para que produzca dibujos de tres configuraciones posibles para su edificio. Los dibujos han estado en su poder por solo una semana cuando son destruidos por un tornado. Ni usted ni el arquitecto tienen copias. Para reemplazar los dibujos, debe pagarle al arquitecto para que los vuelva a crear. El costo de reemplazar los sorteos debe estar cubierto por sus valiosos documentos y seguro de registros.
Cuando se destruye un documento, es posible que pueda reconstruirlo a partir de otros documentos que tenga a mano. Por ejemplo, suponga que su contabilidad ha sido destruida por un incendio. Afortunadamente, puede reconstruir sus registros contables utilizando los archivos de sus clientes y los registros de proveedores. Su valioso seguro de documentos y registros debe cubrir el costo de los materiales en blanco (un nuevo libro contable) y el costo de la mano de obra para recrear los datos contables.
Tenga en cuenta que muchas políticas de propiedad no brindan cobertura de riesgo para documentos y registros valiosos. En cambio, dichos registros están cubiertos únicamente por los peligros con nombre. Ejemplos de peligros que generalmente están cubiertos incluyen fuego, relámpagos, explosiones, vendavales, granizo y colapso del sumidero .
¿Qué límite necesitas?
La valiosa cobertura de documentos y registros está sujeta a un sublímite.
Si ocurre una pérdida, su aseguradora no pagará más del sublímite que se muestra en su póliza. Este sublímite puede ser tan bajo como $ 2,500. Para proteger su negocio contra pérdidas, es posible que deba comprar una cobertura adicional.
Al elegir un límite, considere los tipos de documentos que están en riesgo. ¿Cuánto costará reemplazarlos? ¿Necesitarás contratar personal temporal? ¿Cuántas horas llevará reproducir los registros? ¿Necesitarás obtener originales? ¿Será necesario recrear el trabajo original (como los dibujos arquitectónicos citados anteriormente)?
Valioso documento de aprobación
Si su política de propiedad comercial no cubre documentos valiosos, estos artículos pueden ser asegurados por un endoso . El endoso generalmente proporciona la misma o incluso más amplia cobertura que la que se incluye en una política de propiedad típica. Algunos endosos cubren documentos valiosos sobre la base de todos los riesgos en lugar de los nombrados.
Es decir, cubren el daño a la propiedad cubierta causado por cualquier peligro que no esté específicamente excluido.
Sin cobertura para registros electrónicos
La mayoría de las políticas (y endosos) que cubren documentos valiosos indican específicamente que no se aplica ninguna cobertura a documentos valiosos que existen como datos electrónicos . En otras palabras, los documentos electrónicos no se consideran documentos valiosos.
Muchas empresas mantienen registros importantes en forma electrónica. Desafortunadamente, las políticas de propiedad generalmente brindan muy poca cobertura por daños a los datos electrónicos . Puede proteger a su empresa contra pérdidas relacionadas con daños en sus archivos electrónicos mediante la compra de cobertura de procesamiento electrónico de datos .