Analice los requisitos comerciales
Antes de comenzar a recopilar datos o realizar entrevistas, reúna un equipo de personas que tengan un interés personal en este proceso de selección de proveedores en particular. La primera tarea que debe realizar el equipo de selección de proveedores es definir, por escrito, el producto, material o servicio que está buscando para un proveedor. A continuación, defina los requisitos técnicos y comerciales. Además, defina los requisitos del proveedor. Finalmente, publique su documento en las áreas relevantes para este proceso de selección de proveedores y solicite su opinión. Haga que el equipo analice los comentarios y cree un documento final. En resumen:
- Reunir un equipo de evaluación
- Definir el producto, material o servicio
- Definir los requisitos técnicos y comerciales
- Definir los requisitos del proveedor
- Publicar un documento de requisitos para su aprobación
Búsqueda de proveedores
Ahora que tiene un acuerdo sobre los requisitos comerciales y de los proveedores, el equipo ahora debe comenzar a buscar posibles proveedores que puedan entregar el material, producto o servicio.
Cuanto mayor sea el alcance del proceso de selección de proveedores, más proveedores deberá poner sobre la mesa. Por supuesto, no todos los proveedores cumplirán con sus requisitos mínimos y el equipo tendrá que decidir a qué proveedores buscará más información. A continuación, escriba una Solicitud de información (RFI) y envíela a los proveedores seleccionados.
Finalmente, evalúe sus respuestas y seleccione un pequeño número de proveedores que formarán la "Lista abreviada" y pasarán a la siguiente ronda. En resumen:
- Compilar una lista de posibles proveedores
- Seleccione proveedores para solicitar más información de
- Escribir una Solicitud de Información (RFI)
- Evaluar respuestas y crear una "lista corta" de proveedores
Solicitud de propuesta (RFP) y Solicitud de presupuesto (RFQ)
Los requisitos del negocio están definidos y usted tiene una breve lista de proveedores que desea evaluar. Ahora es el momento de escribir una Solicitud de propuesta o Solicitud de oferta . Cualquiera que sea el formato que decida, su RFP o RFQ debe contener las siguientes secciones:
- Detalles de envío
- Introducción y resumen ejecutivo
- Descripción general del negocio y antecedentes
- Especificaciones detalladas
- Suposiciones y Restricciones
- Términos y Condiciones
- Criteria de selección
Evaluación de propuestas y selección de proveedores
El objetivo principal de esta fase es minimizar las emociones humanas y el posicionamiento político para llegar a una decisión que sea lo mejor para la compañía. Sea minucioso en su investigación, solicite la opinión de todos los interesados y utilice la siguiente metodología para llevar al equipo a una decisión de selección de proveedor unificada:
- Revisión preliminar de todas las propuestas de proveedores
- Registre los requisitos comerciales y los requisitos del proveedor
- Asignar valor de importancia para cada requisito
- Asignar un valor de rendimiento para cada requisito
- Calcule un puntaje de rendimiento total
- Seleccione el vendedor ganador
Estrategias de Negociación de Contratos
La etapa final en el proceso de selección de proveedores es desarrollar una estrategia de negociación de contratos . Recuerde, desea "asociarse" con su proveedor y no "llevarlo a la tintorería". Revise sus objetivos para la negociación de su contrato y planifique que las negociaciones cubran los siguientes elementos:
- Lista Clasifique sus prioridades junto con las alternativas
- Conozca la diferencia entre lo que necesita y lo que quiere
- Conozca su línea final, así que sabe cuándo alejarse
- Definir cualquier restricción de tiempo y puntos de referencia
- Evaluar responsabilidades y riesgos potenciales
- Confidencialidad, no competencia, resolución de disputas , cambios en los requisitos
- Haga lo mismo con su vendedor (es decir, camine una milla en sus zapatos)
Errores de Negociación de Contratos
El error más pequeño puede matar un proceso de negociación de contrato por lo demás productivo. Evite errores de negociación de contrato y evite poner en peligro un proceso de negociación de contrato que de otro modo sería productivo