Redacción de detalles esenciales
Al igual que cualquier proyecto empresarial, el primer paso es organizar toda la información que tiene e identificar los asuntos más urgentes.
Antes de comenzar a elegir un lugar o contratar un orador , debe conocer los parámetros básicos de su evento. Es casi imposible hablar de los detalles y los costos con un tercero hasta que tenga más de los detalles resueltos. Aquí están los detalles clave que debe definir antes de ponerse en contacto con proveedores externos.
Fecha
Todo gira en torno a la fecha de su evento especial. Idealmente, debe tener en mente tres fechas potenciales para que pueda comparar la disponibilidad y los precios en general. Intenta incluir diferentes días de la semana para una máxima flexibilidad.
Periodo de tiempo
Incluso una diferencia de una hora puede tener un impacto en su planificación, por lo que debe ser específico sobre los plazos previstos. Por ejemplo, comenzar a las 10 a.m. en lugar de a las 8 a.m. significa que tal vez no necesite asignar un presupuesto para el desayuno.
Números de asistencia
Es un detalle que a menudo se estima demasiado ampliamente para negociaciones productivas. Sea realista con sus proyecciones de asistencia . Discuta con anticipación a quién invitará y junte sus proyecciones en una hoja de cálculo. La asistencia y el presupuesto están directamente correlacionados, así que no adivine al azar sobre la cantidad de personas que cree que asistirán.
Sesiones de trabajo
Es posible que solo necesite una sala de banquetes si organiza una cena, pero una conferencia a gran escala probablemente requiera salas adicionales y un espacio de exhibición. Una vez más, no podrá medir los costos hasta que defina cuánto espacio necesita. Para las conferencias, el mejor enfoque es planificar un itinerario simulado en su primera reunión. Compartir ideas y unirlas en papel lo guiará en las próximas decisiones de planificación.
Presupuesto versus costos
Puede sonar poco práctico trabajar con un presupuesto antes de conocer el lugar y los costos de la comida, pero trabajar de esta manera proporciona un punto de referencia para medir todas las propuestas de los proveedores. Comience con sus fuentes de ingresos. ¿Cuánto debería cobrar por asistencia? ¿Llamarás a los patrocinadores para ayudar a compensar los costos? ¿Qué pagarán los expositores por participar? Los ingresos finalmente dictarán su presupuesto, por lo que solo tiene sentido protegerlos primero.
Márketing
Después de haber identificado sus fuentes de ingresos, el siguiente paso es delinear su plan de marketing . ¿Cuál es la mejor forma de llegar y atraer a sus generadores de ingresos? Tal vez tenga una lista de posibles asistentes como empleador o asociación de miembros. Eso obviamente sería útil, pero ¿qué hay de los patrocinadores y expositores?
Si planea atraer a más de 20 expositores, debe poder contactarlos. Las campañas de marketing dirigidas cuestan dinero y eso reduce sus ingresos.
Transporte y alojamiento
Dirigir una conferencia local generalmente elimina cualquier preocupación sobre el transporte. Sin embargo, aún necesita abordar el alojamiento para oradores, expositores e invitados especiales. Algunos hoteles ofrecen descuentos en el espacio para reuniones si reservas suficientes noches de alojamiento . La única manera de aprovechar esto es conocer sus necesidades de alojamiento con anticipación. Vuelva a revisar sus datos de asistencia y proyecte cuántos invitados son de fuera de su área.
Ahora todo esto probablemente suena como una gran cantidad de información para recopilar desde el principio, y lo es. Pero tenga en cuenta que estos son los detalles que afectan a todo lo demás en el proceso de planificación.
Es posible que inicialmente te atraigan las tareas más "glamorosas", como las visitas al sitio y la planificación del menú. Solo recuerda que su tiempo vendrá. Por ahora, sin embargo, concéntrese en los hechos para que pueda tomar las mejores decisiones más adelante.